Chiến lược kinh doanh hiệu quả (40) : Triển khai các kế hoạch đối phó sự cố bất ngờ

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

 Bất kỳ kế hoạch thực hiện chiến lược nào cũng đều chứa đựng nguy cơ phát sinh những điều ngoài dự kiến có khả năng gây trì hoãn hay hủy hoại kế hoạch. Bạn nên triển khai các kế hoạch đối phó sự cố bất ngờ cho những vấn đề tiềm ẩn này.

Kế hoạch đối phó sự cố bất ngờ trả lời cho câu hỏi: “Nếu X xảy ra, chúng ta có thể phản ứng như thế nào để vô hiệu hóa hay giảm thiểu thiệt hại?”. Sau đây là hai ví dụ về kế hoạch đối phó sự cố bất ngờ:

Công ty Acme lập một dự án hai năm để hiện đại hóa cơ sở sản xuất. Cấp lãnh đạo xem thời hạn hai năm là một điều vô cùng quan trọng. Nhận thức được tình hình thực tế khó có thể đạt được thời hạn đó, nhà tài trợ đồng ý lập một quỹ dự phòng dùng để tuyển nguồn lực bên ngoài trong trường hợp dự án đi chậm so với lịch trình. Kế hoạch đối phó sự cố bất ngờ này bao gồm cả việc xem lại tiến độ hàng tháng và một điều khoản rằng sẽ dùng đến quỹ dự phòng này nếu dự án chậm trễ ba tuần trở lên so với lịch trình.

Công ty Techno Whiz đang tài trợ cho một nhóm dự án phần mềm để phát triển một phiên bản mới về ứng dụng văn phòng tích hợp. Phiên bản này được quảng bá rầm rộ và đặt nhiều kết nối trên mạng Internet. Không muốn để lỡ ngày phát hành đã công bố và chi phí marketing đắt đỏ, nhóm dự án này đã triển khai một kế hoạch đối phó sự cố bất ngờ để giải quyết mọi yếu tố chưa hoàn tất của chương trình. Kế hoạch thật rõ ràng: Bất kỳ yếu tố mới nào chưa sẵn sàng vào ngày giới thiệu chính thức sẽ được gắn nhãn “bổ sung” và sẽ công bố thời điểm cụ thể sau đó để tất cả những người đăng ký có thể sử dụng phiên bản mới này. Việc bố trí nhân sự để phát triển phần bổ sung này đã được lập kế hoạch trước với ngân sách phụ thuộc vào số lượng công việc cần thiết.

Kế hoạch đối phó sự cố bất ngờ chuẩn bị cho mọi người cách thức giải quyết những tình huống bất lợi. Khi khủng hoảng xảy ra, các nhà quản lý và nhân viên không phải bỏ ra thời gian hay ngân quỹ để đối phó với tình hình mới này.

Phòng ban của bạn đã xác định các nguy cơ rủi ro trong kế hoạch thực hiện chiến lược của mình chưa? Phòng ban bạn đã triển khai kế hoạch đối phó sự cố bất ngờ để xử lý những rủi ro này chưa? Giữ cho việc thực hiện chiến lược đi đúng hướng là điều vô cùng quan trọng. Mặc dù những người hoạch định chiến lược được tín nhiệm nhiều nhất khi chiến lược mới thành công, nhưng chính các nhà điều hành và quản lý giữ cho chiến lược đi đúng hướng mới là người đóng vai trò quan trọng nhất, vì suy cho cùng, một chiến lược có hiệu quả đến mấy cũng sẽ chẳng có giá trị nhiều nếu khâu thực hiện yếu kém.

Giao trách nhiệm quản lý rủi ro nghiêm trọng

Cũng như nhiệm vụ trong một kế hoạch hành động, mọi rủi ro nghiêm trọng cần được giao phó trách nhiệm cho một người nào đó. Người này cần phải kiểm soát nguy cơ dự kiến, thông báo nếu nguy cơ này có khả năng chuyển thành vấn đề nghiêm trọng, và sẵn sàng đối phó với hậu quả.

Tóm tắt

* Những thất bại về chiến lược thường do việc thực hiện kém.

* Bạn có thể nhận biết sự chệch hướng khỏi các kế hoạch hành động thông qua các tiêu chí về hiệu suất hoạt động;
định kỳ xem lại tiến trình; các báo cáo bên lề; quan sát trực tiếp.

* Việc xem lại tiến trình hàng tuần hoặc hàng tháng là biện pháp tốt nhất để nắm bắt các vấn đề khó khăn trong việc thực hiện chiến lược trước khi chúng phát triển thành trở ngại lớn cho sự thành công.

* Nếu bạn là cấp trên, đừng tạo ra bầu không khí khiến mọi người e ngại không dám báo cáo kịp thời các vấn đề khó khăn khi thực hiện chiến lược.

* Các nhà điều hành và quản lý không nên chờ nhân viên báo cáo tiến độ mà nên có mặt tại hiện trường thực hiện chiến lược, quan sát và đặt câu hỏi.

* Những nguyên nhân gây ra thất bại trong việc thực hiện chiến lược thường thấy là mở rộng kế hoạch, cắt giảm kế hoạch, thiếu hụt nguồn lực, phối hợp liên kết kém hoặc sự chống cự của những người thấy mình bị tổn thất nếu thực hiện chiến lược mới này.

* Mọi kế hoạch thực hiện chiến lược đều chứa đựng rủi ro – những điều không thể dự kiến trước. Hãy lập một kế hoạch đối phó sự cố bất ngờ cho mọi rủi ro nghiêm trọng.

* Hãy phân chia trách nhiệm quản lý đối với mọi rủi ro nghiêm trọng.

Theo First News và NXB Tổng hợp TPHCM