Tiếp thị qua email cho tổ chức phi lợi nhuận

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Hiện nay, nhiều tổ chức phi lợi nhuận đang phải đứng trước nhiều thắc mắc mà các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đang gặp phải như: Làm thế nào tôi có thể liên hệ với khách hàng của mình? Phương tiện truyền thông nào mang lại cho công ty của tôi lợi nhuận cao nhất khi đầu tư? Làm sao để tôi biết được thị trường mục tiêu của tôi cần gì?

Trong khi các doanh nghiệp của chúng ta chuyển sang tiếp thị bằng email để giải quyết những thắc mắc này thì quan niệm email marketing vẫn còn tương đối mới đối với các tổ chức phi lợi nhuận. Có lẽ email marketing không phải là đáp án cho mọi vấn đề nhưng nó mang lại cho chúng ta một công cụ hữu dụng và hiệu quả để liên lạc với các hội viên.

Cho dù bạn đang phát hành thẻ hội viên, vận động quyên góp hay bán vé cho một buổi biểu diễn gây quỹ, email marketing vẫn có thể đem lại cho bạn một số tiền khổng lồ. Bài viết này cung cấp những thông tin về việc làm thể nào để phát triển chiến thuật và chiến lược email marketing thành công có thể ứng dụng được cho cả tổ chức phi lợi nhuận lẫn các doanh nghiệp.

Bước 1: Tạo danh bạ của riêng bạn

Có hàng tá bài viết nói về việc làm thế nào để lập một danh bạ có hiệu quả, và hầu hết đều viết về những chiến lược giống nhau:

• Phát tờ đăng ký trực tiếp
• Trả tiền cho việc tìm kiếm
• Sử dụng công cụ dò tìm
• Tạo đường link dẫn đến trung tâm từ thiện của bạn
• Tạo đường link dẫn đến tổ chức từ thiện trực tuyến hay mục đăng kí tham gia sự kiện

Những chiến thuật này đều xác thực và đáng tin cậy. Cũng có hàng tá những bài báo khác nói về vấn đề này nhưng theo như những nhà tiếp thị bằng email được biết thì mua hay thuê lại danh bạ là một điều tối kỵ. Mục tiêu của chúng tôi khi giúp đỡ một tổ chức phi lợi nhuận xây dựng danh bạ sơ khởi của nó là tạo ra một nhóm lớn những thành viên thực sự muốn có thông tin từ tổ chức.

Tổ chức Trao đổi Nghệ thuật thị giác (VAE) là một tổ chức phi lợi lợi nhuận có trụ sở tại Raleigh, NC chuyên hỗ trợ cho các nghệ sĩ mới nổi tại địa phương. VAE nhận được phần lớn lượt đăng ký email không phải từ trang web mà từ khách đến xem triển lãm ở trung tâm Raleigh.

Dù cho bạn có một kế hoạch chi tiết cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn hay đơn giản chỉ là một mẩu giấy và một cây viết mực tại bàn tiếp tân, bạn cũng đừng xem thường quyền lực của việc đăng ký trực tiếp. Tuy nhiên, mục đăng kí trên trang web cũng rất quan trọng. Hầu hết những nhà cung cấp email marketing đều tự động tạo một đường link đăng ký có thể dễ dàng đặt vào trang chủ của bạn.

Bước 2: Gây chú ý bằng email marketing

Việc liên lạc bằng bản tin thường xuyên có thể giữ chân những thành viên quan tâm đến công ty bạn. Dù cho bạn đang tổ chức một sự kiện, tìm kiếm tình nguyện viên hay yêu cầu quyên góp trực tuyến thì một bản tin được gửi vào email thường xuyên sẽ giữ chân các hội viên của bạn.

Mới đây VAE đã sử dụng chiến thuật email marketing để tăng số lượng vé bán trực tuyến từ 8% đến 20% cho buổi triển lãm của họ vốn được dùng như một buổi gây quỹ chính thức của tổ chức. Thường xuyên cập nhật email là một phần khó khăn trong chiến lược bán vé. Mỗi thông điệp đều giới thiệu một điều gì đó mới mẻ về buổi triễn lãm. VAE không “dội bom” hội viên với cùng một thông báo mà cho họ thông tin mới về sự kiện thông qua mỗi email như: Ai là nhà tài trợ mới tháng này? Bao nhiêu vé đã bán? Bao nhiêu họa sĩ tham gia những buổi đấu giá âm thầm và trực tiếp?

