Cách duy nhất để hoàn thành những việc quan trọng

"Làm thế nào tôi có thể được ngủ 7 - 8 tiếng một ngày, khi mà luôn phải quay cuồng với lũ trẻ ngay khi đặt chân về nhà?"

"Tôi luôn phải dậy thật sớm và trở về nhà buổi tối khi đã làm việc kiệt sức. Tôi kiếm đâu ra thời gian mà tập thể dục chứ?"

"Sao tôi có thể tiếp tục khi ngày nào cũng phải trả lời đến 200 email?"

"Còn lúc nào để mà suy nghĩ phản biện và chiến lược đây?"

Đây là những câu than phiền mà tôi luôn bị hỏi đi hỏi lại nhiều lần trong các buổi thuyết trình. Những người đặt câu hỏi thuộc hoàn cảnh nào cũng có.

Hầu hết những người tôi gặp đều cảm thấy đang bị quá nhiều áp lực, bị yêu cầu hoàn thành nhiều việc hơn trong khi sức lực, thời gian có hạn. Nhưng cũng trong nhóm khán giả đó, có 1 số ít người vẫn đang quản lý tốt cuộc sống của họ. Những người này đã làm thế nào để kiểm soát tốt cuộc sống của họ, trong khi những người khác không làm được?

Thật ngạc nhiên, câu trả lời không phải là họ đã làm việc  nỗ lực hơn hay kỉ luật hơn người khác. Bí mật nằm ở chỗ họ biết cách tự động hóa nhiều phần công việc, bởi vậy không phải bỏ quá nhiều sức cho chúng.

Chúng ta chỉ có một lượng "nhiệt tình và kỉ luật" nhất định, chúng sẽ dần cạn kiệt bởi bất kì hành động nào. Nói cách khác, nếu bạn dành nhiều sức lực để cưỡng lại việc ăn một cái bánh quy sô cô la, bạn sẽ còn lại ít năng lượng hơn để giải quyết một vấn đề khó khăn hơn. "Nhiệt tình và kỉ luật" vì thế mà sẽ giảm dần đi theo năm tháng.

Theo kết luận của nhà nghiên cứu tài năng Roy Baumeister và các cộng sự của ông:"Những hành vi lựa chọn cũng được áp dụng vào nguồn tài nguyên đang được sử dụng cho việc tự kiểm soát." Có điều đặc biệt này là bởi thế giới chúng ta đang sống có quá nhiều cám dỗ, phiền nhiễu và cả những thứ có thể mang lại sự hài lòng ngay cho chúng ta.

Trong dự án về năng lượng, chúng tôi đã giúp các khách hàng của mình phát triển những cái mà chúng ta gọi là nghi thức - những hành vi thật cụ thể, được thực hiện tại một thời điểm chính xác để chúng dần dần trở nên tự động hóa và không còn phải tiêu tốn nỗ lực và kỉ luật vào những hoạt động này nữa.

Vai trò thích hợp của vỏ não phía trước trán của bạn là để quyết định những hành vi nào bạn muốn thay đổi, thiết lập những nghi thức bạn sẽ thực hiện, và sau đó không phải suy nghĩ  về chúng nữa. Theo triết gia A.N. Whitehead, có một sự thật sai lầm rằng chúng ta luôn nghĩ mình cần có thói quen suy nghĩ về những việc đang làm. Trong khi đó, những xã hội văn minh tiến bộ bằng cách mở rộng thêm các hoạt động tự động hóa mà chúng ta không phải nghĩ về chúng nữa."

Thực tế, những diễn viên kiệt xuất thậm chí còn không có ý thức về những gì họ đã làm. Họ tạo thành thói quen theo trực giác.

Nhiều thập kỷ qua, tôi đã tự tạo được cho mình một loạt thói quen trong cuộc sống hàng ngày, để chắc rằng mình luôn có được những điều quan trọng nhất với bản thân - và rằng tôi không bị trật khỏi đường ray của mình bởi hằng hà cơ số những cám dỗ xung quanh.

Sau đây là 5 nguyên tắc đã tạo nên sự khác biệt lớn nhất với tôi:

- Đi ngủ theo đúng giờ đã định để đảm bảo có thể ngủ đủ 8 tiếng. Nếu tôi đang đi máy bay và biết mình sẽ về trễ và không ngủ được đủ 8 tiếng, tôi sẽ cố gắng ngủ trên máy bay cho đủ giờ.

- Làm việc ngay sau khi thức dậy. Từ lâu tôi đã học được rằng điều này ảnh hưởng rất lớn đến cảm giác của một ngày của tôi.

- Bắt đầu ngày làm việc bằng việc tập trung vào những việc tôi đã lên kế hoạch từ tối hôm trước về những việc quan trọng cần làm hôm nay. Nghỉ ngơi sau 90 phút để sạc lại năng lượng. Chẳng hạn, ngày Chủ nhật là ngày tôi ưu tiên cho viết blog. Nghỉ ngơi bằng việc chơi te-nít khoảng 1 tiếng. Bình thường các ngày trong tuần tôi thường nghỉ ngơi khoảng 5 phút hay ăn thứ gì đó.

- Viết ngay danh sách những ý tưởng và nhiệm vụ trong ngày. Khi đã viết ra giấy rồi, bạn sẽ không phải bận tâm hay lo lắng sẽ quên mất chúng.

- Tự hỏi chính mình những câu hỏi sau đây, ngay khi tôi cảm thấy bị người nào đó/ thứ gì đó kích động: "Tôi đang tự kể câu chuyện gì và làm thế nào để có thể kể một câu chuyện nhiều hi vọng và nâng cao vị thế hơn với cùng một sự thật như thế?"

Rõ ràng là con người và tôi cũng phải mắc sai lầm. Không phải lúc nào tôi cũng thành công. Những mỗi khi tôi bỏ lỡ một nguyên tắc, tôi sẽ trả giá cho nó và cảm thấy gắn bó với nó hơn vào ngày tiếp theo. Một nguyên tắc được tạo ra bởi ý thức là một biểu hiện của sự chủ tâm dữ dộ nếu bạn thực sự quyết tâm kiểm soát cuộc sống của mình. Tin vui dành cho bạn là một khi đã quen với nguyên tắc đó, nó sẽ tự hoạt động và bạn không cần quan tâm cố gắng vì nó nữa.