Tìm người sáng tạo IT trong nội bộ

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Trong bối cảnh nền kinh tế trống rỗng như hiện nay, thì cũng là một điều an ủi rằng sự sáng tạo đang diễn ra ở tuyến đầu tại tất cả các tổ chức.

Câu hỏi là, giống như những cây trong rừng, liệu những người dùng tiên phong có thực sự sáng tạo nếu không có ai quan sát hay không? Vì nếu không có ai theo dõi, thì sự sáng tạo dù vẫn là mục tiêu chính của các nhà đầu tư - có tiềm năng tạo ra giá trị nhưng lại không được bộc lộ rõ ra.

Rất nhiều tổ chức có những nhân viên là “người dùng tiên phong”, những người sáng tạo trong âm thầm. Hầu hết các nhà lãnh đạo đều nhìn ra ngoài và hướng lên chứ không nhìn xuống, nghĩ đến ngày mai chứ không phải ngày hôm nay, đến những điều lớn lao chứ không phải những điều nhỏ bé.

Những điều tương tự cũng xảy ra như vậy với IT. IT tập trung vào việc quản lý nhu cầu từ phía trên chứ không phải tạo ra nó từ phía dưới. Với những nhu cầu dường như vô tận, điều có trong tư tưởng của những chuyên gia IT là thời gian và khuynh hướng hướng ra ngoài để tìm kiếm xem những điều có thể xảy ra khi có khó khăn trong việc giải quyết với điều đó là gì.

Tuy nhiên, đây chính xác là điều mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp muốn các tổ chức IT làm được. Họ muốn IT chỉ cho họ biết các khả năng của tương lai và giúp họ hiểu làm thế có thể sử dụng IT để thúc đẩy doanh nghiệp. Vấn đề là, điều này chưa bao giờ nằm trong ưu tiên hàng đầu của IT.

Sự thật là IT nghiên cứu các hoạt động thực tế khi họ bám vào những ý tưởng sáng tạo được tài trợ, và về cơ bản, IT ít khi nghiên cứu về việc sử dụng ngoài mục đích của các công nghệ được lắp đặt.

Theo nghiên cứu của Hippel, thậm chí nếu IT có thời gian để xây dựng tương lai, thì họ không thể làm điều đó một mình. Đọc những hướng dẫn công nghệ với độ chính xác cao đòi hỏi việc học hỏi từ những người dùng tiên phong. Không dễ cho người dùng hoặc IT liên kết nhu cầu của họ với những người khác.

Kết quả là, người dùng không hiểu tại sao lại khó phát triển những năng lực IT đến thế và IT phải vất vả để rút ra những yêu cầu “đủ tốt” từ người sử dụng. Theo Hippel, điều này có thể được giải quyết bằng việc cung cấp cho người sử dụng với những tiện ích sáng tạo và và nghiên cứu những ý tưởng sáng tạo mang lại kết quả.

Excel là một ví dụ điển hình của một tiện ích công nghệ. Có thể ghét những bảng tính nhưng không có gì để nghi ngờ rằng Excel có vai trò quan trọng với tư cách là một công cụ công nghệ sáng tạo. Một doanh nghiệp có thể sẽ phát triển hơn rất nhiều nếu họ đầu tư nguồn lực vào việc kiểm tra xem Excel đang được sử dụng, tiêu chuẩn hóa và quy mô những kết quả sáng tạo thay vì cố gắng “ủy thác” cho những công cụ “ngoài lề” được nói đến ở trên hoặc có được từ bên ngoài.

Đây là thời điểm hoàn hảo để khuyến khích những người dùng tiên phong. Các công ty đã đầu tư nhiều vào IT để thúc đẩy và mở rộng nhằm thay đổi cách thức làm việc - không phải bằng việc sử dụng các phương pháp truyền thống, phá vỡ và xây dựng lại hoặc vứt cả mớ sự thay đổi vào tường, hy vọng rằng một số thứ sẽ dính vào đó.

Các công ty cần phải xác định rõ người sử dụng tiên phong của mình, cho họ nhiều hơn những thứ họ cần, tạo điều kiện cho IT có thời gian để nghiên cứu những việc họ đang làm (và tại sao) và chỉ ra làm thế nào để tiêu chuẩn hóa và quy mô hầu hết những ý tưởng sáng tạo có nhiều tiềm năng đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Nếu bạn đang băn khoăn làm thế nào để tìm thấy người dùngtiên phong, hãy hỏi IT về “sức mạnh người dùng” đã làm cho họ phát điên. Những người dùng muốn nhiều hơn, họ muốn tất cả và muốn ngay bây giờ. Thay vì cố gắng đẩy người dùng tiên phong xuống mẫu thức chung nhỏ nhất, các công ty cần thuê một chương trình IT “hoàn hảo và hiệu quả” (“Cổng” - “Gate”) giúp cho người sử dụng có những đặc quyền về IT - những công cụ, thiết bị và hỗ trợ tốt nhất - chừng nào họ đồng ý “làm đầu tiên vô hại”, dọn sạch những đống lộn xộn và hỗ trợ những người ít tài hơn xung quanh họ.

Để tìm ra thời gian làm việc với người dùng dẫn đầu trong chương trình “Cổng IT”, IT phải ngừng làm những điều cho đối tác kinh doanh mà họ có thể làm cho bản thân họ. Trong những hợp ngược với những người dùng tiên phong, có rất nhiều "người dùng đơn thuần”.

Để có được hiện trạng “Cổng IT”, người sử dụng tiên phong cần cung cấp sự đào tạo và hỗ trợ “đúng lúc” để gia tăng sự phù hợp với công nghệ, khắc phục những vấn đề trước khi thông báo cho IT (ví dụ, 30%  các cuộc gọi cần hỗ trợ có liên quan đến mật khẩu), và ưu tiên hay quản lý một số yêu cầu hỗ trợ (ví dụ, sử dụng công cụ cấu hình phần mềm ERP).

Dĩ nhiên, theo thời gian, sự chính xác rõ ràng và đào tạo được cải thiện sẽ giảm những yêu cầu hỗ trợ, giải phóng cho những người dùng tiên phong và IT để làm những việc khác sáng tạo hơn và cần ít sự hỗ trợ sửa chữa hơn.

Về mặt bản chất, những người dùng tiên phong và những nhà công nghệ đều thích sáng tạo. Họ không cần phải được giao nhiệm vụ, được trả nhiều tiền hơn hoặc thậm chí được công nhận đặc biệt. Họ sáng tạo bởi vì họ chính là như vậy. Hãy tìm họ. Kết nối với họ. Khuyến khích họ. Và thu lợi từ họ.

(Theo Nguyễn Tuyến//Susan Cramm//Tuần VN)