Hệ thống kế toán trong môi trường thương mại điện tử

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Các nguyên tắc xử lý thông tin kế toán

Trong môi trường của doanh nghiệp điện tử, các giao dịch điện tử sẽ tự động kết nối với các hệ thống sau khi “back-office”, như hệ thống báo cáo nội bộ, hệ thống quản lý tồn kho, hệ thống kiểm toán,…Một giao dịch của doanh nghiệp điện tử sẽ là hữu hiệu đốiv ứoi hệ thống kế toán nếu giao dịch đó- các giao dịch điện tử- ảnh hưởng đến tài sản và nguồn vốn, tạo nên chi phí hoặc thu nhập và dẫn đến yêu cầu phải công bố các sự kiện đó trên các báo cáo tài chính hoặc các báo cáo khác.

Sự hữu hiệu của thông tin kế toán liên quan đến toan fbộ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp điện tử sẽ tăng lên nếu hệ thống kế toán đáp ứng được cả hai nguyên tắc về bảo mật thông tin kế toán và các nguyên tắc trong xử lý thông tin kế toán

Các nguyên tắc đối với việc xử lý thông tin kế toán một cách hữu hiệu được đáp ứng khi thỏa mãn các yêu cầu sau: đầy đủ (completeness); chuẩn xác (Accuracy); đúng kì (timeliness); có thể truy cập (Assessability); có hiệu lực (order); và không thể thay đổi hoặc sửa chữa (Inalterability).

Tiêu chuẩn về sự đầy đủ liên quan đến phạm vi của việc xử lý các giao dịch của doanh nghiệp điện tử, ví dụ, người nhận các giao dịch cho rằng tất cả các giao dịch đã được nhập vào hệ thống xử lý thông tin của đơn vị một cách đầy đủ. Mỗi một giao dịch cần được nhận dạng và ghi chép một cách riêng biệt. Sự đầy đủ của việc ghi nhận các dữ liệu đầu vào có thể được duy trì trong suốt quá trình hoặc trong khoảng thời gian lưu trữ.
Đối với tiêu chuẩn chính xác, quá trình xử lý thông tin cần phải phản ánh đúng đắn các giao dịch điện tử, ví dụ các giao dịch được ghi nhận cần phản ánh đúng thực tế các sự kiện và hoàn cảnh trong mối quan hệ với các tiêu chuẩn về tài chính được áp dụng.

Về tiêu chuẩn đúng kỳ, các giao dịch điện tử cần được ghi nhận tại đúng thời điểm phát sinh, ví dụ, ngay su khi giao dịch kết thúc và hoàn thành. Trong một vài trường hợp có thể xảy ra độ trễ về thời gian giữa thời điểm xảy ra nghiệp vụ kinh tế và việc ghi nhận chúng, các biện pháp cần thiết có thể được áp dụng để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của các dữ liệu đầu vào.

Về tiêu chuẩn có thể truy cập, mỗi một khoản mục và chỉ tiêu trên các báo cáo tài chính cần được kiểm tra và nó có thể được đối chiếu với từng nguồn dữ liệu đầu vào trên các sổ kế toán hoặc các chứng từ. Mặt khác, tiêu chuẩn về khả năng đối chiếu còn thể hiện ở chỗ, các chuyên gia của bên thứ ba (ví dụ kiểm tóan viên nội bộ hoặc độ lập) có khả năng phân tích và đánh giá hoạt động của doanh nghiệp trong một khoản thời gian hợp lý.
Trong một hệ thống kế tóan, các dữ liệu đầu vào cần phải được tổ chức theo trình tự thời gian (sổ nhật ký) và theo hệ thống (ví dụ, theo loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu hoặc chi phí – sổ cái). Các nghiệp vụ kinh tế và chứng từ của chúng cần phải nhận dạng được và dễ dàng chuyển đổi dưới dạng số liệu có thể đọc được trong một khoản thời  gian nhất định.

