Thời gian làm việc linh hoạt: Hiệu quả cao

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Càng ngày, quan niệm làm việc với thời gian 8 tiếng/ ngày càng trở nên lỗi thời. Điều quan trọng nhất chính là hiệu quả công việc. Có vẻ như thời gian làm việc linh hoạt luôn đem lại hiệu quả công việc cao hơn chúng ta tưởng

Gần đây, Ted Strickland, Thống đốc bang Ohio đã ra quyết định hủy bỏ chế độ thời gian làm việc linh hoạt cho các nhân viên hành chính nhà nước, động thái này đã được Cleveland Plain Dealer (tờ nhật báo lớn nhất của bang Ohio) xác nhận lại sau đó.

Ông hủy bỏ chế độ bốn ngày làm việc trong tuần, hạn chế tối đa việc liên lạc từ xa bằng điện thoại và tuyên bố rằng số giờ làm việc chuẩn sẽ là năm đến tám tiếng trong một ngày, những trường hợp ngoại lệ phải được sự đồng ý của người quản lý.

Theo một bản ghi nhớ mà Hugh Quill, người quản lý bộ phận dịch vụ quản lý hành chính, gửi ngày mùng 5 tháng 2, thì những thay đổi này nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng đối với người dân và tăng “trách nhiệm đối với người nộp thuế”.

Ủng hộ quyết định của thống đốc bang, tờ The Plain Dealer viết: “Rất nhiều nhân viên nhà nước là ví dụ sinh động về sự cống hiến và chuyên nghiệp trong công việc. Nhưng một số nhân viên khác lại là hiện thân cho những ấn tượng xấu về quyền lực”. Gọi điện đến các văn phòng của bang vào những buổi chiều thứ sáu hàng tuần, bạn sẽ không thể gặp được nhân viên công quyền nào làm việc vào giờ này và do đó, bạn chỉ có thể để lại một thư thoại.

Quy định làm việc mới có thể nâng cao được chất lượng dịch vụ giải đáp thắc mắc của người dân qua điện thoại vào các buổi chiều thứ sáu. Nhưng về lâu dài, biện pháp của ngài thống đốc có khi còn đem lại hậu quả tồi tệ hơn.

Quy định này sẽ làm cho nỗ lực của bang Ohio trở nên không có hiệu quả khi họ muốn thu hút nhân tài vào những vị trí được trả lương thấp hơn các vị trí tương tự khi họ làm việc cho tư nhân, làm tăng mức độ tiêu thụ năng lượng (sẽ có nhiều người đi xe trong giờ cao điểm hơn và đến cơ quan năm ngày, thay vì bốn ngày một tuần như trước). Ngoài ra, nó còn tạo thêm gánh nặng cho những nhân viên, vì họ sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi phải chi trả thêm các khoản tiền chăm sóc trẻ em hay chăm sóc người già.

Tôi cùng hai đồng nghiệp khác đã tiến hành nghiên cứu trên 88 người quản lý và giám đốc của 20 công ty thuộc 6 lĩnh vực kinh doanh ở Mỹ và Canada. Merck[1], Unilever[2], Starbucks[3] và ngân hàng Bank of Montreal[4] đều nằm trong số các tổ chức mà chúng tôi nghiên cứu.

Chúng tôi nhận thấy các công ty có chế độ thời gian làm việc linh hoạt thu được nhiều kết quả rất quan trọng: Khả năng giữ chân nhân tài tốt hơn, sản lượng và hiệu suất cao hơn, chức năng của các nhóm làm việc cũng được cải thiện.

Hủy bỏ chế độ thời gian làm việc linh hoạt đối với toàn bộ nhân viên cũng giống như cho tất cả học sinh cấp 3 nghỉ học chỉ vì một số em nghịch ngợm đã phá bĩnh trong buổi văn nghệ của trường.

Không quá coi trọng yếu tố thời gian, giờ đây các công ty đặt sự năng động và hiệu quả công việc lên hàng đầu. Ảnh nguồn: www.rednoseday.com

Thay vì trừng phạt tất cả các nhân viên, người quản lý cần phải xem xét cẩn thận hệ thống nhằm tăng trách nhiệm của mọi người thông qua việc sử dụng thời gian làm việc linh hoạt để đạt được mục tiêu cuối cùng. Đối với các phòng ban cho phép nhân viên làm việc bốn ngày một tuần thì cần quy định việc trả lời điện thoại của người dân vào các buổi chiều thứ sáu chặt chẽ hơn.

Một biện pháp hữu hiệu là coi thời gian linh hoạt như một thứ đặc quyền chứ không phải quyền lợi mà nhân viên nào cũng có. Chỉ có những nhân viên làm việc trên mức trung bình mới được hưởng đặc quyền, và chỉ ban hành nó khi chất lượng thông tin đã đảm bảo đáp ứng được yêu cầu của công chúng và các nhà quản lý có thể tiếp xúc trực tiếp chứ không phải thông qua thư thoại.

Nếu những điều kiện này được đáp ứng, hầu hết các nhân viên có thành tích làm việc tốt sẽ được hưởng thời gian làm việc linh hoạt như một kiểu phần thưởng trong công việc. Đây là một công cụ quan trọng trong việc thu hút nhân tài và giữ chân họ ở lại với các cơ quan nhà nước trong dài hạn.

Những nhân viên không có kết quả làm việc trên mức trung bình hoặc vi phạm hệ thống giờ làm việc sẽ không được hưởng chế độ thời gian làm việc linh hoạt. Tất nhiên, những cá nhân gặp phải vấn đề đột xuất do có người trong gia đình bị ốm hay các lý do cá nhân khác có thể được xem xét điều chỉnh trong ngắn hạn.

Khi thời gian làm việc linh hoạt không đạt được hiệu quả thì trách nhiệm sẽ thuộc về người quản lý chứ không phải nhân viên.

Tôi rất muốn nghe câu chuyện của các bạn. Tôi muốn biết thời gian làm việc linh hoạt có ảnh hưởng đến năng suất cũng như sản lượng của công ty bạn như thế nào? Khi có vấn đề xảy ra, bạn làm thế nào để giải quyết chúng?

(Ellen Ernst Kosseck // Theo Tuanvietnam // Harvard’S)