Làm thế nào để thành công khi hợp tác trên toàn cầu

Các chuyên gia nói gì?

Quản lý một chuỗi các công vịêc kinh doanh khác nhau thật không hề đơn giản. Ông Mansour Javidan, Giám đốc Viện Tư Duy Toàn Cầu thuộc Trường Quản lý Toàn cầu Thunderbird và là tác giả của cuốn "Kinh doanh nước ngoài" đã nói: "Kỹ năng lãnh đạo toàn cầu phức tạp hơn nhiều việc lãnh đạo những con người bình thường". Theo ông Andy Molinsky, giáo sư môn Hành vi tổ chức tại Trường Kinh doanh Quốc tế, Đại học Brandeis, và cũng là tác giả của cuốn "Chuyển đổi quy tắc văn hóa" thì "Những giám đốc thông minh ở các công ty thông minh đang phần nào chuẩn bị cho việc hợp tác toàn cầu. Họ đọc sách và tham gia các khóa học". Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa rằng họ đã sẵn sàng. "Vẫn còn có khoảng cách giữa việc đọc và tưởng tượng một cách lý thuyết với việc trải nghiệm thực tế", ông bổ sung. Dưới đây là một số cách giúp ta thu hẹp khoảng cách đó và thành công trong việc hợp tác với người khác - bất kể đó là đồng nghiệp, nhà cung cấp hay khách hàng hay một nền văn hóa khác.

Lường trước những khó khăn

Thật chẳng dễ dàng gì khi làm việc trong môi trường đa văn hóa. "Ai cũng có những lăng kính văn hóa được hình thành từ khi chúng ta còn nhỏ. Điều này có ích cho đến khi chúng ta liên hệ với một người có lăng kính văn hóa khác", ông Javidan nói. Khi những chiến thuật thông thường thất bại, chúng ta buộc phải tìm kiếm những chiến thuật mới, đương nhiên điều này chẳng hề dễ chịu chút nào". "Chẳng dễ dàng gì khi phải hành xử theo một lối mới, và chúng ta trở nên không chắc chắn, hoài nghi, lung túng, bối rối và xấu hổ", theo ông Molinsky. Đừng hành hạ bản thân theo cách suy nghĩ như vậy. Đơn giản, bạn hãy chấp nhận nó như một phần trong quá trình cải thiện kĩ năng của mình.

Nhận thức về hành động của mình

Cái hay của lăng kính văn hóa là nó hoạt động cách tự động. Bạn không cần phải cân nhắc nên nói gì hoặc làm như thế nào khi tiếp xúc với một có chung một lăng kính văn hóa với bạn. Tuy nhiên, khi phải cộng tác với một ngừời đến từ nền văn hóa khác, bạn cần học cách kiểm soát lăng kính văn hóa của mình. Bạn phải nhận thức rõ hành động của mình, hãy tự vấn bản than những câu hỏi bạn chưa từng nghĩ đến trước đây: Bạn nên nói điều gì? Điều đó nên được nói theo cách nào? Ngôn ngữ cơ thể ra sao? Những nhận thức này cho phép bạn điều chỉnh hành vi của mình, giúp bạn hiểu người khác hơn và để người khác hiểu bạn hơn.

Ông Molinsky gợi ý hãy đặt bản thân vào những tình huống bạn sẽ phải đối mặt. Tự kiếm tìm những yếu tố "ngoại" trong văn hóa của bạn, buộc bản thân ý thức về hành động của mình và cách chúng được diễn giải. Bạn cũng có thể sử dụng công nghệ để tiếp cận với những nền văn hóa mới ngay cả khi ở nhà.

Nhận thức sự khác biệt

"Tôi nghĩ rằng một điều rất quan trọng là con người cần nhận thức được sự khác biệt trong văn hóa, trong cách nhìn nhận sự việc và giải quyết vấn đề" - ông Javian nói. Thay vì lờ đi những khác biệt từ những nền văn hóa khác nhau, các bên cần giải thích rõ với nhau cách làm thông thường của mình. Nếu chẳng may có bất đồng xảy ra, đừng để nó cản trở bạn, thay vào đó, hãy  tập trung vào mục tiêu chung. Mục tiêu này mới chính là cơ sở để bạn làm việc và tạo dựng mối quan hệ.