Phù hợp với tiêu chuẩn không thể sửa chữa, không một dữ liệu đầu vào hoặc chứng từ điện tử nào có thể sửa đổi sau ngày vào sổ mà nội dung gốc của nó không thể nhận dạng được. Mọi sự thay đổi nội dung gốc đều phải được nhận dạng bởi các công cụ của kết toán về sự thay đổi đó. Vì vậy, sự thay đổi các dữ liệu đầu vào cần phải được thực hiện bằng cách mà nội dung gốc của dữ liệu và các thay đổi đã thực hiện là có bằng chứng rõ ràng và có thể kiểm tra được. Đối với các chương trình tự động nhập dữ liệu, các thay đổi dữ liệu cũng cần phải được lưu lại. Việc áp dụng các kỹ thuật này, trong các trường hợp đặc biệt thông qua các phần mềm về ghi chép và sửa đổi dữ liệu trong hệ thống phần mềm xử lý thông tin.

Do vậy, trước khi chấp nhận một giao dịch để xử lý, đều cần thiết là phải kiểm tra lại các yếu tố sau: tất cả các chi tiết của giao dịch đã được nhập vào bởi khách hàng; sự chính xác của khách hàng; sự sẵn có của sản phẩm hoặc dịch vụ để cung cấp; tính hợp lý của đơn đặt hàng, ví dụ nhận biết các bất thường về số lượng quá lớn của một đơn đặt hàng do nhập sai số liệu đầu vào, nhận biết lỗi về nhập hai lần số lượng của một đơn hàng; giá cả áp dụng cho từng đơn hàng, bao gồm cả chi phí vận chuyển, bốc xếp, và địa bàn áp dụng; cách thức thanh tóan phù hợp với từng khách hàng; sự không thể hủy bỏ nghiệp vụ kinh tế đối với khách hàng.

Trong doanh nghiệp điện tử, thường không thể cung cấp bằng chứng về các giao dịch bằng chứng từ thông thường – thực tế điều này là không thể. Mặc dù là không có bằng chứng thông thường, các nghiệp vụ kinh tế cần phải được chứng minh bằng các chứng cứ có tính giấy tờ (ví dụ, nguồn gốc về các dữ liệu đầu vào).
Để đạt được mục tiêu trong kinh doanh và quản lý các rủi ro cũng như cơ hội do TMĐT mang lại, các nhà quản lý cần có chiến lược về thông tin tương thích với chiến lược kinh doanh và thiết lập một hệ thống kiểm soát tin học thích đáng. Chiến lược về tin học cũng phụ thuộc vào sự phức tạp và độ phân tán của hoạt động kinh doanh cũng như cấu trúnc tổ chức của doanh nghiệp, và chiến lược này cũng bao gồm cả việc đánh giá các rủi ro bắt nguồn từ các giao dịch điện tử mà chúng có thể ảnh hưởng đến hệ thống kế toán và các báo cáo tài chính.

Đối với doanh nghiệp điện tử, việc ứng dụng tin học và cơ sở hạn tầng thông tin của đơn vị được nhìn nhận như là một phần không thể tách rời của hệ thống tin học. Vì quá trình kinh doanh điện tử như đã trình bày ở trên có ảnh hưởng trực tiếp đến hệ thống kế toán, và do vậy, ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của bất kỳ thông tin hoặc dữ liệu nào do hệ thống đó cung cấp. Điều đó có nghĩa là, vấn đề về bảo mật và an toàn luôn được tính đến khi thiết kế hệ thống xử lý thông tin trong doanh nghiệp điện tử. Tất cả điều đó đương nhiên dẫ đến việc phải quản lý rủi ro của hệ thống tin học tại các doanh nghiệp này.

Vấn đề là những người làm công tác kế toán phải nhận thức được những yêu cầu và thách thức mới đối với nghề nghiệp của mình, phải thường xuyên học tập, nâng cao trình độ để theo kịp dự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là ác ứng dụng tin học trong quá trình xử lý thông tin kế toán.

Theo TS Phạm Đức Hiếu_Đại học Thương Mại (Tạp chí Kế toán)