6 "chiêu thức" để làm việc ít, hiệu quả nhiều

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Năng suất lao động không có nghĩa là bạn đã hoàn thành được bao nhiêu nhiệm vụ hay đầu tư bao nhiêu thời gian cho công việc. Nó là giá trị lâu dài mà bạn tạo ra qua việc làm của mình.

Tony Schawartz -tác giả bài viết, là người sáng lập, Chủ tịch kiêm CEO của The Energy Project, một công ty tư vấn có trụ sở ở London. Ông là tác giả của cuốn sách bán chạy nhất trong danh sách mới đây của New York Times:The Way We're Working Isn't Working.

Khi tôi viết bài này thì ở nước Mỹ đang là ngày Lao Động. Tôi không khỏi giật mình vì gần như cả tháng qua hoạt động chính của tôi lại thuần túy chỉ là nghỉ ngơi - đọc sách, chơi tennis, chạy bộ, đi chơi cùng gia đình và ăn những thứ chả bổ béo gì cho sức khỏe. Tôi say sưa tận hưởng từng khoảnh khắc đó.

Giờ thì đã tới lúc quay trở lại làm việc. Tôi cảm thấy thật may mắn vì mình có việc làm, nhất là khi đó lại là công việc mà tôi rất yêu thích; nhưng mùa thu tới chắc sẽ đem lại nhiều căng thẳng, mệt mỏi, và khó khăn cho nhiều người. Quả thực tôi khá lo lắng về nền kinh tế và luôn tự hỏi không biết khi nào thì những chuyện phải đến sẽ đến. Không biết công ty tôi sẽ xoay sở ra sao nếu tình hình trở nên xấu đi.

Không chỉ có vậy, chúng ta còn phải đáp ứng những yêu cầu của kỷ nguyên kỹ thuật số hiện đại. Khi mà ngày càng có nhiều cách thức liên lạc và cập nhật thông tin hơn, con người lại càng khó quyết định được nên tập trung vào đâu, và càng khó tập trung lâu dài vào bất kỳ việc gì, hay bất cứ ai.

Con người đầu tư quá nhiều thời gian vào những việc... linh tinh

Hệ quả kéo theo là số lượng công việc mỗi ngày của chúng ta cứ mỗi lúc một nhiều hơn, tỷ lệ nghịch với giá trị thật mà chúng mang lại.

Cứ thử nghĩ tới số lượng email bạn nhận và gửi đi mỗi ngày mà xem. Ngay lúc này đây trong hộp thư của tôi đang có tới 1307 chiếc chờ xử lý, nhưng trong đó chắc chỉ có khoảng nhiều nhất là hai chục chiếc cần quan tâm. Nhưng vấn đề là làm thế nào để có thể tập trung vào những email đó, và đầu tư càng ít thời gian vào những thứ hổ lốn còn lại càng tốt?

Nói tóm lại, cần phải làm gì để nâng cao hiệu quả và hiệu suất làm việc trong một thế giới đang không ngừng gia tăng các đòi hỏi cùng vô vàn những cản trở tiềm ẩn? Từ "hiệu quả" tôi dùng ở đây với ý nghĩa là tạo ra những hàng hóa và dịch vụ có giá trị lâu dài; còn "hiệu suất" là thực hiện điều đó với lượng thời gian và công sức lãng phí không cần thiết ở mức tối thiểu.

Sau đây là 6 biện pháp chúng tôi thường khuyến khích các thân chủ của mình áp dụng:

1. Đặt ưu tiên hàng đầu cho giấc ngủ đầy đủ. Bạn hãy lên giờ ngủ hợp lý, và bắt đầu thư giãn trước lúc ngủ ít nhất 45 phút. 98% con người cần tối thiểu 7 - 8 tiếng mỗi đêm để đảm bảo trạng thái nghỉ ngơi đầy đủ. Tuy nhiên, số người thực hiện nguyên tắc trên một cách đều đặn lại không có nhiều, một phần là do chúng ta tin vào cái quan niệm vô căn cứ rằng việc "hy sinh" 1 - 2 giờ ngủ một đêm sẽ tương đương với việc có thêm 1 - 2 giờ làm việc năng suất. Trên thực tế thì thiếu ngủ, dù ít hay nhiều, sẽ tác động rất lớn tới khả năng nhận thức, khả năng tư duy sáng tạo, sức mạnh tình cảm, chất lượng công việc, và thậm chí là cả tốc độ làm việc của chúng ta.

2. Xây dựng danh sách các việc cần làm trong đó hãy liệt kê ra tất cả mọi việc bạn muốn hoặc cần phải làm, dù đó chuyện công việc hay đời tư (gồm cả những việc chưa được giải quyết và cần suy nghĩ thêm). Bằng cách này, bạn sẽ có thể gạt bỏ các "mớ bòng bong" đó ra khỏi đầu để toàn tâm toàn ý tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất trước mắt.

3. Việc quan trọng nhất làm trước nhất vào mỗi buổi sáng, bởi đó là thời điểm bạn sung sức nhất và các yếu tố xao nhãng cũng ít nhất. Xác định ưu tiên hàng đầu từ đêm hôm trước, và tới sáng hôm sau hãy hoàn toàn tập trung vào nhiệm vụ đó trong thời lượng tối đa là 90 phút. Năng suất lao động không có nghĩa là bạn đã hoàn thành được bao nhiêu nhiệm vụ hay đầu tư bao nhiêu thời gian cho công việc. Nó là giá trị lâu dài mà bạn tạo ra qua việc làm của mình.

4. Trong cuộc sống, chạy nước rút tốt hơn chạy đường trường. Khi làm việc liên tục, bạn sẽ dần dần làm cạn kiệt kho năng lượng dự trữ trong ngày của mình. Nhưng nếu có những giai đoạn giải lao xen kẽ, kho năng lượng đó sẽ được nạp đầy đều đặn, nhờ đó bạn không chỉ được tận hưởng những giây phút thư giãn hoàn toàn mà còn có thể duy trì được mức năng lượng dồi dào suốt cả ngày.

5. Theo dõi tâm trạng của bản thân. Khi các yêu cầu bắt đầu vượt quá khả năng đáp ứng của bạn, một trong những dấu hiệu thường gặp nhất là các cảm xúc tiêu cực bắt đầu gia tăng trong bạn. Càng rơi sâu vào trạng thái "đánh trả hay chạy trốn", bạn càng trở nên thụ động và thiếu suy nghĩ, cũng tức là khả năng chủ động và óc tư duy của bạn càng kém đi. Lúc này, bạn nên tự hỏi: "Tại sao mình lại có cảm giác này? Mình có thể làm gì để được thoải mái hơn?" Có thể lý do là bạn bị đói, mệt, quá tải, hoặc cảm thấy bị đe dọa. Bước quan trọng đầu tiên là phải nhận thức được tâm trạng của bản thân, bởi nếu không nhận thức được nó, làm sao bạn có thể thay đổi nó được.

6. Dành thời gian cho các hoạt động bạn cảm thấy là quan trọng tuy không đến mức quá cấp thiết. Với đủ thứ công việc phát sinh dồn dập xảy đến hàng ngày, dĩ nhiên bạn sẽ thiên về ưu tiên tập trung cho những việc gấp, đòi hỏi phải làm ngay. Thế nhưng, khi đó vô hình trung bạn lại hy sinh cơ hội được làm những công việc khác như viết lách, lập kế hoạch, sáng tạo, hay củng cố các mối quan hệ - đây là những hoạt động có thể đòi hỏi ở bạn nhiều thời gian và công sức hơn, song thường đem lại những giá trị lâu dài.