Hãy tiên phong đừng rập khuôn

Sau khi đã nghiên cứu cụ thể về cách thức làm việc của một nền văn hóa mà bạn định làm việc cùng, hãy thận trọng với những kiến thức bạn đã học được. Điều đó không có nghĩa là việc dập khuôn thì không hiệu quả và đáng xấu hổ. Theo ông Javidan, "con người có xu hướng hành động dựa trên một kinh nghiệm nào trước đó". Tuy nhiên, hành động của họ có thể chọc giận và gây mếch lòng đối tác. Molinsky khuyến khích chúng ta hãy tự sáng tạo theo cách của mình. Hiểu quá cái phản ứng hay cách tiếp cận đặc trưng  thông thường là gì đồng thời cũng nên ghi nhớ sắc thái biểu cảm. Ví dụ, theo ông Molinsky một người Ý thông thường thoải mái và thân mật hơn một người Thụy Điển. Ý thức được điều này, bạn sẽ dễ dàng tiếp cận và hợp tác với họ hơn. Hãy ghi nhớ, luôn giữ một tư tưởng cởi mở khi bạn gặp một người Ý bẽn lẽn.

Xây dựng niềm tin và chịu khó khám phá

"Niềm tin giống như là "chất bôi trơn" trong mối quan hệ giữa người với người. Khi hai người tin tưởng lẫn nhau, họ sẽ vẫn hợp tác tốt bất kể họ đến từ đâu", ông Javian nói.  Tuy nhiên những nền văn hóa khác nhau có những cách xây dựng niềm tin khác nhau. "Thành quả của niềm tin mang tính toàn cầu, nhưng cách tạo dựng niềm tin là khác nhau giữa những nền văn hóa khác nhau", ông nói tiếp. Con người thường bảo thủ trong những tình huống liên quan đến công việc. Họ thường sử dụng những bối cảnh xã hội để xây dựng quan hệ cá nhân, như mời đối tác đi ăn hay uống cà phê. Trong trường hợp ấy, hãy chịu khó khám phá. Hãy học cách nói một vài từ bằng ngôn ngữ của đối tác. Hỏi họ thế nào là một lãnh đạo thành công ở đất nước họ. "Nhớ rằng, đó là quan hệ giữa người với người, bởi vậy bạn phải tạo được sự gắn bó tình cảm con người" - ông Molinsky giải thích.

Văn hóa nào cần thích nghi

Theo ông Molinsky, câu trả lời phụ thuộc vào nhiều yếu tố, như bạn đang đứng ở đâu, bên nào có tiếng nói hơn trong mối quan hệ đó, ai có thâm niên cao hơn. Mục tiêu không chỉ là thích ứng với một nền văn hóa khác mà phải làm sao để cả hai đều cảm thấy thoải mái khi làm việc. Người quản lý của một nhóm toàn cầu với thành viên đến từ các quốc gia khác nhau thường xây dựng một nền văn hóa lai. Chìa khóa thành công ở đây là sự linh họat. "Đó là sự sẵn sàng chấp nhận những cách làm khác nhau", ông Javidan nói. Qua thảo luận với nhau, bạn có thể tìm được một giải pháp tích hợp dung hòa cho cả hai bên. Và không giả định, ngay cả khi bạn làm việc trong một nền văn hóa khác, bạn cũng nên cởi mở. "Tôi không bao giờ khuyên một người quản lý cư xử như một người dân bản địa", ông nói tiếp.

Nguyên tắc cần ghi nhớ

Nên:

• Nhận thức rằng hành vi của bạn đang được diễn giải và tiếp nhận ra sao

• Đặt ra câu hỏi thành công là như thế nào ở một nền văn hóa khác

• Thiết lập cách làm việc thoải mái cho tất cả các bên

Không nên:

• Bắt chước những người bạn đang làm việc cùng - thay vào đó phát triển một cách riêng mà bạn có thể điều chỉnh dựa trên kinh nghiệm.

• Cố gắng dung hòa những khác biệt trong cách làm việc

• Cố gắng thích nghi với nền văn hóa khác

Nghiên cứu tình huống số 1: Biết khi nào cần phải thích nghi

Steve Billeaud, một doanh nhân sinh trưởng ở Louisianna và hiện là quản lý kinh doanh ở một công ty dịch vụ dầu khí quốc tế lớn. Năm 1987,  khi lần đầu tiên Steve nhận nhiệm vụ ở nước ngoài tại Aberdeen, Scotland , anh không biết nhiều về cách làm việc với đồng nghiệp đến từ những nền văn hóa khác. Anh cũng chẳng được đào tạo gì về kỹ năng này. "Thời đó, các công ty chưa nhận thức được sự khác biệt văn hóa cũng như phải trang bị kiến thức cho nhân viên về vấn đề này", Steve phân trần.

Vào những năm 90, Steve chuyển đến Trung Đông để đảm nhận một chức vụ điều hành tại đó. Anh cười khi nghĩ lại những kinh nghiệm mới mẻ hồi đó "Chắc hẳn nhìn tôi như một tên hề. Tôi đã đối xử với họ như với những người Mỹ". Đội kỹ thụât của Steve bao gồm một số người Ả rập, đa số đến từ những quốc gia khác nhau. Một thiết bị họ quản lý không hoạt động, và tất cả phải họp lại để tìm ra vấn đề. Một kỹ sư trong đội đứng lên nói rằng nguyên nhân là do van hoạt động không tốt. Anh ta đổ lỗi cho Steve và công ty của Steve về lỗi này: "Bộ phận mà anh ta đang nói đến được sử dụng trong tất cả các thiết bị của chúng ta. Tôi cần sản phẩm này chạy tốt ở tất cả các thiết bị". Qua các cuộc họp trước, Steve biết việc chỉ tay năm ngón đã là một tập quán, và anh cũng biết nếu anh bảo người kỹ sư kia là sai, chắc chắn xung đột sẽ xảy ra. Thay vào đó, Steve đứng dậy và nói " Vấn đề anh chỉ ra là hoàn toàn đúng", và anh cũng chứng tỏ cho mọi người thấy tất cả những điều người kỹ sư đó nói là đúng. "Tôi nhiệt liệt ủng hộ anh ta", Steve chia sẻ. Sau đó anh tiếp tục giải thích việc van không hoạt động do nó không được đặt trong điều kiện làm việc tiêu chuẩn. Đó là vấn đề thuộc sự kiểm soát của kỹ sư. Trong trường hợp này, Steve đã vừa có thể đưa ra vấn đề cơ bản, vừa giữ thể diện cho người kỹ sư nọ. Điều đó thật sự hiệu quả. Cả đội đã cùng nhau khắc phục vấn đề khiến van không hoạt động.

Cho đến nay, Steve đã làm việc tại 53 quốc gia khác nhau. Anh nhận thức được văn hóa khác nhau của những cộng sự anh sẽ làm việc cùng. "Trước khi gặp đối tác, tôi chuẩn bị kiến thức về văn hóa của họ trong đầu. Họ sẽ cảm nhận như thế nào về lời nói và hành động của tôi? Tôi cố gắng nói chuyện và trả lời họ theo cách tôi nghĩ họ muốn", anh nói. Tuy nhiên anh cũng thận trọng tránh việc khái quát hóa nó. "Không có chuẩn mực nào cả. Nếu bạn cho rằng có một cách có thể áp dụng với tất cả mọi người, bạn sẽ thất bại".

