Tính chi phí kinh doanh: Cơ sở cho chính sách giá cả

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Để thành công trong môi trường cạnh tranh đầy biến động hiện nay, các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải có những thông tin về chi phí đầy đủ, chính xác và cập nhật. Yêu cầu cấp bách đặt ra cho các doanh nghiệp là phải xây dựng hệ thống thông tin tính chi phí kinh doanh (CPKD) để tăng năng lực cạnh tranh không những ở phạm vi thị trường Việt Nam mà còn mở rộng ra thị trường khu vực và thế giới. Bài viết này bàn về một trong những nhiệm vụ quan trọng của hệ thống, đó là: Tính chi phí kinh doanh – Cơ sở cho chính sách giá cả.
   
Cách xây dựng giá bán và yêu cầu về thông tin giá thành ở các doanh nghiệp nước ta hiện nay

Hầu hết các doanh nghiệp của Việt Nam hiện nay khi xác định giá bán đều dựa trên cơ sở tổng chi phí. Về tổng quát, công thức xác định giá bán với phương pháp cộng thêm vào chi phí (cost-plus pricing), được thể hiện như sau:

Giá bán = Tổng chi phí x (1 + tỷ lệ cộng thêm)

Trong đó: tỷ lệ cộng thêm được xác định dựa trên lợi nhuận, cụ thể là dựa trên suất sinh lời đòi hỏi của vốn đầu tư RROI (Required Return On Investment). Được định nghĩa đơn giản như sau: RROI = Lợi nhuận đòi hỏi/Vốn đầu tư

Ưu điểm của phương pháp này là đưa ra một giá bán có lý, dễ hiểu đối với mọi người, kể cả người tiêu dùng là các khách hàng (giá bán phải bao gồm toàn bộ chi phí, cộng thêm với một phần lợi nhuận hợp lý); thông tin về tổng chi phí được cung cấp bởi hệ thống kế toán công ty phù hợp với nội dung trên các báo cáo tài chính. Tuy vậy, nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là đã xây dựng giá “từ phía” và “theo quan điểm có lợi” cho người sản xuất, không chú ý đến cung - cầu, đến lợi ích của người tiêu dùng. Điều này không phù hợp với kinh tế thị trường và mô hình phân tích Chi phí - Khối lượng - Lợi nhuận (CVP analysis).

Bảng 1 minh họa việc xác định giá bán sản phẩm tại một xí nghiệp sản xuất bao bì gỗ năm 2006.

Xí nghiệp đã xác định giá bán dựa trên cơ sở chi phí. Khi chưa triển khai xây mô hình tính CPKD, xí nghiệp sử dụng thông tin về chi phí sản xuất để xác định giá bán (loại chi phí này có trong các báo cáo tài chính và được xác định theo nguyên tắc bảo toàn tài sản về mặt giá trị; chưa tính đến những yếu tố biến động của thị trường như giá mua các loại NVL, giá mua TSCĐ…). Chúng ta đều biết, ngoài việc dựa trên cơ sở giá thành sản xuất, quy tắc tối đa hoá lợi nhuận, giá cả còn bị chi phối bởi quy luật cung cầu, các thế lực thị trường, sự cạnh tranh, và tất nhiên trong nhiều trường hợp, còn lệ thuộc vào quy định của luật pháp. Xác định giá bán cho một sản phẩm hàng hoá dịch vụ vì thế trở nên là một quyết định quan trọng đầy khó khăn mà các nhà quản trị phải đối mặt. Chính vì lẽ đó, xí nghiệp cần phải xây dựng mô hình tính CPKD và từ các số liệu trong mô hình đó sẽ xác định được giá bán sản phẩm.

Cách tính CPKD phù hợp với yêu cầu ra quyết định quản trị trong nền kinh tế cạnh tranh

Chúng ta đều biết, thông tin trong báo cáo tài chính rất khác so với thông tin trong tính CPKD. Trong báo cáo tài chính, thông tin chi phí mang tính lịch sử, tập hợp lại, và có tính chất bắt buộc. Trái lại, thông tin chi phí cần cho các mục đích quản trị có tính chất liên tục và phù hợp với yêu cầu cụ thể. Kết quả là thông tin được cung cấp trong hệ thống báo cáo tài chính ít có giá trị đối với các mục đích quản trị CPKD. Thêm vào đó, hoạt động trong môi trường toàn cầu hoá, sức cạnh tranh cao, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có thông tin được cập nhật liên tục để ra được các quyết định chính xác, kịp thời. Chính vì vậy, các doanh nghiệp phải có các hệ thống kiểm soát quản trị và hệ thống thông tin quản trị.

