Văn phòng không sử dụng giấy, xu hướng tương lai?

Mơ ước về môt văn phòng không sử dụng giấy bắt đầu từ năm 1975, khi một số chuyên gia dự đoán "Một tập hợp các cổng văn phòng kết nối với nhau và với những tủ hồ sơ điện tử". "Ðiều đó sẽ thay đổi cuộc sống hằng ngày của chúng ta", "Ðến năm 1990, tất cả những báo cáo trình bày sẽ là điện tử".

Hai mươi năm sau lời tuyên bố này, một cuộc khảo sát trên toàn nước Mỹ cho thấy các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng bản in giấy để lưu trữ 62% số tài liệu quan trọng. Cuộc khảo sát 882 công ty diễn ra vào tháng hai do hiệp hội quản lý hình ảnh và thông tin AIIM, chỉ rõ tất cả các doanh nghiệp đều cho rằng, các tài liệu giấy cần cho những lý do pháp lý.

Giữa những năm 1990, nước Mỹ đã đi theo hướng ngược lại. Những máy tính và máy in ngày càng nhiều đã đóng góp vào bước nhảy vọt về tiêu thụ giấy trong những năm 2000. Số lượng giấy in, copy và fax của các văn phòng Mỹ ước tính đạt đỉnh vào năm 2007 với hơn 1.000 tỷ bản in theo InfoTrends, công ty nghiên cứu và tư vấn thị trường ở Ma-sa-chu-set.

Nhà phân tích của công ty Giôn San lý giải việc sử dụng giấy tăng vọt là do tính tiện lợi của những bản in giấy. Ðối với một số người, những bản in giấy dễ mang đi, dễ đọc khi ngồi trên máy bay hơn dùng máy tính xách tay. Một số người thích đọc bản in giấy hơn và thấy dễ hơn khi hội họp thay vì đọc tài liệu trên một màn hình điện thoại nhỏ xíu. Ông nói: "Hầu hết những gì mọi người in ra đều để đọc rồi quẳng đi ngay. Hành vi này cần thay đổi nếu chúng ta thực sự muốn thấy một văn phòng không dùng giấy".

Có nhiều yếu tố thúc đẩy khiến những người quản lý muốn áp dụng ý tưởng này, đặc biệt là để tiết kiệm chi phí từ giấy, phong bì, cước phí, người đưa thư, người copy, máy in và tủ đựng hồ sơ...

Gie-re-my Gơt-chơ, người đã áp dụng mô hình văn phòng không dùng giấy nói: Có ba yếu tố ảnh hưởng tới trào lưu văn phòng không giấy, sinh thái, công nghệ và thế hệ. Thế giới ngày càng bị ám ảnh với vấn đề sinh thái, trong trường hợp này là ý tuởng tiết kiệm giấy và bảo vệ cây. Ðồng thời công nghệ hiện đại sẵn sàng cho những văn phòng tại gia lựa chọn việc không sử dụng giấy. Các máy quét để lưu trữ tài liệu điện tử ngày càng nhỏ hơn và giá rẻ hơn. Những máy tính bảng nhỏ (tablet PC) của Apple cũng là một trong những thiết bị tiện dụng của văn phòng không giấy. Khi bạn chuyển sang dùng máy tính nhỏ như vậy, điều đó xóa bỏ nhu cầu mang một tập hồ sơ giấy đến hội thảo, và có thể chi chép mọi điều ngay trên máy tính.

Ke-vin Mắc Nây, CEO của Công ty Bảo hiểm Gore Mutual Insurance nói rằng, việc hưởng ứng hệ thống văn phòng không giấy của công ty này vào năm 2002 là một vấn đề thuộc thế hệ. Hơn một nửa trong số 280 nhân viên của công ty dưới 35 tuổi. Nhân viên trẻ, đặc biệt là những người lớn lên với máy tính tại nhà thích ứng rất nhanh. Những nhân viên nhiều tuổi hơn mất nhiều thời gian hơn, nhưng tất cả mọi người đều đáp ứng được trong vòng sáu tháng. Kết quả là từ chỗ chờ đợi rất lâu để lục lại những bản báo cáo đã lưu trữ, giờ đây, việc tiếp cận với những hồ sơ đó chỉ trong vài giây, tiết kiệm được nhiều thời gian, đồng thời cải tiến việc phục vụ khách hàng hiệu quả hơn. Ông nói: Phí tổn hàng trăm nghìn đô-la cho đầu tư ban đầu là xứng đáng. Ðối với từng đô-la mà chúng tôi đã tiêu, chúng tôi lại tiết kiệm thêm được 85 xu ngoài đồng đó.

Nhà phân tích San tuy đã nhìn thấy trước mắt những văn phòng giảm thiểu các bản in và bản copy, vẫn cho rằng: Tôi không gọi đó là văn phòng không sử dụng giấy, điều đó chưa thể xảy ra trong một thời gian nữa, nhưng văn phòng sử dụng ít giấy hơn thì đang là hiện thực.