Thời của dịch vụ văn phòng ảo

Nhân viên của một công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo trực điện thoại cho khách thuê. Ảnh: Lê Toàn.

Chỉ trong vòng sáu tháng kể từ khi có dấu hiệu của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới cho tới nay, lượng khách hàng đến đăng ký sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tại Công ty Intel Office đã tăng hơn 250%, ông Trần Việt Hà, Giám đốc Công ty Intel Office, chuyên hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ văn phòng ảo, cho biết.

Quả là một con số “không tưởng” đối với dịch vụ văn phòng ảo, vốn còn khá mới tại thị trường Việt Nam. Nguyên nhân của hiện tượng này, theo ông Hà, có thể gói gọn trong cụm từ: kinh tế suy thoái.

Phát đạt nhờ suy thoái

Chủ trương tiết giảm chi phí, thu hẹp hoạt động để tồn tại của nhiều doanh nghiệp khi kinh tế rơi vào suy thoái đã đem đến cơ hội cho lĩnh vực kinh doanh văn phòng ảo.

Ông Huỳnh Quang Việt, Phó tổng giám đốc Công ty Incomnet, chuyên kinh doanh lĩnh vực cho thuê dịch vụ văn phòng ảo, cho biết công ty thành lập được hơn hai năm nay. Hai năm đầu hoạt động, công ty chỉ có được 160 khách hàng. Nhưng từ khi khủng hoảng kinh tế xảy ra, lượng khách đã tăng hơn 100% tính đến thời điểm hiện tại.

Một khách hàng của Intel Office chuyên cung cấp các loại trang thiết bị cho ngành dệt may trước đây có văn phòng tại Đồng Nai cho biết, trong tình hình khó khăn như hiện nay, khách hàng của doanh nghiệp ngày càng ít dần, nếu vẫn phải duy trì hoạt động của một văn phòng với chi phí cả trăm triệu đồng/tháng thì khó lòng kham nổi.

Trong khi đó, sử dụng “văn phòng ảo” tốn kém chưa đến 20% mức trên mà vẫn đáp ứng được đầy đủ các tiện ích như một văn phòng thật, do vậy công ty ông đã chuyển sang sử dụng dịch vụ văn phòng ảo được gần bốn tháng nay.

Giám đốc Công ty Tư vấn kế toán Hoàng Gia (RCA), ông Phạm Quang Hưng, cho biết công ty ông có hai văn phòng, một tại quận Gò Vấp và một tại thành phố Vũng Tàu. Do nhu cầu mở rộng kinh doanh, RCA có ý định mở thêm văn phòng ở một số quận trung tâm của thành phố và gặp lúng túng vì chi phí quá cao.

Vài chục triệu đồng/tháng cho các khoản thuê nhà, bảo vệ, lễ tân, tiền điện, nước… nhưng cả tháng mới tiếp một vài đối tác. Chưa kể phải tốn thêm những khoản đầu tư cố định ban đầu như: tiền đặt cọc thuê nhà, thiết kế trang trí lại văn phòng, tiền mua sắm trang thiết bị… nhưng vì một lý do nào đó phải chuyển đi hoặc chủ nhà lấy lại mặt bằng thì những khoản đầu tư cố định trên hầu như mất trắng.

Thông qua một số phương tiện truyền thông và tự tìm hiểu thêm, ông Hưng quyết định chọn sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, do đáp ứng được các yêu cầu như một văn phòng thật nhưng với chi phí chỉ bằng một phần tư và hiệu quả kinh doanh mang lại chẳng khác gì so với văn phòng thật.

Còn ông Đinh Minh Chính, Giám đốc Công ty TNHH Thế giới tìm kiếm, chuyên thiết kế trang web, quảng cáo trực tuyến, cung cấp các loại máy móc công nghiệp, có thuê một văn phòng ảo tại G-Office, kể lại cách đây hai năm ông mở công ty tại nhà riêng trên đường D1, quận Bình Thạnh.

