Ba cách để giảm chi phí đầu tư

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Những phiên bản sản phẩm mới lúc nào cũng được giới thiệu rất tốt, nhưng đôi khi công ty của bạn chưa cần đến nó.

Trong thời đại công nghệ thông tin, không thể điều hành một doanh nghiệp mà không có một sự đầu tư cho công nghệ – điều mà nhiều giám đốc công nghệ (CIO) tin rằng có thể giúp hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao.

Làm thế nào để đầu tư cho công nghệ một cách ít tốn kém nhất nhưng lại có thể đạt hiệu quả cao nhất? Đó là một câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa mong muốn có câu trả lời, đặc biệt trong tình huống công ty cần sự ổn định về tài chính. Sau đây là ba cách để cắt giảm chi tiêu cho công nghệ.

1. Kiểm toán kho công nghệ

Đây là thời điểm tốt để quyết định ngân sách công nghệ cho năm 2010. Có gì dư thừa? Những gì cần phải được thay thế? Những gì có thể giữ lại cho năm tiếp theo?... Đừng nghĩ rằng hễ cứ một phiên bản mới được cho ra đời là công ty bạn phải mua nó vì đôi lúc những thứ này chỉ là một “chiếc bình mới chứa rượu cũ”. Các chuyên gia nói rằng, bạn không cần phải nâng cấp phiên bản phần mềm mới nếu các ứng dụng hiện tại có thể đủ cho nhu cầu của công ty.

“Nếu đã lỡ tậu về quá nhiều hệ điều hành, nền tảng máy tính xách tay hoặc giấy phép về bản quyền phần mềm chồng chéo nhau, thì cách tốt nhất là bạn nên rà soát lại và thu dọn chúng cho sạch sẽ”, ông John Stevenson, một nhà tư vấn công nghệ cao và là người đứng đầu tổ chức Society for Information Management, khuyên.

2. Thử phần mềm trên nền web

Theo lối nói của những người trong ngành công nghệ thông tin, những phần mềm chạy trên nền web được gọi là ảo hóa, điện toán đám mây, sử dụng phần mềm như một dịch vụ hoặc dùng phần mềm theo yêu cầu.

Đối với nhiều công ty, việc sử dụng những ứng dụng trên nền web có giá rẻ hơn vì công ty chỉ trả một khoản phí dịch vụ hằng tháng, chẳng hạn như sao lưu dữ liệu hoặc bảo mật, phòng chống virus...

Innovations International Inc., một công ty tư vấn có trụ sở tại Salt Lake City và San Francisco của Mỹ, bắt đầu sử dụng nhiều dịch vụ trực tuyến từ tháng 4-2008, đến nay công ty 25 tuổi này đã hoàn toàn “ảo”. Công ty đã tiết kiệm 20-30% chi phí hoạt động nhờ sử dụng dịch vụ điện thoại RingCentral.com, dịch vụ Egnyte.com cho các máy chủ cơ sở dữ liệu, Skype cho các cuộc gọi nội địa và quốc tế và Google Apps cho e-mail.

Giám đốc điều hành Danny Guillory của Innovations International Inc., cho biết công ty không còn phải  trả tiền thuê văn phòng – từ 5.000 đến 6.000 đô-la mỗi tháng – vì năm nhân viên của họ đều làm việc ở nhà. Nhiều dịch vụ trực tuyến hiện được miễn phí hoặc có mức phí sử dụng rất rẻ, chỉ từ 25 đến 90 đô-la một tháng.

3. Thương lượng giá cả

Khủng hoảng kinh tế được cho là đã qua, nhưng khó khăn vẫn còn đó. Các chuyên gia khuyên rằng, bạn nên đề cập đến yếu tố này trong các hợp đồng chuẩn bị tái ký với các nhà cung cấp, nhà phân phối sản phẩm cho công ty bạn để có được mức giá đặc biệt, được khuyến mãi hay điều gì đó mà chắc chắn trong thời điểm bình thường bạn khó lòng đạt được. Nếu biết một công ty nào đó sẵn lòng cung cấp hàng với mức giá tốt, thì bạn có thể nhắc nhở điều này để nhà phân phối của bạn đưa ra một quyết định tốt hơn.

“Do điều kiện kinh doanh trên mạng nên các quy tắc và hợp đồng được linh hoạt, và các nhà cung cấp muốn giữ khách hàng của họ”, ông Richard Nathan, Chủ tịch Tailored Technologies LLC, một công ty tư vấn công nghệ cao tại New York, cho biết. “Họ vẫn muốn có một cái gì đó hơn là không có gì”, ông Richard Nathan nói. Ông sử dụng chiến thuật này của mình để tiết kiệm điện thoại và hợp đồng Internet. “Đó là chìa khóa cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Một số người trong họ không biết rằng họ có thể thương lượng”.