Dùng Internet ở công sở: Thắt chặt đến mức nào?

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Không ít nhân viên trẻ tuổi sành công nghệ đang đòi hỏi giới chủ cho họ truy cập nhiều hơn vào mạng xã hội và các trang web khác vì cả mục đích công việc lẫn thư giãn trong giờ nghỉ.

Ranh giới giữa việc công và việc riêng hầu như bị xóa nhòa trong môi trường làm việc trên mạng Internet.

Đây là nguyên nhân dẫn đến những quyết định của giới chủ nhằm ngăn cấm nhân viên lướt web, làm việc riêng trong giờ làm việc, trong khi nhân viên lại phản đối.

Anh Ryan Tracy cứ ngỡ là mình “đang lùi về thời kỳ tăm tối”: sếp của anh không cho phép truy cập mạng xã hội Facebook, dịch vụ e-mail Gmail và các trang web phổ biến khác trong giờ làm việc. Anh cũng thường xuyên không dùng được mạng Wi-Fi tại văn phòng và phải đến các quán cà-phê gần đó làm việc để có thể dùng Wi-Fi gửi các tập tin lớn.

Trận chiến kéo dài

Rõ ràng là những rào cản nói trên đã giúp làm được điều mà sếp anh mong muốn: ngăn anh và đồng nghiệp lướt web trong giờ làm việc. Nhưng Tracy cho rằng những quy định cũng cản trở những gì anh cần làm khi là một nhà phân tích khoa học cho một công ty dịch vụ chăm sóc sức khỏe. 

Người thanh niên 27 tuổi tại thành phố Chicago (Mỹ) này, hiện đang làm cho một công ty khác, nói: “Đó là một trận chiến kéo dài giữa những người xem công nghệ là một lợi thế và những người xem nó là một trở ngại.” Anh tin chắc rằng phải có một cách tốt hơn.

Những điều phàn nàn như của Tracy không phải là hiếm gặp ở những người trẻ tuổi tham gia lực lượng lao động hiện nay - những người luôn kỳ vọng rằng sếp của họ sẽ đón nhận công nghệ mới cũng nhiệt tình như mình.

Một số người sau đó không khỏi thất vọng khi không được phép truy cập những trang web phục vụ cho công việc, hoặc không thể bỏ ra một chút thời gian để đọc tin tức trên mạng, kiểm tra e-mail cá nhân hoặc tài khoản mạng xã hội.

Vì thế, một số người băn khoăn: Liệu các công ty có thể sử dụng một phương pháp tiếp cận khác để ít ra cũng cho phép nhân viên có một mức độ truy cập Internet nào đó mà không làm tổn hại đến sự bảo mật của công ty hoặc hiệu quả làm việc ở công sở?

Gary Rudman, Chủ tịch Công ty PTR Consulting chuyên theo dõi thói quen của giới trẻ, nhận định: “Đây không khác gì việc nhân viên bỏ ra quá nhiều thời gian để tụ tập cạnh máy nước uống nóng lạnh hoặc gọi điện thoại riêng. Bạn có thể chấp nhận như thế không? Câu trả lời là không. Hai thế giới này sẽ tiếp tục xung đột nhau cho đến khi cùng thấu hiểu rằng chính hiệu suất công việc, không phải vấn đề sử dụng Internet, mới là điều quan trọng.”

Nỗi lo của giới chủ

Dĩ nhiên, giới chủ cũng có lý do khi hạn chế nhân viên sử dụng Internet. Họ lo lắng mọi thứ, từ việc lãng phí thời gian cho đến việc bí mật của công ty có nguy cơ bị xâm hại và trách nhiệm của nhân viên đối với những gì họ làm trên mạng.

Nancy Flynn, một nhà tư vấn doanh nghiệp và là Giám đốc Viện ePolicy ở bang Ohio (Mỹ), nói: “Những nỗi lo này không nên xem thường, đặc biệt trong những lĩnh vực đòi hỏi có tốc độ cập nhật thông tin cao như ở ngành tài chính và chăm sóc y tế.”

Trong một cuộc thăm dò do bà Flynn và Hiệp hội Quản lý Mỹ tiến hành trong năm nay, có gần phân nửa công ty Mỹ có chính sách cấm nhân viên truy cập mạng xã hội cá nhân hoặc chia sẻ video trong giờ làm việc. Nhiều người thậm chí còn cấm sử dụng cả tin nhắn.

Dù vậy, bà Flynn cho rằng sự phổ biến của các thiết bị có khả năng truy cập Internet và tán gẫu khiến việc áp dụng quy định về những gì nhân viên được (và không được) làm trong giờ làm việc thêm phức tạp. Mặt khác, các nhân viên thường sử dụng ứng dụng phần mềm chưa được phép để vượt qua những rào cản này.     