Nghiên cứu tình huống số 2: Lịch trình làm việc phù hợp với tất cả mọi người

Victor Equisoain, Giám đốc cấp cao phụ trách Dịch vụ tại Công ty điện gió Acciona khu vực Bắc Mỹ, tiến hành dự án đầu tiên của mình tại Mỹ năm 2007. Acciona, một tập đoàn Tây Ban Nha tập trung vào các công trình dân dụng, xây dựng, và cơ sở hạ tầng, xây dựng một trang trại sử dụng sức gió ở Bắc Dakota. Dự án được thực hiện bởi 15 nhân viên Tây Ban Nha từ Acciona và 15 người Mỹ từ một nhà thầu phụ. Là quản lý dự án, Victor làm việc ở Tây Ban Nha và ra công trình một tháng một lần.

Tuy nhiên chẳng bao lâu sau khi dự án bắt đầu, Victor nhận được một cuộc điện thoại từ giám đốc điều hành hỏi lý do tại sao các nhà thầu phụ lại bất bình đến thế. Tình hình nghiêm trọng đến mức Victor đã phải ngay lập tức đến công trình để tìm hiểu vấn đề. Khi đến đó, quản lý của bên công ty hợp đồng phụ cho biết "Nhóm của anh không có mặt trong cuộc họp kế hoạch vào buổi sáng. Buổi chiều, chúng tôi cũng không biết họ đi đâu. Chúng tôi rời khỏi đây sớm hơn họ. Chúng tôi không thể tiếp tục thực hiện dự án theo cách này nữa" Đội của Victor cũng cảm thấy khó chịu. Họ nói rằng người Mỹ thường về sớm và không hoàn thành việc khi về. Victor nhanh chóng nhận ra rằng họ đang làm việc trên hai thời gian biểu hoàn toàn khác nhau - thời gian tiêu chuẩn của người này lại không phải là tiêu chuẩn của người kia. "Cả hai đội đã rất phiền lòng với tình hình này" anh nói. "Vấn đề cốt lõi là phải chăng chúng ta vẫn chưa sẵn sàng làm việc tại Mỹ"

Victor giải thích cho cả hai bên về vấn đề đang diễn ra. Người Tây Ban Nha đến khoảng 8 giờ sáng, sau khi người Mỹ đã làm việc được một giờ. Sau đó họ ăn trưa khoảng hai tiếng, theo tập quán của người Tây Ba Nha, và họ ở lại làm việc đến muộn, rất lâu sau khi người Mỹ đã về từ lúc 5 giờ chiều. Vấn đề ở đây không phải là một bên biến mất hay về sớm, mà do lịch trình thời gian của họ khác nhau. Sau đó Victor đã ngồi xuống với cả hai đội để cùng thỏa hiệp. Bên người Tây Ba Nha đồng ý đến sớm hơn. Họ vẫn ăn trưa hai tiếng và ở lại muộn sau khi những người Mỹ đi về, nhưng họ chỉ làm các công việc giấy tờ để cả hai đội cùng nắm được vấn đề khi họ bắt đầu công việc vào sáng ngày hôm sau.

Vấn đề tương tự phát sinh khi làm báo cáo. Người Mỹ thường làm báo cáo ngày, báo cáo tuần và báo cáo tháng. Tại Tây Ban Nha, báo cáo không nghiêm ngặt như vậy. Trong trường hợp này, Victor và quản lý của anh đã làm theo cách của người Mỹ. Anh cho rằng về mặt nguyên tắc, họ là bên khách hàng nhưng vẫn thấy tốt hơn nếu họ thích nghi với tập quán ở đây. "Thông điệp gửi đến nhóm là "Tốt thôi, chúng tôi đang làm việc ở đây. Họ có văn hóa và cách làm việc của họ. Điều này chẳng tốt cũng chẳng xấu. Đơn giản, nó chỉ là sự khác nhau", anh nói.

Kể từ đó Acciona đã thực hiện một vài dự án khác của công ty. Họ cũng bắt đầu đào tạo nhân viên trước khi họ đến làm việc ở các nước khác, từ Úc đến Mexico và Ba Lan. Họ có các nhóm làm việc cùng với nhau và chia sẻ với nhau những thông tin cơ bản, từ thức ăn, tôn giáo đến họat động kinh doanh và cùng bàn bạc về những thách thức họ sẽ gặp phải.