Để thông điệp đến được đích

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Những nhà lãnh đạo của thế kỷ trước, diễn thuyết, sau đó yêu cầu trợ lý của mình gửi những lá thư tay có kèm nội dung, và có thể kèm theo đó là một cuộc gọi để chắc chắn rằng lá thư đã đến nơi.

Những nhà lãnh đạo của của thế kỷ 21 gửi một lá thư điện tử và nghĩ rằng họ đã quan tâm đến mọi việc. Thông điệp đã được nhận. Công việc đang được thực hiện. Thỏa thuận đã được giao kèo.

Không hề.

Nếu thông điệp là vô cùng quan trọng, hãy gửi nó qua nhiều kênh thông tin khác nhau, dưới nhiều hình thức khác nhau, và làm điều đó một vài lần. Ảnh: Corbis

Theo kinh nghiệm của tôi, người ta không “nắm được” những thông điệp quan trọng nhất mà các lãnh đạo cố gắng gửi gắm ngay từ lần đầu tiên. Điều này không phải do cố tình, nhưng có quá nhiều tiếng ồn và có quá nhiều sự phân tán. Và những lãnh đạo với rất nhiều ý tưởng nhận thấy rằng mọi người chờ đợi để xem đâu là vấn đề được ưu tiên, đâu là công việc cần phải thực hiện, và đâu là những vấn đề mà người lãnh đạo thực sự quan tâm.

Tôi cũng nhận ra rằng người ta không tự động đọc tất cả những thư điện tử hay những tài liệu đính kèm. Họ chỉ đọc những dòng tiêu đề thư để xem liệu họ có nên đọc nội dung bên trong không. Nếu dòng tiêu đề để trống, sẽ có nguy cơ thông điệp bị bỏ lỡ. (Hiện tôi cũng đang cố đưa những nội dung chính nhất của thông điệp vào dòng tiêu đề).

Hơn nữa, ngay cả khi người ta nghe thấy điều gì đó một lần, họ cũng không nhất thiết phải nhớ là họ đã nghe điều đó. Những người bận rộn với rất nhiều các dự án khác nhau có thể quên rằng có một vấn đề gì đó đã được thảo luận và họ lại đưa ra vấn đề đó một lần nữa trong cuộc họp. Những nhà lãnh đạo đừng cho rằng chỉ bởi vì một điều gì đó đã được nói đến có nghĩa là nó đã được lắng nghe.

Vì vậy hãy sử dụng nguyên tắc của sự dư thừa. Nếu thông điệp là vô cùng quan trọng, hãy gửi nó qua nhiều kênh thông tin khác nhau, dưới nhiều hình thức khác nhau, và làm điều đó một vài lần. Điều này có vẻ hơi phiền hà, tôi biết, nhưng phím “xóa” (delete) quá dễ để sửa dụng. Tôi chưa bao giờ thấy phiền một thư nhắc nhở lịch sự (sau khi một khoảng thời gian đã trôi qua), đặc biệt là nếu nó dễ trả lời.

Đối với những bài diễn thuyết, hãy làm cho những dòng tiêu đề thật gây ấn tượng, nhắc lại chúng một vài lần, và nói về chủ đề đó trong một vài bài diễn văn tiếp theo.

Tôi không nghĩ sự dư thừa này là lãng phí; tôi nghĩ nó đem lại sự tập trung. Nếu bạn muốn tất cả mọi người cùng tập trung vào một trang, hãy để họ nhìn thấy nó một cách thuận lợi và thường xuyên.

(Theo Minh Phương//Rosabeth Moss Kanter//TuanVietnam)