Hướng đến nền ngoại giao điện tử

Khởi tạo bởi : diembao |  Đăng bởi : tinkinhte  | Cập nhật: 02/12/2009 00:38

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Ảnh: Vương Thắng.

Ngoại giao được xem là một trong những ngành có ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) từ khá sớm so với các ngành khác tại Việt Nam, do đặc thù và tính chất công việc có nhu cầu kết nối với quốc tế cao. Tuy nhiên, so với quốc tế và cả với các ngành khác thì việc ứng dụng CNTT trong ngành ngoại giao hiện tại lại khiêm tốn và được cho là mới ở giai đoạn đầu.

Xuất phát từ tình hình thực tế, Bộ Ngoại giao Việt Nam đang có hàng loạt những kế hoạch đẩy mạnh ứng dụng CNTT, công nghệ số để nâng cao hiệu quả hoạt động, hướng tới tác vụ ngoại giao điện tử vào năm 2013.

Bắt đầu sớm nhưng lại chậm phát triển

Ông Ngô Đức Thắng, Giám đốc Trung tâm thông tin của Bộ Ngoại giao, nhận xét việc ứng dụng CNTT trong ngành ngoại giao hiện mới ở giai đoạn đầu và còn chậm hơn so với các nước. Bộ Ngoại giao là một trong những bộ có ứng dụng CNTT sớm nhất tại Việt Nam, nhưng hiện đang tụt lại sau so với nhiều bộ, ngành khác. 

Những ứng dụng CNTT phổ biến hiện nay trong ngành ngoại giao chỉ mới dừng lại ở việc truy cập Internet, thư điện tử, điện thoại Internet, hội nghị truyền hình, cổng thông tin điện tử, ứng dụng vào quản lý nghiệp vụ và quản lý điều hành…

Ngành ngoại giao đang hướng tới hoạt động ngoại giao điện tử vào năm 2013 và đặt mục tiêu ứng dụng CNTT trong ngành đạt đến mặt bằng chung của khu vực. Bộ Ngoại giao

Bộ Ngoại giao là một trong những cơ quan có mạng Internet dùng riêng sớm nhất nhưng hiện tại, tốc độ truy cập Internet vẫn chưa theo kịp nhu cầu sử dụng. Vào giờ cao điểm, mạng thường bị nghẽn do hạ tầng yếu và thiếu ổn định. Hiện hệ thống thư điện tử có khoảng 1.500 hộp thư hoạt động khá ổn định, song dung lượng còn hạn chế, chưa đáp ứng nhu cầu lưu trữ. Cũng do sử dụng công nghệ cũ, thiếu các công cụ bảo vệ nên nhiều hộp thư bị xâm nhập. 

Hiện nay có 39 cơ quan đại diện tại nước ngoài đã nối mạng với Bộ Ngoại giao qua mạng riêng ảo. Tuy nhiên, hệ thống này được đầu tư cách đây đã 3-5 năm, không được nâng cấp, cập nhật nên còn nhiều trục trặc, thiếu ổn định.

Ông Thắng cho biết, cổng thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao được đánh giá là một trong những trang tin có lượng truy cập cao nhất của các cơ quan chính phủ và được cập nhật thường xuyên. Nhiều dịch vụ hành chính công được tích hợp trên cổng thông tin này. Trong đó, dịch vụ cấp giấy miễn thị thực (visa) cho người Việt Nam ở nước ngoài đạt được mức độ tương tác cấp độ ba (cấp độ bốn là cao nhất) và được xem là mức cao nhất hiện nay về dịch vụ công do các cơ quan chính phủ cung cấp ; tuy nhiên, tốc độ truy cập còn chậm, nội dung thông tin ở mức độ trung bình.

Hiện một số đơn vị trực thuộc bộ đã có trang web riêng nhưng chưa hoàn chỉnh, còn thô sơ, thông tin ít, không cập nhật thường xuyên, trang tiếng Anh chưa hoạt động hoặc còn thiếu thông tin.

Nhìn chung, mạng tin học của bộ còn yếu, chưa đáp ứng được yêu cầu về tốc độ, sự ổn định, an toàn và bảo mật. Các máy chủ trong hệ thống mạng thuộc loại rẻ tiền, công suất nhỏ, trong khi các thiết bị điều khiển mạng thuộc thế hệ cũ, hầu hết mua sắm cách đây trên năm năm. Do hệ thống mạng trung tâm không được nâng cấp, bảo trì trong bối cảnh công nghệ thay đổi rất nhanh nên hệ thống mạng của Bộ Ngoại giao đã lạc hậu, thiếu nhiều thiết bị và phần mềm bảo đảm an toàn, an ninh, hiện tượng lây nhiễm virus xảy ra thường xuyên dẫn tới có lúc mạng bị ngừng hoạt động.

