5 cách giúp doanh nghiệp tiết giảm chi phí công nghệ

1. Công nghệ thông tin luôn được cho là cỗ máy “ngốn sạch sẽ” mọi khoản đầu tư dù to lớn tới cỡ nào. Phần nổi nhìn thấy được là những khoản đầu tư cho phần cứng, phần chìm còn có chí phí lớn hơn nhiều với các khoản chi phí bản quyền, đào tạo và xây dựng phần mềm. Do đó, để tiết giảm chi phí các đơn vị cần phải thay đổi thói quen sử dụng, dần thích nghi với các sản phẩm miễn phí và nguồn mở.

Tuy chưa có tất cả mọi tính năng của bộ sản phẩm Microsoft Office nhưng OpenOffice sẽ trở thành lựa chọn phù hợp khi doanh nghiệp muốn cắt giảm chi phí công nghệ. Ở một ví dụ khác, trong khi phải bỏ ra tới $450 cho bộ Acrobat Professional của Adobe mà chỉ để tạo ra các tài liệu PDF thì sử dụng CutePDF miễn phí mới là giải pháp thông minh.

2. Theo một nghiên cứu của Gartner thì năm 2009 sẽ có tới 25% nhân viên văn phòng các công ty của Mỹ sẽ chuyển sang hình thức làm việc tại nhà. Giải pháp này sẽ giúp giảm các chi phí về xăng, môi trường và các chi phí văn phòng khác.

Tuy nhiên để thực hiện cũng cần phải xét đến việc thuê dịch vụ hoặc xây dựng các sản phẩm phần mềm ứng dụng cho làm việc nhóm từ xa như BPWiki, Google Docs, LogMeIn, Central Desktop...

3. Hội họp luôn làm tốn thời gian, chi phí cho việc di chuyển, ăn nghỉ của các thành viên. Việc xây dựng phương án họp trực tuyến, hội nghị truyền hình đang được nhiều nơi ứng dụng. Hiện tại, một số cuộc họp giao ban của chính phủ và các bộ ngành cũng đã được triển khai theo mô hình này với hiệu quả cao.

Để ứng dụng cho họp trực tuyến ở mô hình nhỏ thì về kỹ thuật không đòi hỏi đầu tư nhiều mà chỉ cần bổ sung tai nghe gắn míc, webcam cho mỗi máy tính và sử dụng Skype, GotoMeeting, NetMeeting hay WebEx của Cisco.

4. Tâm lý “đập hộp” các sản phẩm phần cứng cũng cần phải thay đổi. Thông thường hàng lỗi mốt, tồn kho hay chỉ bị chút xước sát nhỏ, còn ít thời gian bảo hành... đều có giá rẻ hơn hàng mới từ 30% đến 40% giá trị sản phẩm. Loại hàng này được gọi dưới cái tên refurbished, hàng tân trang lại.

Tuy nhiên, các chỉ tiêu về hàng tân trang đều được các hãng chỉ ra rõ ràng và nghiêm ngặt, không giống như khái niệm tân trang của dân IT trong nước. Thông tin về hàng refurbished nên tham khảo tại các trang mua bán trực tuyến có uy tín như Amazon, eBay..

5. Một khoản chi phí “thường xuyên” khác, tuy nhỏ nhưng với mật độ lớn nên cũng cần phải xét đến đó là chi phí cho in ấn. Khoản chi phí này không chỉ đơn thuần là chi phí mua giấy in mà nó bao gồm từ việc đổ mực, bảo dưỡng, khấu hao thiết bị với vòng đời khá ngắn.

Dẫu vậy, quá tiết kiệm không phải là giải pháp hay khi sử dụng giấy, mực chất lượng tồi, không có chế độ bảo dưỡng định kỳ sẽ khiến tuổi thọ máy giảm nhanh và chi phí sửa chữa, thay mới có thể lớn hơn khoản tiền tiết kiệm được. Giải pháp ở đây là nên tái sử dụng những bản in 1 mặt không còn giá trị, tận dụng mặt còn lại của bản in, photo tài liệu 2 mặt và in ở chế độ tiết kiệm mực.