Công nghệ thông tin - ứng dụng tất yếu cho tư vấn tài chính

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Tận dụng tối đa các ứng dụng công nghệ cao là yếu tố vô cùng quan trọng để đứng vững trước các đối thủ cạnh tranh và xây dựng doanh nghiệp.

Giờ là thời điểm mà sự trợ giúp của các chuyên gia cố vấn tài chính giỏi trở nên hữu ích hơn lúc nào hết với các khách hàng. Và cách thức nhanh gọn, hiệu quả nhất là gì? Liệu có phải là tận dụng công nghệ cao? Chính xác, và phải làm thật nhanh chóng, gấp rút trước khi các đối thủ cạnh tranh vượt qua bạn.

Những chọn lựa khôn ngoan, vận dụng công nghệ một cách cẩn trọng đã được chứng minh là hữu ích cho công việc làm ăn của các nhà cố vấn. Công nghệ có thể mang lại những khách hàng mới tiềm năng – những người muốn thay đổi nhà tư vấn hoặc những người lần đầu kiếm tìm sự trợ giúp từ các chuyên gia cố vấn trong bối cảnh khủng hoảng tài chính.

Năm ngoái, Trường kinh doanh Havard đã cộng tác với các nhà môi giới kinh doanh của Commonwealth Financial Network thực hiện một nghiên cứu mới xoáy sâu vào chủ đề: Công nghệ góp phần thúc đẩy nghành công nghiệp tư vấn tài chính ra sao?

Nghiên cứu chỉ ra rằng các chuyên gia tư vấn của Commonwealth – những người trong quá trình xử lý công việc có nhờ đến sự trợ giúp từ máy tính càng nhiều – chủ yếu là các công việc liên quan đến vận hành hoặc dịch vụ chăm sóc khách hàng, thì tốc độ đạt được kết quả cũng nhanh hơn.

David James Brunner – một nghiên cứu sinh tiến sĩ của Trường kinh doanh Havard, cho biết: kết quả của bài nghiên cứu đã chỉ rõ sự đầu tư thích đáng vào công nghệ thông tin (CNTT) có thể giúp tăng trưởng lượng khách hàng của các nhà tư vấn tài chính với tốc độ và quy mô lớn hơn nhiều. Ông cũng lưu ý rằng: “Hiệu quả mang lại từ việc ứng dụng hệ thống CNTT sẽ góp phần quan trọng trong việc xác định tỉ lệ tăng trưởng khách hàng trong tương lai”.

“Tuy nhiên, bằng cách này hay cách khác, CNTT không phải là chiếc đũa thần dẫn đến sự tăng trưởng. Một trong những lý do tạo ra mối quan hệ nhân quả giữa tăng trưởng và CNTT chính là việc nó trợ giúp đắc lực của các nhà tư vấn, giúp khách hàng có sự trải nghiệm tốt hơn, chẳng hạn chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng cao hơn”, theo Brunner.

Mức độ cạnh tranh của thị trường ngày nay đòi hỏi những nhà môi kinh doanh phải tự mình bỏ tiền đầu tư cho công nghệ. Không những thế, khoản đầu tư đó phải không ngừng tăng lên và thậm chí là có giá trị lớn nhất từ trước tới nay. Theo ngài Drucker (đang hoạt động tại Albuquerque , New Mexico), trong ngành tư vấn tài chính, giờ chính là thời điểm để đầu tư nhiều hơn vào công nghệ.

“Khi thị trường trượt dốc, nhiều người rơi vào u mê hay buồn đau. Nhưng rồi cuối cùng họ cũng sẽ phải thoát ra khỏi tình trạng đó để bắt đầu cuộc sống mới. Đó chính là lúc các nhà tư vấn giỏi mở cửa chào đón khách hàng mới ùn ùn kéo tới; cũng có nghĩa là họ sẽ cần tới sự hỗ trợ từ công nghệ để tăng năng suất làm việc, cũng như giải quyết tất cả các công việc mới phát sinh. Còn lúc nào tốt hơn để tăng tốc?”

Công nghệ cao không thay thế sự giao tiếp tinh tế

Tuy nhiên ứng dụng các công nghệ tiên tiến bậc nhất có thể trở thành con dao hai lưỡi. Giữa một biển những phát minh, sáng chế, nếu mất kiểm soát hay đi quá xa, khi đó rất có thể bạn sẽ nhận được kết quả hoàn toàn trái ngược với mong đợi.