Hệ thống thông tin quản trị (MIS - Management Information System) là một bộ phận mà ở đó thu thập, tổ chức và truyền đạt các dữ liệu cho nhà quản trị để họ có thể lên kế hoạch, kiểm soát, ra quyết định và đánh giá hoạt động. MIS khẳng định việc đáp ứng nhu cầu thông tin bên trong hơn là đáp ứng nhu cầu thông tin bên ngoài. Vì một trong những chức năng quản trị đòi hỏi thông tin được kiểm soát nên MIS là một bộ phận của hệ thống kiểm soát quản trị. Hệ thống kiểm soát quản trị (MCS-  Management Control System) được xây dựng nhằm hướng dẫn cho doanh nghiệp đạt được mục đích và mục tiêu đề ra. MCS bao gồm các yếu tố cơ bản được mô tả qua sơ đồ 1.

Một bộ phận quan trọng khác của MIS và MCS là hệ thống tính CPKD CMS (Cost Management System). “CMS là tập hợp các phương pháp triển khai kế hoạch và kiểm soát các hoạt động phát sinh chi phí liên quan đến mục tiêu ngắn hạn và chiến lược dài hạn của doanh nghiệp”. Các doanh nghiệp kinh doanh đều phải đối mặt với hai thử thách lớn: đạt được lợi nhuận trong thời gian ngắn và duy trì vị trí cạnh tranh trong thời gian dài. Một hệ thống tính CPKD hiệu quả phải là hệ thống cung cấp cho các nhà quản trị đầy đủ thông tin cần thiết để đối mặt được với hai thử thách trên. Đó là:

- Cung cấp thông tin về chu trình hoạt động để tạo ra sản phẩm hay dịch vụ. Nếu không có thông tin về chu trình hoạt động này, các nhà quản trị sẽ không có cơ sở để liên hệ các chi phí phát sinh trong phạm vi hoạt động của chu trình này với các chi phí và lợi nhuận của phạm vi hoạt động khác.

- Giúp các nhà quản trị nhận thức thấu đáo các quá trình kinh doanh và các hoạt động trong DN. Chỉ khi hiểu được một hoạt động được thực hiện như thế nào và lý do phát sinh chi phí thì các nhà quản trị mới có thể tận dụng được chi phí trong quá trình sản xuất và gia công.

- Cung cấp các thông tin về số lượng và chi phí thiệt hại hơn là “chôn” (trong tiếng Anh là “burying”) các thông tin đó trong hạng mục chi phí khác. Hơn thế nữa, CMS nên cho phép các nhà quản trị hiểu được toàn bộ quá trình để từ đó xác định được những nguyên nhân thiệt hại.

- Giúp các nhà quản trị đo lường và đánh giá được hoạt động, để từ đó có thể thực hiện được các mục tiêu chiến lược của DN.

Vậy phải thiết kế một CMS như thế nào? Thiết kế một CMS dựa trên ba nhóm yếu tố của các công cụ kiểm soát quản trị. Ba nhóm yếu tố đó là: nhóm các yếu tố thúc đẩy (cung cấp cho các nhà quản trị động cơ để tiến hành hoạt động), nhóm các yếu tố thông tin (cung cấp cho nhà quản trị các dữ liệu có liên quan) và nhóm các yếu tố báo cáo (cung cấp thông tin liên quan đến các hoạt động quản trị).

Khi triển khai tính CPKD, trong giai đoạn đầu xí nghiệp vẫn có thể sử dụng phương pháp truyền thống để xác định giá bán nhưng chi phí được sử dụng làm căn cứ là CPKD.

CPKD được hiểu là một phần của chi phí gắn với kết quả của một thời kỳ tính toán xác định nhưng được tập hợp và tính toán theo nguyên lý tính CPKD, đó là nguyên lý bảo toàn tài sản về mặt hiện vật và chỉ được sử dụng trong quản trị CPKD. Phương pháp tính và tập hợp các loại CPKD cụ thể như sau:

- Thời kỳ tính toán có thể là tháng, 10 ngày đêm, 1 tuần lễ, 1 ngày đêm, 1 ca làm việc, 1 giờ hoạt động. Tuy nhiên để tiện cho việc tính toán và phổ biến nên tính cho tháng.

