Con người là yếu tố vô cùng quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của một tổ chức. Chính vì vậy, mọi nhà quản lý, điều hành đều đặt mối quan tâm về con người lên hàng đầu trong chiến lược xây dựng và phát triển tổ chức.

Tạo động lực làm việc là phần quan trọng tiếp theo trong việc quản lý hiệu suất làm việc. Thực tế, việc này đóng vai trò chính yếu trong quản lý hiệu suất làm việc và là điều mà các nhà quản lý phải luôn quan tâm.

Việc quản lý hiệu suất làm việc luôn bắt đầu bằng mục tiêu. Mục tiêu là những kết quả mà tổ chức hay cá nhân mong muốn đạt được tại một thời điểm nào đó. Mục tiêu là tiêu chuẩn để lập kế hoạch về hiệu suất làm việc, khen thưởng và cải tiến.

Có hai loại phần thưởng: tinh thần và vật chất. Phần thưởng tinh thần đem lại sự thỏa mãn cá nhân và không thể định lượng được như ý thức thành đạt, sự kiểm soát cá nhân đối với công việc, và cảm giác công việc của mình được đánh giá cao.

Nhiều người thường nhầm lẫn mục tiêu với hoạt động. Hoạt động mô tả cách con người sử dụng thời gian, còn mục tiêu là kết quả mà con người mong muốn đạt được.

Giả sử mức lương công ty đưa ra là công bằng và cạnh tranh, thì biện pháp thúc đẩy cá nhân chắc chắn nhất là những điều làm cho công việc của nhân viên trở nên thú vị hơn. Làm thế nào bạn có thể đạt được điều đó? Sau đây là một số đề xuất đáng tin cậy.

Trong thực tế, mục tiêu đối với những người ở cấp bậc trách nhiệm cao thường có xu hướng mang tính phổ quát, trong khi mục tiêu của những người ở cấp bậc thấp - những người không có nhiều quyền quyết định hoạt động, những người còn ít kinh nghiệm và cần sự chỉ đạo - thường cụ thể hơn.

W. Edwards Deming (1900-1993) là một trong những nhà sáng lập phong trào chất lượng. Những bài giảng về kiểm soát chất lượng bằng thống kê cùng mười bốn nguyên tắc quản lý của ông đã ảnh hưởng sâu sắc đến các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, đầu tiên là ở Nhật và sau đó là ở Mỹ. Một nguyên tắc được ông nhấn mạnh là "vượt qua nỗi sợ hãi".

Trong quá trình thiết lập mục tiêu, nhiều công ty phạm phải ba sai lầm sau đây: (1) không xây dựng chỉ tiêu thực hiện, (2) không xác lập sự tương xứng giữa phần thưởng với mục tiêu của công ty và phòng ban, (3) đặt tiêu chuẩn phấn đấu quá thấp.

Nhân viên sẽ có động lực làm việc hơn khi họ cảm thấy được làm chủ công việc của mình. Sự làm chủ ấy được thể hiện dưới nhiều hình thức: quyền sở hữu pháp lý, sự kiểm soát thông tin và quyết định liên quan đến công việc…

Khi bạn và nhân viên đã đạt được sự nhất trí về mục tiêu, hãy ghi chép lại những kết luận của bạn trong một biên bản chính thức gồm những chi tiết sau:

Sau khi đã thống nhất về mục tiêu cũng như đã lên kế hoạch để đạt được mục tiêu ấy, bạn cần đảm bảo rằng nhân viên của mình thực hiện theo đúng kế hoạch ấy để mọi việc không bị chệch hướng. Bất cứ điều gì bạn có thể làm để thúc đẩy nhân viên cũng sẽ mang lại những lợi ích rõ rệt.

Bước đầu tiên trong việc kiểm tra hiệu suất làm việc và phát hiện thiếu sót là hiểu được tình huống, nhân viên và công việc đang được thực hiện. Quan sát trực tiếp là cách tốt nhất để làm điều này.

Khi bạn đã xác định được vấn đề về hiệu suất làm việc, hãy trao đổi với nhân viên. Nhưng hãy tập trung vào các hành động hay cách hành xử mà bạn quan sát được thay vì những giả định của bạn về các động cơ cá nhân. Ví dụ, sếp của Philip có thể nói rằng: