Từ làm ăn phi vụ tới nhà phân phối chuyên nghiệp

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Sự thay đổi trong cung cách quản trị, phương thức điều hành đã giúp một hợp tác xã chuyển đổi từ mô hình cung ứng hàng của thời bao cấp thành một nhà phân phối chuyên nghiệp mà qua đó, hàng hoá từ nhà sản xuất tới tay người tiêu dùng trở nên ngắn và có chi phí hợp lý hơn.

Khi nhà bán lẻ ký nhận hàng, Thịnh, nhân viên giao nhận mở thiết bị điện tử cầm tay, cập nhật đơn hàng vừa giao. Về tới trụ sở, chiếc máy của Thịnh kết nối với hệ thống và cập nhật ngay dữ liệu. Ông Nguyễn Sự nói: “Nếu lượng hàng tồn giảm đến mức đặt trước, hệ thống tự động đặt hàng”. Quản lý hàng tồn là một trong những biện pháp mà liên hiệp hợp tác xã quận 3 triển khai sau khi có chủ trương phát triển thành nhà phân phối chuyên nghiệp.

Bước ngoặt cam go

Tháng 9.1995, khi liên hiệp hợp tác xã quận 3 nhận lời phân phối sản phẩm cho Unilever, ông Nguyễn Sự, giám đốc liên hiệp hợp tác xã thương mại quận 3 (HTX Q.3) kể: “Khó khăn mà chúng tôi phải đương đầu có rất nhiều, từ thiếu vốn, thiếu nhân sự, thiếu kinh nghiệm, thiếu phương tiện… nhưng rào cản lớn nhất chính là sự bất đồng ý kiến trong nội bộ”. Bất đồng là vì đơn vị vẫn ăn nên làm ra với các “phi vụ” nhập sữa Lactogen, xe gắn máy, vải sợi, hàng gia dụng, keo dán giày, có lợi nhuận cao, nhưng phải lách thủ tục.

Năm đầu tiên làm phân phối, chi phí cao ngất ngưởng cho các khoản xăng xe vận chuyển, tiền lương nhân viên, bao bì, và nặng nhất là hàng tồn kho đầy ắp. Nhiều người nản lòng ra đi. Điều này khiến ban chủ nhiệm và đội ngũ quản trị xác định rằng, phải xây dựng thế mạnh của nhà phân phối. Móc nối, thuyết phục, năm đầu tiên, liên hiệp có mạng lưới hơn ngàn cửa hàng. Vừa làm, vừa tích luỹ kinh nghiệm tổ chức hệ thống phân phối, liên hiệp tìm chuyên gia, đào tạo nhân lực để ứng dụng các giải pháp về tài chính kế toán, quản lý mạng để tiết giảm chi phí. Nhân viên tiếp thị theo chân người giao hàng đến từng điểm bán, chào mời, giới thiệu các chương trình khuyến mãi để từ đó tác động đến việc lấy hàng của người bán lẻ.

Vừa xây dựng quan hệ với nhà bán lẻ, các nhà quản trị, theo ông Sự, phải giải bài toán kéo được định phí tưởng chừng không đổi xuống thấp. Các nhà lập kế hoạch buộc phải sắp xếp, tính toán hoá đơn giao hàng sao cho hợp lý, để nhân viên đi trên một cung đường liên tục, số hàng được giao sẽ tăng nhiều hơn.

Ông Sự thừa nhận, quan trọng nhất, quyết định lớn nhất đến lợi nhuận phân phối chính là quản lý tồn kho. Ông Sự nói: “Kho hàng chuẩn là lượng dự trữ hợp lý, dự phòng vừa đủ cho trường hợp nhà máy sản xuất bị trục trặc không đủ hàng giao, dự phòng nhu cầu thị trường tăng đột biến bất ngờ trong ngắn hạn”. Nếu như trước đây, kho của doanh nghiệp tồn kho đủ giao 30 ngày, thì sau đó, giảm xuống còn 15 ngày và hiện nay thời gian tồn kho giảm xuống còn khoảng 10 ngày. Làm được vậy, buộc lòng liên hiệp phải thay đổi cách quản lý. Các nhân viên được trang bị thiết bị điện tử cầm tay nối với hệ thống trung tâm, để kịp thời cập nhật số liệu. Sau khi trang bị hệ thống, đơn vị ứng dụng tiếp chế độ đặt hàng tự động, đảm bảo lượng hàng tồn kho ở mức hợp lý. Nhờ vậy, hiệu quả sử dụng đồng vốn tăng lên.

Bước kế tiếp là quản lý công nợ theo quy trình. Ông Sự cho hay, chỉ cần thu hồi tiền nợ về chậm một giờ, nợ ngân hàng cộng thêm tiền lãi một ngày là có thể triệt tiêu lợi nhuận vài phần trăm của cả hệ thống phân phối.

Rút ngắn con đường sản phẩm

So với trước năm 1995, hiện nay sản phẩm từ nhà máy đến tay người tiêu dùng chỉ qua trung gian là nhà phân phối và người bán lẻ, giúp giảm chi phí bán hàng xuống khá thấp. Nhờ vậy, người tiêu dùng có thể mua hàng ở bất cứ nơi đâu với giá thống nhất do nhà sản xuất công bố. Mặt khác, việc hình thành các nhà phân phối chuyên nghiệp đã giúp cho thị trường hàng hoá được lưu thông trong trật tự, hạn chế các tình trạng đầu cơ gây nhiễu loạn.

Với một tỉ đồng vốn vào năm 1995, nay liên hiệp trở thành một trong những nhà phân phối hàng tiêu dùng lớn ở TP.HCM. Doanh thu năm 2009 là 500 tỉ đồng. Với ông Sự, tài sản lớn nhất liên hiệp có được là kinh nghiệm và kỹ năng quản lý, để tiếp tục hành trình chuyên nghiệp hoá trong áp lực cạnh tranh giữa các nhà phân phối trong và ngoài nước ngày càng cao.

(Theo Bích Thuỷ // SGTT Online)