Doanh nghiệp bị hành vì “làm văn mẫu”

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Hiện có nhiều quy định biến doanh nghiệp từ một tổ chức kinh tế trở thành một “cơ quan hành chính nhà nước”. Hơn thế, nhiều văn bản của doanh nghiệp lại trở thành… ngoài luồng.

Quy chuẩn và những phát sinh thực tế

Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định về Công tác văn thư quy định áp dụng đối với mọi tổ chức kinh tế, trong đó có các công ty phi nhà nước, kể cả công ty 100% vốn của nước ngoài. Theo đó, một doanh nghiệp cũng phải thực hiện những thao tác không khác gì cơ quan nhà nước trong việc ban hành văn bản và chấp hành về thể thức của văn bản. Tiếp theo là Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Thể thức văn bản hành chính gồm nhiều thành phần, trong đó có quốc hiệu “Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam; Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. Đã có Phòng Công chứng nhất định không chịu xác nhận hợp đồng thế chấp hàng hóa chỉ vì thiếu dòng quốc hiệu. Việc văn bản của các doanh nghiệp đều phải ghi quốc hiệu là điều không cần thiết. Đã từng xảy ra chuyện rắc rối khôi hài, khi một công ty nước ngoài phát văn bản “kiện” Nhà nước ta vì cho rằng tên “Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam” ở trên, khác nào đó là công ty mẹ, thì phải chịu trách nhiệm bồi thường thay công ty con của mình. Đặc biệt, hợp đồng buôn bán ký giữa công ty Việt Nam với công ty có quốc tịch nước ngoài mà cũng cứ ghi quốc hiệu như trên thì lại càng không ổn. Chưa nói, để cho “công bằng” thì phải ghi quốc hiệu của cả hai nước. Như thế, xem ra hợp đồng giữa hai bên có dáng dấp của Hiệp định giữa hai quốc gia.

Thiết nghĩ, xin đừng bắt phải ghi quốc hiệu vào hợp đồng, văn bản giao dịch làm ăn giữa các công ty tư nhân với nhau, không “dính” đến Nhà nước. Thay vào đó, chỉ cần ghi các nội dung lô-gô, địa chỉ, điện thoại,… là hợp lý và hữu ích hơn nhiều.

Văn bản ngoài “luồng”

Điều 4 Nghị định trên còn quy định rõ 4 hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội. Mọi văn bản của doanh nghiệp được xếp vào loại hình “văn bản hành chính”. Nghị định này liệt kê văn bản hành chính gồm 23 loại, trong khi đó những loại văn bản khác của doanh nghiệp “chiểu” theo đúng Nghị định về Công tác văn thư thì lại thành ra là văn bản ngoài “luồng”. Chẳng hạn như, Điều lệ, Nghị quyết của doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp; Thỏa ước lao động tập thể theo quy định của Bộ luật Lao động rồi Cổ phiếu theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Luật Chứng khoán không biết thuộc loại văn bản nào? Ngay cả giấy ủy quyền theo quy định của Bộ luật Dân sự và Bộ luật Tố tụng dân sự cũng không thuộc văn bản hành chính? Rồi Dự án đầu tư theo quy định của Luật Đầu tư, Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu và Luật các Tổ chức tín dụng cũng không biết xếp vào loại văn bản nào?...

Một câu hỏi đặt ra, tại sao doanh nghiệp không được ban hành thẳng quy chế, quy định, quy trình, nội quy mà lại cứ phải thông qua quyết định? Thông tư 55 nói trên cũng “bắt” các công ty phải thực hiện “bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm”. Như vậy, mỗi năm Đại hội đồng cổ đông hay Hội đồng thành viên họp một lần, thì lúc nào cũng ghi biên bản số 01? Nếu doanh nghiệp ghi theo số thứ tự phiên họp diễn ra qua các năm thì liệu có trái pháp luật?

“Chống lại” quyền luật định

Điều 10 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP còn phân biệt thẩm quyền ký văn bản trên cơ sở phân ra làm 2 loại cơ quan, tổ chức: Làm việc theo chế độ thủ trưởng và làm việc theo chế độ tập thể. Vậy doanh nghiệp phải theo loại tổ chức nào, khi mà Đại đội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên, HĐQT, Ban kiểm soát làm việc theo chế độ tập thể, còn Tổng giám đốc thì lại làm việc theo chế độ thủ trưởng? Nghị định cũng quy định “Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách”. Điều này cũng không phù hợp với tính chất của Hội đồng thành viên và HĐQT, vì theo đúng Luật Doanh nghiệp thì chỉ có Chủ tịch và các thành viên, chứ không có chức danh Phó Chủ tịch hoặc các thành viên lãnh đạo khác. Chẳng hạn Điều 49 của Luật Doanh nghiệp quy định: “Trường hợp vắng mặt thì Chủ tịch Hội đồng thành viên ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên thực hiện các quyền và nhiệm vụ của Chủ tịch Hội đồng thành viên theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty.” Cũng tương tự như vậy là Điều 111 của Luật Doanh nghiệp về việc ủy quyền của Chủ tịch HĐQT.

Nghị định còn quy định: “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.” Như vậy, Tổng giám đốc chỉ được ủy quyền cho Trưởng phòng, chứ không được phép ủy quyền cho cán bộ, nhân viên khác của doanh nghiệp ký hợp đồng. Điều này là trái với các quy định của Bộ luật Dân sự về việc ủy quyền và ủy quyền lại.

Đã từng có Phòng công chứng căn cứ vào quy định con dấu chỉ được đóng vào chữ ký của người có “chức sắc” ký văn bản, nên từ chối việc xác nhận hợp đồng của doanh nghiệp khi người ký chỉ là “lính” nghiệp vụ. Thứ nhất đây là sự từ chối trái luật. Thứ hai, kể cả có “vin” vào Nghị định trên cũng không đúng, vì về nguyên tắc chỉ cần con dấu đóng trong văn bản ủy quyền là đủ, chứ đâu có bắt buộc phải đóng thêm một con dấu nữa vào chính bản hợp đồng. Điều đáng nói, lâu nay rất nhiều doanh nghiệp chủ động vượt qua các “rào cản” luật pháp về văn bản, văn thư nói trên để văn bản của mình chuyên nghiệp hơn, hợp lý hơn, thực chất hơn. Sự vi phạm pháp luật một cách bất đắc dĩ, thực ra lại cần thiết và không gây ra hậu quả xấu, tai hại nào. Đó cũng chính là một trong những vấn đề về thủ tục hành chính cần cải cách để cởi trói cho doanh nghiệp. Đã đến lúc phải xây dựng Luật về công tác văn thư và Luật về con dấu để đừng buộc văn bản của doanh nghiệp, nhất là công ty tư nhân, phải đồng dạng với văn bản hành chính nhà nước.

(Theo LS. Trương Thanh Đức (Chủ tịch Công ty Luật Basico) // Báo Doanh nhân)