Khởi nghiệp thành công và chế ngự Stress (8): Giao tiếp hiệu quả

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Khả năng giao tiếp hiệu quả là yếu tố cần thiết dẫn đến thành công trong kinh doanh. Tại sao vậy? Một số người trong chúng ta có động cơ giao tiếp rất tích cực. Họ truyền đạt tốt mệnh lệnh cho mọi người. Họ có những cuộc họp quan trọng và đưa ra được những quan điểm vừa có tính chất bắt buộc vừa có sức thuyết phục.

Tuy nhiên có nhiều người được huấn luyện ngay từ nhỏ là phải luôn biết tuân phục mệnh lệnh. Không được “cầm đèn đi trước ô tô”, “trứng không khôn hơn vịt”. Kiểu ứng xử này phù hợp với những người ý chí thấp hoặc khi cần giải quyết những rắc rối, nơi đó mọi người cần đi tới một thỏa hiệp một cách tự nguyện. Nó cũng phù hợp với môi trường tập thể, mọi người cùng hợp tác để giải quyết chung một vấn đề. Nhưng trong giao tiếp để tiến thân thì nó không phù hợp. Nếu lúc nào cũng đồng ý thì bạn chỉ là người lãnh đạo tầm thường, không có gì nổi trội.
 

Và còn gì nữa? Một vài người trong chúng ta được huấn luyện theo kiểu không được tự đề cao mình. Khoe khoang bản thân là ngu ngốc. Nhưng trong kinh doanh, chúng ta phải vượt qua sự ngăn cản này. Có những công ty rất chú ý đến thành tích. Muốn thành công, bạn không thể không có lúc tự đề cao mình.

Vậy thì, bạn cần linh hoạt, nhanh nhẹn trong giao tiếp. Cần nổi trội trước đám đông. Không phải do bắt buộc mà phải luôn sẵn sàng tạo ấn tượng trong những thời điểm thích hợp.

Đây là bảy mẹo nhỏ giúp việc giao tiếp đạt hiệu quả tốt:

1. Phải thật rõ ràng trong các thông điệp. Dành thời gian cho những buổi họp quan trọng và trình bày những quan điểm cần thiết. Hãy lưu tâm đến người nghe, kể cả những sở thích, những thành kiến của họ. Hãy lưu ý cách trình bày cho sinh động, đừng quá tẻ nhạt, đơn điệu. Làm thế nào để thu hút được sự chú ý cũng như tranh thủ sự khuyến khích, động viên của người nghe.

2. Dùng những dữ kiện chính xác và lập luận chặt chẽ để trình bày quan điểm của bạn, lôi kéo sự đồng tình của mọi người. Thuyết phục bằng tình cảm cũng tốt nhưng chưa đủ. Phải thuyết phục mọi người cả bằng lý trí lẫn tình cảm. Có nhiều người phải “thấy mới tin”.

3. Thực hiện đủ những bước đã dự liệu. Phải biết chắc mỗi lời nói ra tạo ấn tượng tốt hay xấu. Đừng lầm bầm hay tỏ thái độ chán nản. Mỗi lời nói phải gây được tác động nào đó. Và tránh nói những lời chỉ nhắm tới lợi ích của lời nói. Làm vậy dễ đẩy bạn ra ngoài lề. Hãy chắc chắn về quan điểm của mình và chú tâm thể hiện nó.

4. Hãy lưu ý tới việc ghi chú nhật ký công tác kèm theo một chút hài hước. Trong buổi họp, luôn bám sát mục đích chung và mục đích cá nhân. Ghi lại những kết quả và những nhận xét kèm theo vấn đề đang giải quyết, đừng chệch hướng. Cũng nên nhớ pha trò một chút cho công việc bớt căng thẳng. Thưởng thức niềm vui xong, trở lại việc đang làm.

5. Tránh những câu hỏi chỉ chờ đợi sự đồng ý. Phụ nữ thường thích kết thúc câu nói bằng một ý để hỏi: “Mùa đông thường có mưa, phải không?”. Kiểu câu hỏi này chỉ cần “ừ’” hoặc “không”. Nó không làm người nghe tích cực nêu ý kiến. Nên chấm dứt. Chỉ chờ người nghe gật đầu đồng ý thì không giúp bạn hoạt động mạnh mẽ hay thể hiện chính mình.

6. Thể hiện bản thân một cách mạnh mẽ. Cần đứng hay ngồi thẳng khi trình bày quan điểm. Đừng che mặt hay che miệng. Đừng phụ thuộc vào văn bản. Đừng làm điều gì khiến người nghe phân tâm, không chú ý đến lời nói của bạn. Phải tự tin chiếm lĩnh không gian, thả lỏng, vì bạn đang nói chuyện với mọi người trong phòng họp chứ không chỉ nói với những người quanh đó hay những người quen biết.

Tình huống

Samantha phải tiến hành một buổi diễn thuyết quan trọng trong 40 phút trước hai trăm cử toạ cao cấp của công ty. Cô vẫn ăn nói rất thoải mái trước đám đông. Đây là lần đầu tiên cô ta có cơ hội “lấy điểm” để có được uy tín của một người quản lý thâm niên, đồng thời thúc đẩy hai trăm nhân vật tầm cỡ của công ty đổi mới cách quản lý của họ. Vì vậy, buổi diễn thuyết cần có cả yếu tố chân thực và truyền cảm. Nó phải ghi ấn tượng sâu đậm cho người nghe.

Samantha gặp vài trở ngại lúc khởi đầu. Cô dành thời gian cho công việc chuẩn bị. Cô chọn ra ba đến bốn thông điệp chủ yếu muốn gửi đi rồi gói gọn lại. Cô thử trình bày nhiều lần cho tới nhuần nhuyễn. Sau đó cô thực hiện những trang Power Point để xâu chuỗi thành một câu chuyện. Cô nhớ lại những buổi tham gia diễn thuyết, một số người trình bày đến bốn mươi, năm mươi trang nối tiếp nhau - thường thì người ta khó nắm bắt vì quá dài và quá rối. Lại còn nhàm chán nữa. Vì thế, cô ta cùng với người phụ tá truy cập trên mạng mất mấy tuần, tìm ra những ý tưởng có sức thuyết phục để diễn đạt thay cho lời nói. Cô hòa trộn hình ảnh, âm thanh, ý tưởng, trích đoạn video clip...

Sau khi thực hiện xong một trang, cô lại tập cho nhuần nhuyễn. Đầu tiên, cô tự biểu diễn, tìm những từ “đắt” cho mỗi hình ảnh. Cô cũng cố tìm cách diễn đạt vui nhộn. Sau đó cô lọc ra những gì cần lược bớt. Thực ra. Cô đã bỏ sót rất nhiều nhưng đối với cô ta, sát với thực tế là bảo đảm an toàn nhất. Mỗi lần tập dợt, cô lại điều chỉnh để bài diễn thuyết được cô đọng và liền mạch.

Cuối cùng, cô tập nói trước những nhà phê bình thân quen, họ sẽ sẵn lòng nhận xét những ưu khuyết điểm của cô.

Ngày trọng đại đã đến. Cô hơi hồi hộp nhưng vẫn tự nhủ rằng mình đã chuẩn bị kỹ lưỡng. Tất cả những gì cần làm bây giờ là tự tin trình bày. Và cô đã làm nên chuyện. Sau vài tuần, người ta đến gặp cô với những lời khen ngợi thật lòng. Ông chủ cũng phải phát biểu: “Tôi chưa bao giờ thấy cô tuyệt vời đến thế!”.

(Theo Nhà xuất bản trẻ)