“Nhà tư vấn càng thành thạo công nghệ bao nhiêu, số tiền họ kiếm ra càng ít bấy nhiêu”, theo ý kiến của John J. Bowen Jr., CEO của CEG Worldwide, một công ty tư vấn và đào tạo các chuyên gia tư vấn tài chính. Phát biểu của Bowen dựa trên những gì ông mắt thấy tai nghe khi còn là cố vấn cho các công ty chứng khoán tổng hợp wirehouse, trong đó có rất nhiều hãng lớn. Họ bắt kịp công nghệ sát nút tới mức quên mất tầm quan trọng của việc giữ quan hệ với khách hàng, đồng nghĩa với việc không còn lấy khách hàng làm trung tâm nữa.

“Chúng tôi nhận thấy các chuyên gia cố vấn dành ít nhất 60% thời gian của mình để gặp gỡ khách hàng, thu về khoản lời gấp 6 lần bình thường. Công nghệ là một trợ thủ đắc lực và hiệu quả về mặt chi phí, nhưng cần phải cẩn trọng đối với mặt trái của nó”.

“Khi bạn phỏng vấn khách hàng và đặt mọi thứ lên màn hình tinh thể lỏng để gây ấn tượng với họ, lúc đó công nghệ mới tuyệt làm sao – nhưng đó cũng là nhân tố có thể khiến cho bản thân bạn cảm thấy xa lạ. Điều một nhà đầu tư luôn tìm kiếm ở cố vấn của mình là một người đáng tin tin cậy, gần gũi và có thể liên hệ một cách trực tiếp”.

Drucker cũng tán thành ý kiến này. Ông cho rằng: “Công nghệ không phải là một mánh khóe tiếp thị. Khi khởi nghiệp năm 1981, tôi đảm nhiệm vai trò lên kế hoạch mà thu nhập chính là từ lệ phí do khách hàng trả. Tôi đã cảm thấy rất đỗi tự hào về những phần mềm giúp lên kế hoạch tài chính do chính tay mình phát triển tới mức mơ tưởng một viễn cảnh hết sức tươi sáng cho công việc kinh doanh – một hệ thống độc đáo và chuyên biệt. Tuy nhiên, họ chẳng mảy may quan tâm. Các nhà đầu tư chỉ muốn biết kết quả cuối cùng thu được là gì, và bạn phải đáp ứng nhu cầu của họ. Họ không quan tâm bạn làm thế nào để đạt được kết quả đó”.

Cũng theo Drucker, mục tiêu chủ yếu của công nghệ là tăng nhu cầu liên quan đến marketing: chẳng hạn phát triển website thương mại điện tử để tiếp cận với các khách hàng mới. Bowen gọi đó là “công nghệ đòn bẩy hỗ trợ marketing tín nhiệm – xác định những lỗ hổng thị trường giúp bạn có cơ hội xâm nhập. Trên website của mình, bạn cần đưa ra những cam kết có sức cuốn hút, đảm bảo mang đến cho các khách hàng của mình những giá trị khác biệt; tuy vậy, chúng phải nằm trong giới hạn khả năng của bạn như đã chỉ ra trong viễn cảnh phát triển nêu trên”.

Để đảm trách khối lượng ngày càng lớn tài sản của khách hàng, các chuyên gia tư vấn cũng cần đầu tư vào những công nghệ giúp tiết kiệm thời gian quản lý, chẳng hạn như: Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM - Client Relationship Management) hay Hệ thống báo cáo danh mục đầu tư.

Hiện nay, các chuyên gia cố vấn tài chính buộc phải đưa một quyết định quan trọng khi họ tiếp cận và chiếm lĩnh được các công nghệ mới: nên kinh doanh theo phương thức truyền thống hay chuyển hẳn sang thương mại điện tử thuần túy. Cùng với cách làm việc văn phòng, thương mại điện tử cũng cho phép bạn tiếp cận từ xa và lưu giữ tài liệu khi gặp khách hàng.

Nếu bạn là một nhà tư vấn cho các công ty chứng khoán tổng hợp wirehouse, chắc hẳn tổ chức của bạn không tránh khỏi việc đưa ra quyết định này. Lấy Merrill Lynch làm ví dụ, họ đang tập trung phát triển máy điện toán di động quản lý từ xa. Hiện thời, hãng này đã xây dựng thành công phiên bản thử nghiệm trên BlackBerrry của những cố vấn tài chính nhằm quản lý tài sản nơi làm việc.

