eFile - Bộ phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ đầu tiên tại Việt Nam

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

eFile là giải pháp phần mềm nhằm tin học hóa một cách tổng thể hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, phục vụ cho các trung tâm lưu trữ Trung ương và địa phương, cơ quan lưu trữ của các Bộ, ngành.

Quản lý hồ sơ lưu trữ tại Việt Nam là hoạt động phức tạp. Công cụ phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chủ yếu là thủ công trên các hệ thống sổ sách chưa đáp ứng được yêu cầu khai thác sử dụng. Nhiều thông tin có trong các kho lưu trữ nhưng chúng ta rất khó trong việc tìm kiếm, tổng hợp và xử lý.

Giải pháp eFile gồm nhiều phân hệ tương ứng với các khâu công việc chính của một cơ quan lưu trữ, bao gồm thu thập, bảo quản, chỉnh lý, lưu thông, tra cứu, báo cáo thống kê. eFile tuân thủ hoàn toàn quy trình quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Giải pháp này cho phép làm việc với nhiều loại hình tài liệu: Hành chính, xây dựng cơ bản, phim ảnh, ghi âm sự kiện, châu bản, địa bạ... trên cùng một hệ thống duy nhất, thông qua cơ chế tùy biến khung nhập tin, tạo mới các trường tin và các kiểu trường tin.

Để đảm bảo kiểm soát tính nhất quán trong công tác biên mục và tăng khả năng tra cứu dữ liệu, eFile cung cấp cơ chế xây dựng từ điển dữ liệu (tệp đảo) cho các trường cần kiểm soát tính nhất quán khi nhập dữ liệu và/hoặc cần đưa ra tra cứu. Nếu tên file được quy định theo một định dạng chuẩn, eFile sẽ tự động liên kết dữ liệu cấp II với cấp I mà không phải thực hiện các thao tác đính kèm file. Bên cạnh đó, eFile còn cho phép phân loại dữ liệu cấp I được khai thác rộng rãi hay hạn chế. eFile phân quyền người dùng tới từng chức năng chương trình, khi đó những người có thẩm quyền có thể thông qua chức năng “duyệt biểu ghi biên mục” để kiểm soát trên toàn bộ danh sách phiếu tin. Danh sách có thể được hiển thị theo dạng lưới, số trường hiển thị theo khung nhập tin đã chọn hoặc theo từng biểu ghi biên mục. Để hỗ trợ cho việc ghi mượn, ghi trả nhanh chóng, eFile phân quyền thông qua cấp độ mật của hồ sơ, tài liệu của dữ liệu cấp II và độc giả, tích hợp cơ chế mã vạch cho việc ghi mượn, ghi trả, thống kê kho… Nếu có sơ đồ mặt bằng kho, eFile sẽ hiển thị cho người dùng một cách trực quan vị trí giá và phần trăm giá trong kho còn trống để xếp hộp, cặp hồ sơ. Không những quản lý các thông tin liên quan tới độc giả mà thủ thư còn có thể in thẻ độc giả ra máy in với mẫu thẻ có thể tùy biến. eFile cho phép người quản trị có thể kiểm soát hệ thống thông qua chế độ ghi log, thống kê log theo thời gian, giới hạn kết quả tìm kiếm trả về cho mỗi câu truy vấn của độc giả, tích hợp với máy chủ LDAP để sử dụng chung cùng một tài khoản với các hệ thống đã có

Hiện tại, ở Việt Nam chưa có giải pháp tổng thể nào liên quan đến hoạt động lưu trữ phù hợp với đặc thù của Việt Nam đồng thời tuân thủ các chuẩn quốc tế, và eFile là một giải pháp đầu tiên trong lĩnh vực này. Bộ phần mềm giải pháp quản lý hồ sơ lưu trữ eFile đã được trao giải Sao Khuê 2006 trong lĩnh vực Phần mềm phục vụ công tác hành chính nhà nước đoàn thể. Trong thời gian tới, Công ty Công nghệ Tin học Tinh Vân sẽ tiến hành mở rộng thị trường, tiến tới cung cấp giải pháp eFile cho cơ quan lưu trữ của các Bộ, ngành, địa phương.

Mọi chi tiết về sản phẩm xin liên hệ: Công ty Công nghệ Tin học Tinh Vân

Địa chỉ: Tầng 8, Khách sạn Thể thao, Làng Sinh viên Hacinco, Thanh Xuân, Hà Nội

Tel: (04) 5589970 (số lẻ 17); Fax: (04) 5589971; Website: http://www.tinhvan.com

(Theo Tạp chí Hoạt động Khoa Học)