7 mẹo nhỏ cho những cuộc đối thoại khó khăn

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Tôi đã phải nói với một trong những nhà cung cấp lâu năm rằng chúng tôi đang cắt giảm 50% số đơn đặt hàng. Chúng tôi là khách hàng lớn nhất của họ - và tôi biết đó sẽ là một thảm họa đối với họ.

Đó chắc chắn là những cuộc đối thoại mà tất cả các nhà lãnh đạo đều cảm thấy khiếp sợ: cuộc đối thoại mà trong đó chúng ta sẽ phải thông báo tin xấu, thảo luận về những chủ đề nhạy cảm hay “mang màu sắc chính trị”, hoặc nói về một dự án hay một cuộc họp đang đi lạc hướng.

Thông điệp khó khăn nên được đưa ra một cách đơn giản và rõ ràng ngay trong câu đầu tiên. Ảnh: bridgeburg-bia.ca

Suy nghĩ về những cuộc đối thoại khó khăn này khiến bạn cảm thấy lo lắng và đôi khi làm bạn sao nhãng khỏi công việc. Bạn không muốn làm cho tình hình trở nên căng thẳng, tồi tệ hơn. Bạn muốn chịu trách nhiệm và nói về vấn đề khó khăn một cách hiệu quả. Vậy bạn sẽ phải làm như thế nào?

Trong môi trường kinh doanh điên rồ này, bạn nên tìm cách đương đầu với những tình huống thế này hơn là lảng tránh. Dưới đây là những lời khuyên nhỏ rút ra từ cuốn sách “Difficult Conversations” (Những cuộc đối thoại khó khăn) của tác giả Douglas Stone, Bruce Patton, và Sheila Heen.

Các mục tiêu cần mang tính thực tế. Bạn không thể xóa bỏ hoàn toàn tâm trạng stress bạn sẽ cảm thấy sau khi nói cho nhà cung cấp rằng bạn đang cắt giảm đơn hàng, nhưng bạn có thể giảm thiểu tình trạng này. Hãy dành công sức để chuẩn bị - tập trung vào phát triển một kịch bản cụ thể cho các mục tiêu đặt ra.

Thông báo tin xấu trước. Thông điệp khó khăn nên được đưa ra một cách đơn giản và rõ ràng ngay trong câu đầu tiên.

Sử dụng từ “và” hiệu quả. Kiểm soát cuộc đối thoại bằng cách ngăn chặn tính trạng đứt quãng, sự bất bình và khiển trách bằng cách sử dụng từ “và”.

Tránh đổ lỗi. Mỗi người khi có liên quan tới tình huống khó khăn đều có một câu chuyện khách quan riêng của mình. Mục tiêu của bạn không phải là phán xét ai đúng, ai sai, mà là cố gắng để có được những kết quả tốt hơn trong tương lai.

Tránh diễn giải dài dòng. Để làm mọi chuyện được rõ ràng và để mọi người hiểu rằng bạn là người biết lắng nghe, hãy tóm tắt lại những gì bạn định nói – và yêu cầu mọi người cùng làm như vậy.

Hãy chuẩn bị tâm lý đón nhận phản ứng tiêu cực. Chỉ tay, phủ nhận, cãi vã và nước mắt đều có thể là những kết quả của cuộc đối thoại khó khăn. Bạn không thể kiểm soát được phản ứng của người khác, nhưng bạn có thể lường trước được, và có tâm lý sẵn sàng đón nhận.

Đặt tình huống khó khăn hôm nay vào tương lai sau ba tháng hay 10 năm nữa. Các cuộc đối thoại khó khăn nhất tại thời điểm hiện tại đôi khi lại trở nên nhẹ nhàng hơn trong tương lai. Hãy thử cách này xem.

(Theo Hương Mai//Daisy Wademan Dowling//TuanVietnam)