Sắp xếp không gian làm việc để đạt năng suất cao

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Khi bạn tiên phong trong kinh doanh, không gian làm việc cũng chính là chiến trường. Nếu bạn không thể nhìn nhận các tiêu chuẩn đánh giá hoặc kiếm soát mọi việc một cách nhanh chóng và hiệu quả có nghĩa là bạn đang gặp phải rắc rối.

May mắn thay, một số kĩ năng tổ chức đơn giản có thể giúp cho nơi bạn làm việc có thể đem lại hiệu quả năng suất cao hơn.

Dọn sạch bàn. Tay và não bạn cần có không gian để có thể làm việc hiệu quả nhất vì vậy bạn phải dọn dẹp, bỏ đi những thứ lộn xộn. Những chồng tài liệu hỗn tạp, những hộp đựng đầy đồ ngất ngưởng ở góc phòng? Tất cả những thứ đó phải bỏ hết đi. “Khuất khỏi tầm mắt, và suy nghĩ” là nguyên tắc chính ở đây.

Hãy để cách xa (thậm chí tốt hơn là vứt đi) những thứ bạn không cần nghĩ đến trong ngày. Với những đồ bạn cần, hãy chọn một nơi phù hợp để đặt nó - hoặc tất cả những đồ đó - và cam kết luôn để chúng ở đó. Khi bạn làm được điều đó, hãy bỏ đi những thứ không quan trọng.

Hãy để những vật dụng bạn dùng thường xuyên trong tầm với của ban. Ảnh: efurnituredirect.com

Chỉ để những đồ vật hay dùng đến trong tầm tay. Hãy phân chia các dụng cụ và giấy tờ của bạn thành hai hạng mục: những cái gì nên ở trong tầm tay và cái gì không. Ngay bây giờ, khi bạn đang ngồi tại bàn, hãy xem xét những đồ vật mà bạn có thể với tới và chạm tay vào. Có thứ nào bạn dùng đến ít hơn một vài lần trong tuần hay không? Hãy đưa nó ra khỏi tầm tay của bạn. (Gợi ý: nếu nó có bụi bám, có nghĩa là nó không cần ở trong tầm tay với của bạn).

Có thứ nào bạn sử dụng thường xuyên đến nhưng lại không có ngay bên cạnh bạn không? Hãy sắp xếp lại lại các khoảng trống ngay trước mắt bạn. Ví dụ, nếu bạn ít khi sử dụng đến cái dập lỗ, hãy cất nó trong ngăn kéo của bạn. Nếu bạn luôn luôn phải ghi chú nhanh mọi thứ, hãy để một ghi chú và một chiếc bút đã bấm ngòi gần với con chuột máy tính của bạn.

Đề ra nơi để đồ. Mỗi ngày bạn đến nơi làm việc với những đồ vật quen thuộc - một chiếc điện thoại cầm tay, cặp sách và/ hoặc ví, thư từ, chìa khóa, tiền lẻ. Hãy tạo ra một “nơi để đồ” nơi bạn có thể để đồ khi bạn vào và ra (có thể với một chiếc sạc điện thoại và cốc đựng tiền xu).

Nếu những giấy tờ hoặc thư được gửi đến bàn bạn mỗi ngày, hãy sử dụng một chiếc hòm thư đến để đựng chúng mỗi ngày. Hãy làm sạch hòm thư, các tệp, xóa bỏ hoặc xử lý mọi chuyện trong hòm thư mỗi ngày.

Hãy cất những đồ vật có liên quan cùng nhau. Giảm thời gian tìm kiếm công ty bằng việc sắp xếp những đồ vật theo chức năng. Hãy để tem gần bì thư, bút gần sổ ghi chú, tài liệu gần tủ lưu trữ, mực gần máy in, thiết bị cắt vụn gần thùng rác... Đây là phần rõ ràng nhất trong lời khuyên dành cho việc sắp xếp, tổ chức - ít nhất là cho đến khi bạn phải viết thư mà không thể tìm thấy tem thư ở đâu.

Hãy làm bản thân cảm thấy thoải mái. Hầu như bạn sử dụng thời gian của mình tại nơi làm việc, vì vậy hãy đầu tư vào một chiếc ghế thoải mái, một chiếc bàn vừa cỡ, một con chuột và một bộ bàn phím phù hợp với tay và cổ tay bạn, và thậm chí cả một chiếc màn hình hớn hơn (hoặc hai) để có thể làm việc lâu dài bên máy tính mà vẫn thấy thoải mái.

Hãy ý thức được rằng những đồ đạc văn phòng mang lại hiệu quả lao động hơn những thứ khác và chính bản thân bạn là thước đo cho điều đó.

Hãy chú ý đến cách làm việc của bạn và điều chỉnh nếu cần thiết. Sau khi bạn khởi xướng việc sắp xếp lại, hãy để mắt đến những việc tái diễn và bạn có thể làm việc hiệu quả hơn trong không gian làm việc của mình. Nếu bạn thường xuyên cần khoảng trống để soạn giấy tờ, hãy mua bàn có ngăn kéo để bàn phím hoặc một chiếc bàn có hình chữ L để có nhiều khoảng trống.

Nếu bạn dùng máy tính sách tay, hãy chuẩn bị thêm cho bạn đầu và dây sạc để bạn có thể dễ dàng sạc pin cho máy. Nếu bạn cần tham khảo tới tài liệu trong khi bạn đang đánh máy, hãy sắm cho mình chiếc kẹp quản lý tài liệu.

Một giáo sư thuận tay phải ở trường đại học đã nói với tôi rằng cô tự rèn bản thân sử dụng chuột bằng tay trái vì thế cô có thể ghi chú bằng tay phải cùng lúc đó. Một số điều hiệu quả nhất (nhưng ít rõ ràng hơn) mà bạn có thể làm tại không gian làm việc thì phụ thuộc vào phong cách và nhu cầu của bạn.

(Theo Nguyễn Tuyến//Gina Trapani//TuanVietnam)