Các ứng dụng CNTT tuy khá nhiều nhưng còn đơn giản và chưa liên thông về cơ sở dữ liệu. Việc ứng dụng công nghệ số vào các tác nghiệp trong ngành chưa theo kịp nhu cầu thực tế nên vẫn chưa mang lại hiệu quả như mong muốn trong công tác quản lý điều hành.

Về tài chính, khoản đầu tư cho ứng dụng CNTT chưa đủ và không liên tục. Cụ thể, kinh phí đầu tư vào hệ thống CNTT của Bộ Ngoại giao từ trước đến nay mới khoảng 40 tỷ đồng, chủ yếu trong giai đoạn 2002-2006 và so với nhiều bộ, ngành khác thì khoản đầu tư này là quá nhỏ.

Nhu cầu cấp thiết về nâng cấp phần mềm

Ông Thắng cho biết, hiện nhiều phần mềm đã được ứng dụng tại Bộ Ngoại giao nhưng đã để lộ nhiều mặt hạn chế. Phần mềm eConsul phát huy được hiệu quả, tuy nhiên cần được tiếp tục cải tiến để hợp lý hóa quy trình xử lý công việc. Các phần mềm như Quản lý xuất nhập cảnh (cấp phát hộ chiếu, thị thực), Quản lý kho ấn phẩm trắng và Hợp pháp hóa lãnh sự sau một thời gian dài đã bắt đầu phát sinh nhiều vấn đề, đòi hỏi được nâng cấp và tích hợp dữ liệu.

Phần mềm Kế toán đã được triển khai từ năm 2006, hiện đang được nhân rộng cho các cơ quan đại diện. Riêng phần mềm Quản lý cán bộ đã được triển khai từ năm 1995 nay cũng đã cũ và cơ quan này đang xúc tiến làm việc với Bộ Nội vụ về việc nâng cấp.

Phần mềm NetOffice được sử dụng để phân loại các công văn (không mật), theo dõi việc giải quyết công việc. Trong thời gian qua, số người sử dụng phần mềm này còn ít, chủ yếu là Văn phòng của bộ và phòng văn thư của các cơ quan, đơn vị nhận văn bản qua mạng. Phần mềm này còn nhiều chức năng khác chưa được khai thác, trong đó quan trọng nhất là chức năng tạo luồng xử lý công việc (workflow), nên hiệu quả còn hạn chế.

Trung tâm Thông tin là đơn vị đầu tiên thực hiện việc quản lý điều hành công việc trực tuyến trên mạng sử dụng phần mềm Sharepoint của Microsoft. Qua gần một năm sử dụng thử nghiệm phần mềm này chứng tỏ có nhiều điểm ưu việt, tuy nhiên, do không có kinh phí nên chưa phát triển được chức năng phân luồng công việc, nếu được hoàn thiện và tích hợp với thư điện tử và nhắn tin di động nó sẽ tạo nên hệ thống quản lý điều hành trực tuyến mọi lúc, mọi nơi.

Ngoài ra, một số đơn vị trong Bộ Ngoại giao có nhu cầu ứng dụng CNTT đã phối hợp với Trung tâm Thông tin xây dựng các đề án, dự án cụ thể nhằm phục vụ hoạt động của mình. Một loạt đề án đã ra đời như ứng dụng CNTT vào công tác lễ tân (Cục Lễ tân Nhà nước), xây dựng phần mềm quản lý phóng viên (Vụ Thông tin báo chí), công tác lưu trữ (Phòng Lưu trữ), nâng cấp phần mềm quản lý hợp pháp hóa lãnh sự, nâng cấp phần mềm quản lý xuất nhập cảnh, hộ chiếu điện tử...

Mục tiêu lâu dài

Phó thủ tướng kiêm Bộ trưởng Bộ Ngoại giao Phạm Gia Khiêm đánh giá rằng bộ đã có những tiến bộ đáng khích lệ trong việc ứng dụng CNTT thời gian gần đây, từ vị trí cuối bảng xếp hạng về chỉ số ICT Index (mức độ sẵn sàng ứng dụng CNTT) năm 2006 đã vươn lên đứng thứ bảy trong danh sách các bộ, ngành trong lần bầu chọn mới đây. Tuy nhiên, việc ứng dụng CNTT của Bộ Ngoại giao vẫn còn nhiều bất cập, chưa đạt được hiệu quả mong muốn và chưa đáp ứng yêu cầu công việc.

