3.3 Chuyên nghiệp hoá hoạt động công ty của bạn

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

3.3     Chuyên nghiệp hoá hoạt động công ty của bạn

Trong nhiều trường hợp, đặc biệt khi làm việc với các khách hàng lớn, các hoạt động của công ty cần được tổ chức tốt để đáp ứng yêu cầu về kiểm toán của khách hàng. Trên thực tế, những quy định này luôn luôn có xu hướng hỗ trợ công ty bạn hiệu quả về mặt năng suất và bảo vệ môi trường… và vì thế, trong bất kỳ trường hợp nào, nhà xuất khẩu nên tính đến việc áp dụng các tiêu chuẩn này.

Dưới đây là ví dụ về các yêu cầu kiểm toán của một nhà bán lẻ lớn đối với các nhà cung cấp của họ.
 

 Một số thông tin khác có thể cần cung cấp để người mua tham khảo nhanh như:
 

Bạn có thể nghiên cứu và áp dụng các cách thức quản lý hữu ích nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công ty như ISO, TQM (Quản lý chất lượng toàn diện), Kaizen & 5S, SA8000 hoặc 6Sigma. Tất nhiên, việc đạt được chứng nhận các tiêu chuẩn trên sẽ mất thời gian và chi phí nhưng tuân theo các tiêu chuẩn và học từ các quy trình đó sẽ giúp bạn chuyên nghiệp hoá hoạt động công ty.

Nếu các khách hàng của bạn đến từ Nhật Bản, bạn sẽ có lợi thế nếu áp dụng triết lý 5S của Nhật Bản (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, và Shitsuke). Triết lý này tập trung vào việc tổ chức địa điểm làm việc hiệu quả và các quy trình công việc tiêu chuẩn. 5S đơn giản hoá môi trường làm việc của bạn, giảm chất thải và các hoạt động không cần thiết đồng thời nâng cao chất lượng, hiệu quả và an toàn.

    Seiri (Sort – Sàng lọc): Nhằm loại bỏ tất cả mọi thứ không cần thiết, không có giá trị ra khỏi công việc
    Seiton (Set in Order - Sắp xếp ): tập trung vào các phương pháp lưu trữ hiệu quả
    Seiso (Shine - Sạch sẽ): tập trung vào việc làm sạch khu vực làm việc. Thu dọn sạch sẽ hàng ngày rất cần thiết
    Seiketsu (Standardize - Săn sóc): tập trung vào việc tiêu chuẩn hoá thực tiễn công việc tại khu vực làm việc
    Shitsuke (Sustain - Sẵn sàng): tập trung vào việc xác định một tình trạng và tiêu chuẩn mới trong tổ chức nơi làm việc.

Phòng trưng bày là công cụ marketing hiệu quả nhất để thuyết phục khách hàng khi họ đến thăm văn phòng của bạn. Nếu bạn không có đủ khả năng tài chính để tham gia các triển lãm thương mại quốc tế đắt đỏ, hãy bắt đầu với một phòng trưng bày ấn tượng trước.

Sản phẩm được trưng bày như thế nào cũng phản ánh giá trị như thế nào của chúng cao đến mức nào. Hãy trưng bày sản phẩm đẹp nhất có thể, sắp xếp chúng theo chủ đề/ bộ sưu tập với màu sắc và hình dáng cụ thể. Các sản phẩm mẫu cần được sắp xếp sáng tạo, sạch sẽ và hấp dẫn để khách hàng có thể nhìn thấy được chúng có công dụng gì và được sử dụng như thế nào. Ngoài ra, bạn cũng có thể trang trí phòng trưng bày của bạn bằng cây xanh để tạo cho căn phòng vẻ tự nhiên.

Có thể bạn không có các kỹ năng cần thiết để trang trí. Trong trường hợp đó, bạn có thể nhờ sự hỗ trợ của các nhà thiết kế ở các viện nghệ thuật hoặc các nhà thiết kế đến từ các thị trường mục tiêu của bạn và làm việc tại Việt Nam theo các chương trình hợp tác.

3.4         Hiểu rõ các yêu cầu thị trường để nâng cao sự hiện diện của công ty

Các công ty của Việt Nam có một phong cách đặc biệt khi giới thiệu sản phẩm trong các tài liệu marketing như catalô, tờ rơi và website. Hầu hết các tài liệu đều đề cập đến tên của sản phẩm hoặc của nguyên liệu được sử dụng để tạo ra sản phẩm. Ví dụ, các công ty thủ công mỹ nghệ thường chia chủng loại sản phẩm của họ ra thành danh mục hàng tre, mây, gốm sứ, thêu và ren và các loại hàng khác, sau đó chia tiếp các sản phẩm ra thành các tiểu mục như rổ, khay, túi xách…

Khi kinh doanh với khách hàng Mỹ, bạn cần biết rằng hệ thống phân loại này sẽ lạ lẫm đối với họ vì họ thường chia sản phẩm theo công dụng như đồ nội thất, hàng dệt may gia dụng, đồ trải sàn, trang trí tường, đồ trải bàn và hàng quà tặng (được tập hợp thành một nhóm), đồ gia dụng, đồ ngủ (đệm), các đồ dùng chính…, không phân chia theo nguyên liệu thô hoặc phương thức sản xuất. Sau đó họ tiếp tục chia nhỏ các sản phẩm theo thiết kế, chất lượng và công dụng. Nguyên liệu và phương thức sản xuất chỉ quan trọng khi nó có đóng góp đặc biệt vào thiết kế, chất lượng và công dụng. Ví dụ, một chiếc gối lụa được đánh giá là giá trị hơn một chiếc gối bằng sợi polyeste, nhưng người mua sẽ không biết đến sự khác biệt giữa trúc, mây hoặc tre hoặc kỹ thuật đan hoặc chất lượng khác nhau. Khách hàng sẽ chỉ nhận ra sản phẩm nào đẹp hơn theo cách nhìn và thị hiếu của họ.

Vì thế, nếu chọn Mỹ là thị trường mục tiêu của bạn, sản phẩm của bạn phải được phân loại theo thông lệ của Mỹ trong tất cả các tài liệu marketing của bạn. Nói chung, nếu bạn nhắm đến một thị trường cụ thể, bạn nên nghiên cứu kỹ và tìm hiểu các thông lệ về giới thiệu sản phẩm ở những thị trường đó để tăng hiệu quả sự hiện diện của bạn trên thị trường.


 

( Nguồn: VIETRADE/ITC/WTO/UNCTAD )