Vì thế, ngày càng có nhiều công ty đang thử nghiệm việc nới lỏng chính sách sử dụng Internet dành cho nhân viên. Đó là những gì Joe Dwyer quyết định làm khi anh lập ra Brill Street & Co., một trang web chuyên về việc làm cho giới trẻ ở Chicago. Anh cho phép nhân viên dùng mạng xã hội và nhận thấy rằng trong lúc họ có thể bỏ ra thời gian tán gẫu với bạn bè, họ thỉnh thoảng cũng tìm kiếm lời khuyên về công việc hoặc những thông tin có ích.

Trong khi đó, Kraft Foods Inc. gần đây cho phép nhân viên truy cập mọi thứ, từ YouTube cho đến Facebook, miễn sao việc sử dụng phải hợp lý và không ảnh hưởng đến công việc.

Dù vậy, sự thông thoáng này cũng mang đến nỗi lo rằng một số nhân viên có thể vượt qua những ranh giới mà họ không được phép vượt qua. Sapphire Technologies LP, một công ty cung cấp nhân sự trong lĩnh vực công nghệ thông tin tại bang Massachusetts (Mỹ), cho phép nhân viên truy cập hầu hết các trang web từ cách đây hai năm.

Martin Perry, Giám đốc công nghệ thông tin của công ty này, cho biết các nhà quản lý phải khoan dung với việc xem thể thao trực tuyến hoặc tải phim từ iTunes của nhân viên. Ông cho rằng đó là cái giá mà công ty phải trả nếu muốn thu hút tài năng trẻ sẵn lòng làm việc vào bất kỳ thời gian nào.

Đó cũng là lý do khiến nhiều công ty vẫn đang tìm kiếm một chính sách sử dụng Internet hợp lý và cách thức đối phó với những ranh giới nhạt nhòa giữa thời gian làm việc công và việc riêng. Một lựa chọn là các công ty có thể cho phép nhân viên truy cập những trang web nhất định nhưng hạn chế những gì họ có thể làm trên đó. 

Chẳng hạn như Palo Alto Networks, một công ty bảo mật máy tính, gần đây giúp một công ty dược phẩm và một nhà sản xuất đồ gỗ mở cánh cổng đến mạng xã hội cho một số nhân viên, nhưng hạn chế họ sử dụng một số tính năng, như chia sẻ tập tin, để những thông tin nội bộ nhạy cảm không bị rò rỉ ra ngoài. 

Chris King, Giám đốc tiếp thị sản phẩm của Palo Alto Networks, nhận định: “Việc cho phép truy cập Internet thoải mái là một phương pháp tiếp cận đầy rủi ro. Tuy nhiên, chính sách cấm cửa Internet đối với nhân viên ngày càng trở nên không đứng vững được vì những lý do công việc và văn hóa.”

Chuyên gia Flynn của Viện ePolicy nói điều quan trọng là giới chủ cần có một chính sách sử dụng Internet rõ ràng và giải thích về nó. Bà tin rằng không có nhiều sếp hướng dẫn rõ ràng cho nhân viên về những vấn đề, như trách nhiệm và việc giữ bí mật khi lên mạng. 

Mặt khác, bà Flynn cũng có lời khuyên dành cho nhân viên: “Đừng viết blog, sử dụng Twitter hoặc thậm chí là gửi e-mail cho đến khi bạn đọc xong chính sách của công ty.” 

* Một số lời khuyên dành cho nhân viên:

- Nhớ rằng bất kỳ thứ gì bạn làm trên máy tính hoặc điện thoại di động do công ty cấp - dù ở trong hoặc ngoài văn phòng - đều có thể bị theo dõi. Nhiều công ty giám sát việc truy cập trang web, dữ liệu nhập từ bàn phím, tin nhắn tức thì và e-mail. Một số thậm chí còn lưu trữ tin nhắn trên điện thoại di động của công ty.

- Tránh đề cập đến công ty, sếp hoặc đồng nghiệp của bạn trong những bài viết đưa lên mạng, trừ khi bạn được phép làm như thế.

- Tránh sử dụng bất kỳ thiết bị gì để chụp ảnh, quay phim những nội dung liên quan đến công ty và gửi cho người khác mà không xin phép cấp trên.

- Nắm vững chính sách của công ty về mạng xã hội, trang web video, e-mail và những hoạt động liên quan đến công nghệ khác.

- Thường xuyên xóa e-mail cá nhân khỏi tài khoản e-mail công việc.

- Khi tìm việc, hãy nhớ rằng nhiều nhà tuyển dụng cũng kiểm tra các mạng xã hội, blog và những hoạt động trực tuyến khác.

Minh Huy (TBVTSG/AP)