Đưa ý kiến phản hồi với đối tác

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Tôi thường làm việc với các đối tác bên ngoài và nhờ đó rút ra kinh nghiệm rằng hãy đưa ra thật nhiều ý kiến phản hồi với họ và tìm kiếm những ý kiến đó từ chính những đồng nghiệp cùng cơ quan.

Giờ đây, một nửa thời gian của tôi làm việc như đối tác, tôi tập trung nhiều vào việc làm hài lòng khách hàng. Một số khách hàng đưa ra ý kiến phản hồi mà tôi thường sử dụng để phản ánh lại với các đối tác. Đã ở hai bên của các mối quan hệ như người trung gian, tôi càng thấy thuyết phục hơn bao giờ hết rằng khi các đối tác nhận được những ý kiến phản hồi thực sự, mọi người đều có lợi.

Dưới đây là những nguyên tắc cơ bản để việc đưa ra ý kiến phản hồi đối với bên ngoài có thể mang lại hiệu quả:

1. Đưa ý kiến phản hồi với đối tác giúp tiết kiệm thời gian. Một sự hiểu lầm phổ biến là sau khi công việc đã được bàn giao cho bên ngoài, các nhân viên trong công ty thường ngay lập tức giảm thời gian dành cho việc đó xuống gần như bằng 0.

Thực tế, việc đầu tư thời gian sau khi hợp đồng ký kết thường đem lại cảm giác khó chịu, thậm chí là dược coi là điều buộc phải làm. Sự thực là việc kiểm tra các thông tin đầu vào quan trọng ngay từ đầu, mà những thông tin đó chứa đựng nhiều câu hỏi hay, những thông tin thực tế được trao đối và những đánh giá chính xác được đưa ra, sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian về sau rất nhiều, dù việc đầu tư thời gian từ ban đầu không phải là dễ dàng.

2. Đừng giả định rằng công việc của đối tác là không thể thay đổi. Công việc của đối tác thường được coi như chiếc bánh pizza có thể gọi giao tại nhà: một chiếc bánh từ một cửa hiệu nhất định được làm theo một cách nhất định và luôn là như thế. Không thích ư? Hãy đặt ở một cửa hàng khác. Một đối tác, không giống một thợ làm bánh pizza, thường quyết định làm thế nào để tiếp cận công việc dựa trên nhận thức của mình (hoặc là sự nhầm tưởng của mình) về những điều mà cá nhân khách hàng muốn.

Nếu làm rõ nguyện vọng, mong muốn của bạn - thậm chí định rõ những mong muốn đó trong quá trình thực hiện công việc - đối tác rất có thể sẽ tự điều chỉnh. Họ có thể thực hiện những công việc giống nhau về cơ bản một cách khác biệt cho những khách hàng khác nhau nhưng vẫn làm khách hàng hài lòng. Các đối tác cá nhân cũng có những hạn chế và giới hạn nhưng rất có thể họ không chặt chẽ như bạn nghĩ.

3. Đừng chỉ đánh giá công việc - hãy giải thích sự đánh giá. Ý kiến phản hồi đối với một đối tác không phải nhằm mục đích để làm cho họ cảm thấy được yêu mến. "Tốt lắm!" hoặc thậm chí "Tuyệt vời!" không đem lại cho bạn điều gì nhiều hơn sự thiện chí nhưng cũng rất quan trọng. Hãy nói cho đối tác biết chính xác tại sao bạn thấy công việc có chất lượng cao - đặc biệt nhấn mạnh vào những giá trị bất ngờ mà đối tác mang lại.

Điều đó đảm bảo rằng đối tác sẽ duy trì những việc như vậy. Bạn cũng nên chỉ ra những yếu tố nào không quan trọng  dù những yếu tố đó không gây hại gì, để sau này đối tác có thể tạo ra được những giá trị cao hơn thế. Và dĩ nhiên, cũng nên cụ thể những gì bạn không thích và lý do tại sao để đối tác đưa ra những điều chỉnh đối với những việc làm trong tương lai cho bạn.

4. Đưa ý kiến phản hồi khi công việc mới chỉ bắt đầu. Sự khôn ngoan của nguyên tắc này với những dự án dài hạn là rất hiển nhiên: phản hồi sớm, có thể được đưa khi nào có thể, sẽ nâng cao chất lượng công việc trong những giai đoạn sau. Cho dù cơ cấu của dự án là gì, đưa ra ý kiến phản hồi được coi là tốt hơn khi nó đúng lúc bởi vì điều đó giúp cho việc liên kết nó với những công việc vừa mới hoàn thành.

Trì hoãn việc đưa ra ý kiến phản hồi thường đưa ra một ấn tượng chung ("Họ cơ bản thích điều đó") và thậm chí có thể tạo ra những cái nhìn phiến diện một cách tổng thể khi đối tác tập trung vào những nhiệm vụ mới. Nếu bạn đơn giản không thể đưa ra những ý kiến phản hồi quan trọng đúng lúc, hãy để đối tác biết điều đó.

5. Nhanh chóng công nhận kết quả công việc. Nếu bạn không làm điều này, đối tác có thể tốn thời gian khi băn khoăn không biết kết quả công việc đối với bạn như thế nào và điều đó kéo theo việc sẽ tốn thời gian. Điều này là một trong những dạng cơ bản của ý kiến phản hồi, tuy nhiên cũng là một trong những điều mà nhiều người quên thực hiện.

(Theo Nguyễn Tuyến//Steven DeMaio//Tuần Việt Nam)