“Đối với Merrill Lynch, công nghệ là một trong những ưu tiên hàng đầu”, Chris Randazzo, giám đốc quản lý, đồng thời là người đứng đầu Global Wealth Management (trụ sở tại New York) cho biết. “Nghiên cứu chỉ ra rằng những chuyên gia cố vấn hàng đầu sử dụng ngày càng nhiều sự trợ giúp đắc lực từ các ứng dụng công nghệ cao, chẳng hạn hệ thống CRM hay báo cáo quản lý chuyên biệt".

Tăng năng suất làm việc, giảm giấy tờ

Trong dự án nghiên cứu hợp tác giữa Commonwealth và Havard, Brunner quan sát thấy “hầu hết mọi người đều có xu hướng chuyển sang mô hình văn phòng điện tử hóa, và một vài trường hợp đã thực sự thành công”. Tại một chi nhánh, vị cố vấn tài chính chỉ cho Brunner xem một dãy tủ đựng tài liệu hoàn toàn trống rỗng và nói đầy tự hào: “Ngài hãy nhìn xem, hoàn toàn không có chút giấy tờ nào!”

Theo kết quả nghiên cứu của một nhà tư vấn của LPL, hệ thống lưu trữ tài liệu dưới dạng văn bản đã giảm 22% mỗi năm. “Hoạt động của các văn phòng điện tử mang lại lợi nhuận cận biên cao hơn các văn phòng truyền thống bởi những hiệu quả thu được từ tiết kiệm chi phí vận hành”.

Drucker, người đi theo xu hướng này cách đây nhiều thập niên, coi trọng các văn phòng điện tử này như một nhu cầu tất yếu. Tuy nhiên, “trên thực tế, khoản tiền tiết kiệm được hoàn toàn không như những gì nhiều người nghĩ. Không phải là tiết kiệm được tủ lưu trữ tài liệu hay đại loại vậy, mà là tiết kiệm từ dịch vụ chăm sóc khách hàng cũng như thời gian truy cập và kiếm tìm thông tin”.

Ngài Randazzo của Merrill thì lưu ý rằng: “Công ty chúng tôi đang tìm cách cải thiện tình hình hiện tại, và chắc chắn văn phòng điện tử sẽ nằm trong kế hoạch đó”. Hãng này đã triển khai việc gửi các xác nhận, báo cáo và một số tài liệu khác cho khách hàng qua mạng Internet. “Văn phòng điện tử quả thực là mảng mà chúng tôi đang cố gắng thúc đẩy nhiều, nhiều hơn nữa”.

Bowen cũng ngồi làm việc tại một chiếc bàn kính, không hề có chiếc bút nào trên đó, thể hiện sự phản đối với cách thức lưu trữ tài liệu dưới dạng văn bản. Ông gợi ý rằng các nhà cố vấn có thể gửi các báo cáo hay thông báo giới thiệu mới cho khách hàng qua mạng dưới dạng PDF, thay vì gửi qua đường bưu điện.

Công nghệ tất yếu

“Các ứng dụng công nghệ chính là những cỗ máy khổng lồ giúp tiết kiệm thời gian với vô số các chức năng tuyệt vời”, theo Bowen, người sáng lập đồng thời là CEO của CEG Worldwide – một công ty tư vấn và đào tạo các cố vấn tài chính. Lưu ý một chút rằng CEG là một “công ty ảo” với tất cả các dịch vụ được đưa tới khách hàng bởi khoảng 60 nhà thầu độc lập ở các thành phố khác nhau trên khắp nước Mỹ.

Ông chia ứng dụng công nghệ thành bốn danh mục khác nhau:

1. Các công cụ liên quan tới chăm sóc khác hàng như: email, website.

2. Các công cụ liên quan tới nâng cao hiệu suất làm việc như: hệ thống điện thoại, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM, lưu trữ số hóa – hệ thống ghi âm/ nhận dạng giọng nói.

3. Các công cụ liên quan tới hỗ trợ kĩ thuật như: công cụ nghiên cứu, công nghệ nền back-office, xử lý dữ liệu khách hàng, phần mềm lên kế hoạch tài chính, thỏa thuận trực tuyến.

4. Các công cụ liên quan tới quản lý thời gian như sắp xếp các cuộc hẹn điện thoại.

(Theo Tuyết Lan//Jane Wollman Rusoff//TuanVN)