- Nguyên lý tính toán và tập hợp thường được phân ra làm 2 loại. Nếu là CPKD trực tiếp với thời kỳ tính toán thì ta chỉ việc tập hợp, còn nếu là CPKD chung của nhiều kỳ tính toán thì thường áp dụng nguyên lý phân bổ theo thời gian như sau:

+ Lập kế hoạch CPKD năm có CPKD năm của loại CPKD chung đó;

+ Tính chi phí cho 1 tháng của 11 tháng đầu năm

CPKDi = CPKDnăm/12

với CPKDi: là CPKD chung phát sinh ở tháng thứ i

+ Tính cho tháng 12

CPKD12 = CPKDKHnăm  - 11 SCPKDi

với CPKD12 là CPKD chung thực tế phát sinh tính cho tháng 12

CPKDKHnăm là CPKD chung trong kế hoạch năm
11 SCPKDi là tổng CPKD thực tế đã tính cho 11 tháng đầu

Trên thực tế, chúng ta thường tính và tập hợp năm loại CPKD chủ yếu, đó là: CPKD sử dụng lao động; CPKD sử dụng NVL; CPKD dịch vụ thuê ngoài; CPKD các khoản phải nộp; CPKD các khoản phải nộp. Tiếp tục sử dụng ví dụ trên, bảng 3 là bảng chi tiết giá bán dựa trên cơ sở tổng CPSX và tổng CPKD.

Qua bảng 3 cho thấy, khi xác định giá bán dựa vào CPKD và sử dụng phương pháp cộng thêm vào chi phí sẽ mang lại một kết quả khách quan hơn (tức là đã xác định được giá bán để có thể bù đắp được sự trượt giá trên thị trường và có lãi, hay nói cách khác là đã đảm bảo được nguyên tắc bảo toàn tài sản về mặt hiện vật). Tuy nhiên sử dụng phương pháp này vẫn tồn tại một số nhược điểm như đã nêu. Để tránh khuyết điểm không thể hiện hành vi của chi phí theo phương pháp tổng chi phí, có thể sử dụng phương pháp tổng chi phí khả biến. Khi đó giá bán được áp dụng theo công thức:

Giá bán = Tổng chi phí khả biến x (1 + % cộng thêm)

Trong đó: % cộng thêm theo chi phí khả biến

= (Lợi nhuận đòi hỏi + Tổng chi phí bất biến)/Tổng chi phí khả biến

Vẫn với ví dụ trên ta có bảng 4 là bảng kê chi tiết giá bán trên cơ sở tổng CPKD khả biến.

Như vậy, xí nghiệp có thể bán sản phẩm với mức giá là 2.915.075 đồng mà vẫn đạt được mức lợi nhuận đòi hỏi và có khả năng cạnh tranh trên thị trường. Khi sử dụng phương pháp, cơ sở dữ liệu là chi phí khả biến nên có một số thuận lợi đáng kể.

Thứ nhất, chi phí khả biến là loại chi phí không che giấu sự biến đổi của chi phí trước sự biến đổi của khối lượng hoạt động, giúp các nhà quản lý phân tích mô hình C.V.P, một mô hình phân tích quan trọng và hữu ích đối với các tác động bởi cơ cấu chi phí và rủi ro kinh doanh.

Thứ hai, không đòi hỏi phải phân bổ chi phí chung bất biến cho từng đối tượng sản phẩm. Mà việc phân bổ như vậy không phải là dễ dàng và không phải bao giờ cũng có ý nghĩa.

Thứ ba, giúp các nhà quản trị ra những quyết định đặc biệt, trong những trường hợp đòi hỏi thông tin một cách chính xác về một loại sản phẩm. Chẳng hạn như khi vượt qua khỏi điểm hoà vốn, tức lúc toàn bộ chi phí bất biến đã được bù đắp, để cạnh tranh xí nghiệp có thể hạ giá bán đến mức chỉ cần cao hơn chi phí khả biến mà vẫn có lãi.

Với mục đích hoạt động hiệu quả hơn, nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm những cách thức khác để đẩy mạnh doanh số bán hàng và tăng lợi nhuận. Một trong những biện pháp hữu hiệu là xây dựng hệ thống tính CPKD. Hệ thống tính CPKD có thể là phương tiện trợ giúp vô giá trong việc ra những quyết định quản trị “thông minh”. Hầu như bất cứ sự thay đổi theo kế hoạch (hay không theo kế hoạch) nào trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đều gắn với sự thay đổi trong các khoản chi phí, thu nhập hay số lượng cụ thể. Chính vì lẽ đó, việc nghiên cứu vấn đề tính CPKD có ý nghĩa quan trọng cả về lý luận và thực tiễn./.
    

(ThS. Phạm Hồng Hả - Tạp chí kinh tế và dự báo)