Bạn có thể nói với thành viên của bạn những gì để thu hút họ, và rốt cuộc cũng để lôi kéo họ vào những hoạt động thích hợp?

Bước 3: Tránh lạm dụng email – email phải là cái những người trong danh bạ của bạn muốn

Việc chụp lên danh bạ quá nhiều email không có mục đích có thể làm hại tổ chức của bạn. Một bảng khảo sát gần đây do Convio thực hiện cho thấy 36% số người quyên góp chính thức nói họ có thể quyên góp một lần nữa nếu tổ chức cho phép họ nói ra số lần họ muốn nhận email.

Là một nhà tiếp thị email cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn, bạn nên thực hiện điều đó trước tiên để nhận dạng các nhóm xếp theo mức độ thường xuyên trong danh bạ và đảm bảo rằng bạn gửi cho họ đúng những gì họ yêu cầu cũng như đúng lúc họ cần thông tin đó.

VAE có một số danh bạ email như sau:

• Kêu gọi vì Nghệ sĩ
• Kêu gọi vì nhà tài trợ
• Kêu gọi vì tình nguyện viên
• Cập nhật sự kiện

Bằng cách ra sức giữ liên lạc bằng danh bạ, VAE đã duy trì được một tỉ lệ mở mail là50% và tỉ lệ truy cập vào đường link là 9%.

Trước đây, VAE không sử dụng phần mềm email marketing và không có phương tiện đánh giá hiệu quả chiến dịch. Còn bây giờ, VAE có thể theo dõi kết quả của mỗi chiến dịch để chiến lược email marketing có thể được chỉnh sửa khi cần.

Bước 4: Tiếp nhận phản hồi

Việc yêu cầu phản hồi từ người nhận email của bạn bất chấp bạn đang gửi cái gì là một thử nghiệm tốt. Hãy cho người nhận một khoảng trống để họ phản hồi. Chỉ nên chừa một khoảng nhỏ và đặt nó bên dưới bản tin. Những ý kiến từ phía khách hàng sẽ có ích cho nội dung của bản tin tương lai cũng như cho phép bạn xác định được cảm xúc của hội viên.

Bước 5: Thực hiện khảo sát thường xuyên

Trong những bảng khảo sát, bạn nên yêu cầu phản hồi bởi đó có thể là một cách hay để bạn thu thập ý kiến về những gì mà người đọc muốn xem. Bạn nên gửi khảo sát một cách từ từ từng ít một. Nếu bạn muốn tiến hành khảo sát nhiều hơn ba tháng một lần, hãy cân nhắc việc chừa ra một đoạn để xin ý kiến trong bảng khảo sát rồi gửi cho nhóm đó thường xuyên hơn.

VAE vừa khảo sát những hội viên của mình để quyết định chương trình mới sẽ đem lại cho hội viên những gì mà họ muốn xem. Khoảng 40% người nhận email đã trả lời. Ngoài ra, email mà VAE gửi cho những thành viên trong list đã nhận được 44% lượt truy cập vào đường link và 48% lượt mở thư.

Các thành viên đều muốn có cơ hội được nêu ý kiến phản hồi. Một bảng khảo sát hàng quý trực tuyến là cách làm hiệu quả và rẻ tiền để xác định mối quan tâm của hội viên.

Tóm tắt

Dù cho bạn gửi email hay tiến hành khảo sát, hãy lắng nghe những người trong danh bạ của bạn. Danh bạ email của bạn sẽ đem lại sự chủ động cho hội viên của bạn. Họ có quyền yêu cầu nội dung nên họ cũng thoải mái nói lên những gì họ nghĩ. Việc cung cấp cho họ tư liệu có giá trị sẽ giúp tăng thêm số tiền họ ủng hộ cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn.

Sau khi hoàn thành chiến lược email marketing, tổ chức VAE đã có thể tăng lượng truy cập cho trang web của mình lên 200%, tăng số lượng hội viên lên 40% và tăng gấp đôi lợi nhuận hàng năm của mình.

Với cách nghĩ như một nhà tiếp thị, bạn cũng có thể giúp tổ chức phi lợi nhuận của mình phát triển chương trình, dịch vụ và sản phẩm cũng như giúp bạn phục vụ hội viên của mình tốt hơn.

(theo lantabrand.com)