Do văn phòng công ty nằm trong hẻm sâu nên rất khó tìm, trong khi đó khách hàng của ông rất nhiều và đa phần là đối tác nước ngoài. Mỗi lần khách hàng đến liên hệ giao dịch đều gọi điện và ông phải chạy ra đầu chợ Văn Thánh đón, hết sức bất tiện. Nhưng kể từ khi chuyển sang sử dụng dịch vụ văn phòng ảo từ giữa năm 2006 đến nay, công việc làm ăn của ông đã tốt hơn.

“Ban đầu nhiều khách hàng thấy tôi sử dụng văn phòng ảo thì rất e ngại, nhưng sau một thời gian họ hiểu rõ hơn và một số khách hàng cũng đã nhờ hướng dẫn để đăng ký sử dụng dịch vụ này”, ông Chính nói.

Còn nhiều tiềm năng

Ông Huỳnh Quang Việt, Công ty Incomnet, cho rằng dịch vụ này phát triển ở nước ngoài từ lâu, nhưng ở Việt Nam thì mới xuất hiện khoảng hai, ba năm trở lại đây. Mức giá để khách hàng có được một văn phòng ảo là từ 50 - 179 Đô la Mỹ/tháng, tùy theo gói nhu cầu của khách hàng.

Hình thức kinh doanh này chưa gặp sự cạnh tranh nhiều vì có quá ít công ty kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo, hoạt động chủ yếu tại Tp.HCM và Hà Nội. Theo ông Việt, tiềm năng của thị trường này ở Việt Nam còn khá hấp dẫn.

Ông Việt dẫn chứng, chỉ riêng tại Tp.HCM, theo thống kê của Sở Kế hoạch và Đầu tư, tính đến hết tháng 12/2008, có khoảng hơn 300.000 doanh nghiệp đăng ký hoạt động, phân tán khắp nơi, đó là chưa kể đến các tỉnh, thành khác trên cả nước.

Các doanh nghiệp hiện nay hầu như chưa biết đến dịch vụ này do còn quá mới tại Việt Nam. Mặt khác, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ này hầu như ít quảng bá. Khách hàng tự tìm hiểu về dịch vụ và đến đăng ký là chính.

Trong khi đó, theo nhận định của các chuyên gia, kinh tế thế giới sẽ còn tiếp tục khó khăn trong năm 2009, và đó được xem là cơ hội cho loại hình kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo phát triển mạnh tại Việt Nam, ông Trần Việt Hà của Intel Office nói một cách tự tin.

Còn ông Nguyễn Phú Đức, Giám đốc Công ty TNHH Phú Hưng Long, chuyên kinh doanh trong lĩnh vực phầm mềm, cho hay ông đã biết loại hình văn phòng ảo từ lâu, nhưng không quan tâm vì sợ đối tác nghĩ ảo là một cái gì đó không có thật, nếu sử dụng sẽ mất khách hàng.

Nhưng với tình hình kinh tế khó khăn như hiện nay, để tiết giảm chi phí, công ty ông đang tính đến việc sử dụng loại hình văn phòng này khi hợp đồng thuê nhà kết thúc vào tháng 8 tới.

* Văn phòng ảo (Virtual Office) là gì?

Nói một cách đơn giản là khi bạn có nhu cầu thuê một văn phòng (ảo) để mở công ty hoặc làm nơi giao dịch, công ty kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo sẽ cung cấp (thật) cho bạn đầy đủ các tiện nghi cần thiết như bảng hiệu công ty, phòng họp, máy chiếu, điện thoại, fax, e-mail, trang web, địa chỉ để liên hệ với khách hàng, nhân viên tiếp tân và giao dịch thư từ...

Khi đã sở hữu một văn phòng ảo, bạn có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu mà không phải đến công ty. Nhân viên của đơn vị cho thuê có trách nhiệm trực điện thoại, sau đó chuyển thông tin cho doanh nghiệp thuê. Riêng các buổi họp, hội nghị thì doanh nghiệp thuê hoàn toàn có thể sử dụng các dịch vụ, phòng họp chung.

Nguyễn Quân (TBKTSG)

[ Trở về]