Ông Thắng cũng cho rằng, tăng cường ứng dụng CNTT là một yêu cầu bức thiết để nâng cao tính năng động, ứng xử nhanh và linh hoạt của ngành ngoại giao. Nếu không có sự bứt phá trong ứng dụng CNTT thì hiệu quả công tác của ngành ngoại giao sẽ bị hạn chế rất nhiều trước những đòi hỏi ngày càng cao được đặt ra từ tình hình thực tế, trong quá trình hội nhập kinh tế với thế giới.

Để khắc phục những điều hạn chế nói trên, mới đây Bộ Ngoại giao đã ban hành chỉ thị về đẩy mạnh ứng dụng CNTT, sau đó là thực hiện đề án phát triển CNTT 2009-2011, dự kiến tổng mức đầu tư khoảng 74 tỷ đồng. Các mục tiêu được đặt ra là trang bị một hạ tầng CNTT đồng bộ, hiện đại, nhằm đáp ứng nhu cầu triển khai các ứng dụng CNTT, đồng thời có thể nâng cấp, mở rộng đáp ứng nhu cầu phát triển trong tương lai.

Để thực hiện được mục tiêu, Bộ Ngoại giao sẽ đầu tư chủ yếu cho công tác quy hoạch và nâng cấp hạ tầng mạng theo hướng xây dựng Trung tâm tích hợp dữ liệu hiện đại, theo tiêu chuẩn quốc tế. Bên cạnh đó, sẽ có những phân tích đánh giá hệ thống hiện tại, xác định công nghệ phù hợp để nâng cấp cơ sở hạ tầng. Bộ cũng tiến hành rà soát, cải tiến, đơn giản hóa các quy trình công việc và các thủ tục hành chính theo hướng “một cửa” làm cơ sở cho việc đưa ứng dụng tin học vào tác nghiệp, quản lý, điều hành tại tất cả các đơn vị trực thuộc.

Trước mắt, việc nâng cấp và quy hoạch lại hệ thống mạng tập trung vào việc trang bị hệ thống máy chủ đủ mạnh và có dự phòng cần thiết, để bảo đảm việc quản lý tập trung toàn hệ thống và hoạt động ổn định, bảo mật, đủ năng lực phục vụ tất cả các ứng dụng trong năm năm tới. Đây là giai đoạn đầu của việc xây dựng Trung tâm tích hợp dữ liệu. Khi Bộ Ngoại giao chuyển về trụ sở mới có đủ điều kiện đồng bộ sẽ tiếp tục đầu tư hoàn chỉnh thành Trung tâm tích hợp hiện đại đạt tiêu chuẩn quốc tế.

Cơ quan này cũng đang có kế hoạch xây dựng Hệ thống quản lý và điều hành toàn ngành dựa trên trên nền tảng Hệ thống truyền thông tích hợp của Microsoft. Tiếp đó là tích hợp thư điện tử và nhắn tin di động vào Cổng thông tin điện tử nội bộ thành hệ thống quản lý và điều hành qua mạng. Các công việc này nhằm tạo một môi trường làm việc điện tử giải quyết công việc nhanh chóng đồng thời từng bước loại bỏ việc sử dụng giấy tờ. Bên cạnh đó, bộ sẽ xây dựng các cơ sở dữ liệu chuyên ngành như: văn bản pháp quy, công văn… để trên cơ sở đó cho phép xử lý dữ liệu thành dữ liệu số.

Cổng thông tin điện tử cũng sẽ được hoàn thiện bằng việc tích hợp thêm các dịch vụ hành chính công như: cấp hộ chiếu ngoại giao và hộ chiếu công vụ, cấp thị thực và giấy miễn thị thực, dịch vụ công cho phóng viên nước ngoài… Riêng Mạng hội nhập kinh tế sẽ được nâng cấp thành cổng thông tin ngoại giao kinh tế và hội nhập quốc tế.

Cùng với việc đầu tư cho hạ tầng, chương trình đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực cũng được lên kế hoạch để đáp ứng yêu cầu về nhân sự cho việc triển khai, vận hành các hệ thống này.

Ông Thắng cho biết, những dự án đầu tư CNTT kể trên của Bộ Ngoại giao nằm trong lộ trình xây dựng hệ thống CNTT cùng với việc xây trụ sở mới của bộ. Được biết, tổng kinh phí dự trù để xây trụ sở mới của bộ này là 4.000 tỷ đồng, bao gồm cả chi phí đầu tư cho CNTT. Với kế hoạch này, ngành ngoại giao đang hướng tới hoạt động ngoại giao điện tử khi chuyển về trụ sở mới vào năm 2013 và đặt mục tiêu ứng dụng CNTT trong ngành đạt đến mặt bằng chung của khu vực.

(Theo Vân Oanh // Thời báo kinh tế Sài Gòn)