Để hợp tác hiệu quả với đối tác thầu

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Một người bạn gọi điện cho tôi than thở về sự chán nản, mệt mỏi của anh ấy khi làm việc với nhà thầu đối tác IT hiện tại. Bạn tôi đang khởi đầu của một doanh nghiệp thương mại điện tử và cảm thấy nản bởi tiến độ làm việc chậm chạp của đối tác. Anh đã cố gắng thoát ra khỏi dự án và trao nó cho một người khác.

Những doanh nhân cảm thấy mệt mỏi với nhà thầu đối tác không có gì là mới. Tôi biết một CEO của một doanh nghiệp mới thành lập khác cũng có những cảm giác tương tự về một nhà thầu đối tác sản xuất.

Vấn đề mà các doanh nhân trải qua với các đối tác là khác nhau nhưng vẫn có một điểm chung. Nhiều doanh nghiệp mới thành lập, kể cả các doanh nghiệp đã phát triển, đang làm việc với các nhà thầu đối tác, những người không coi bản thân họ là những đối tác cộng tác mà chỉ đơn thuần là nhà thầu đối tác.

Những đối tác cộng tác cảm thấy có phần sở hữu đối với công việc nhưng đối tác nhà thầu thì chỉ muốn hoàn thành công việc. Điều đó không có vấn đề gì với những dự án nhỏ, nhưng khi những dự án được kí kết giao thầu là một phần quan trọng đối với tương lai của doanh nghiệp, thì tâm lý đó của đối tác nhà thầu là không đủ; những dự án lớn đòi hỏi sự cam kết.

Ảnh: gaylerconstruction.com

Những cam kết bùi tai từ một đối tác nhà thầu không phải là một lời xác nhận trực tiếp. Nhà thầu không phải là một bộ phận trong công ty bạn và bạn thiếu thẩm quyền đối với nhân viên của họ. Tuy nhiên, họ là một phần của cái mà nhiều người trong chúng ta gọi là tổ chức cần thiết phải có và cần phải được coi như những người cộng tác. Nếu không, bạn đang quản lý bởi giấy tờ chứ chứ không phải bằng cam kết.

Những cam kết chắc chắn với bất cứ một nhân viên nào là một thách thức, nhưng thực hiện nó cho những người không báo cáo hoặc làm việc cho bạn sẽ thực sự khó khăn. Nhưng không phải là không thể! Dưới đây là một số gợi ý để giải quyết vấn đề về nhân lực trong kênh cung cấp của bạn.

Hãy để mọi người cùng làm việc. Khi dự án được kí kết là quan trọng, bạn thường muốn nhân viên của bạn hiểu ảnh hưởng của nó với tổ chức. Quy tắc tương tự cũng áp dụng với đối tác nhà thầu. Thông tin những điểm quan trọng của dự án cho những người chịu trách nhiệm chính ở phía đối tác nhà thầu đối với việc thực hiện, quản lý dự án của bạn.

Hãy đề cập đến những điều bạn hy vọng sẽ đạt được. Cung cấp đầu vào cho việc làm thế nào để làm được điều đó một cách hiệu quả. Hãy hỏi họ muốn được quản lý như thế nào và làm sao để bạn trở thành công ty khách hàng tốt đối với họ. Đối thoại đặt nền tảng cho việc thiết lập niềm tin.

Giao tiếp trao đổi. Đối tác nhà thầu cần phải thông báo cho khách hàng biết tiến độ công việc. Do đó, hãy thiết lập điểm giao tiếp liên lạc. Ví dụ, hãy yêu cầu việc cập nhật thông tin qua thư điện tử vài ngày một lần và thông qua điện thoại một lần một tuần. Hãy tạo thói quen thỉnh thoảng họp mặt trực tiếp. Khách hàng thậm chí có thể muốn gặp mặt ăn trưa hoặc ăn tối. Điều đó sẽ tạo điều kiện cho việc giao tiếp cởi mở.

Hãy nói rõ ràng rằng bạn sẽ không chấp nhận việc giấu diếm những tin tức không tốt nhưng cùng lúc hãy xây dựng sự tin tưởng nơi nhà cung cấp, nhờ đó họ sẽ cung cấp cho bạn những đánh giá trung thực nhất về công việc.

Đòi hỏi sự chính xác, rõ ràng. Một khi, thời gian thực hiện đã được thiết lập, hãy yêu cầu mọi người tuân thủ nó. Những khoản thanh toán có liên quan tới mốc, giai đoạn của dự án. Nói thì dễ hơn làm do rất nhiều dự án có liên quan đến chuyên môn kĩ thuật không thể thực hiện đúng hạn, không phải vì đối tác nhà thầu làm gì sai mà vì quy mô của dự án thay đổi.

Vì vậy một người quản lý thông minh sẽ làm việc với đối tác nhà thầu để thiết lập những thông số mới và thanh toán cho họ những phần công việc đã hoàn thành theo thời gian và đưa ra những yêu cầu thay đổi cho công việc mới. Giao tiếp cởi mở là điều cần thiết, nó là nền tảng để duy trì dự án được thực hiện trôi chảy.

Đôi khi việc tìm kiếm một đối tác nhà thầu khác là cần thiết. Những đối tác nhà thầu hiện tại có thể không có đủ năng lực hoặc khả năng để thực hiện những thông số kĩ thuật đã được thỏa thuận. Thế thì bạn phải chia tay họ thôi. Dù điều này có thể làm nảy sinh một số chi phí, nhưng nó cũng không khó như (ít nhất là về mặt tình cảm) sa thải một nhân viên. Bạn đang hủy bỏ một hợp đồng chứ không phải một con người.

Làm việc hợp tác với đối tác nhà thầu đã trở nên cần thiết hơn đối với nền kinh tế đang suy giảm. Những tài năng cơ bản được giữ lại nhưng mọi thứ đều phải tuân theo việc sử dụng đối tác cung ứng để tiết kiệm chi phí. Điều này tạo ra những cơ hội lớn dựa trên năng lực.

Đó là, các công ty và những đối tác nhà thầu đều tập trung vào những gì mình làm tốt nhất. Các nhà cung cấp cũng tự do chào bán dịch vụ của họ tới cơ sở khách hàng rộng lớn hơn và trong quá trình đó phát triển doanh nghiệp của họ.

Tập trung vào vấn đề nguồn lực trong chuỗi cung cấp là quan trọng, phớt lờ, bỏ qua nó sẽ chỉ dẫn đến việc không thực hiện được đúng tiến độ, vượt quá ngân sách và bỏ lỡ cơ hội thị trường.

(Theo Nguyễn Tuyến//John Baldoni//Tuần Việt Nam)