Để đảm nhận nhiệm vụ mới một cách suôn sẻ

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Từ trước tới nay, tôi vẫn luôn là người nói lời chấp nhận với bất kì thách thức mới nào liên quan tới công việc, sự chấp nhận đó thường vượt lên trên cả những hăng hái, nhiệt tình thuần túy đối với các cơ hội. Tất nhiên là đôi khi sẽ hợp lý hơn nếu nói lời từ chối, tuy nhiên, trong bối cảnh kinh tế khó khăn như hiện nay chấp nhận dường như là một sự phản ứng cần thiết đối với những chuyển đổi về tổ chức trong trào lưu sa thải tạm thời hay tái cơ cấu.

Dù điều kiện kinh tế có ra sao đi chăng nữa, việc đảm nhận những trách nhiệm mới cũng là cả một nghệ thuật. Trong suốt nhiều năm chưa từng nói lời từ chối của mình, tôi đã học hỏi và thực hành được rất nhiều về nghệ thuật đó. Và dưới đây là những gì mà tôi học được:

1. Không dừng lại ở một cuộc nói chuyện với người tiền nhiệm – biến nó thành một cuộc phỏng vấn. Nếu bạn đang tiếp cận với người từng làm công việc mà bạn chuẩn bị kế nhiệm, hãy ngồi xuống và có một cuộc đối thoại mang nhiều ý nghĩa. Đừng chỉ đơn thuần hỏi về thông tin hay những tài liệu cần thiết, hãy hỏi han về mức độ quan trọng, bản chất của trách nhiệm đó: Điều gì mà các cổ đông đang thực sự kiếm tìm? Đâu là cách tốt nhất để cảm thấy mãn nguyện với công việc?

Dù điều kiện kinh tế có ra sao đi chăng nữa, việc đảm nhận những trách nhiệm mới cũng là cả một nghệ thuật. Ảnh: ehow.com

Nếu bạn không thể kết nối trực tiếp với người tiền nhiệm hoặc đây là một công việc hoàn toàn mới, hãy phỏng vấn chính người đã tạo ra hoặc trao cho bạn trách nhiệm mới này. Tôi đã nhận ra một thực tế rằng nếu bạn cố gắng hết sức để làm được điều này, cuộc đối thoại chính sẽ diễn ra trong khoảng một giờ để bàn về những điều quan trọng nhất, và sau đó chỉ cần thêm một vài cuộc nói chuyện ngắn để bám sát tiến độ.

2. Tạo không gian làm việc mới cho nhiệm vụ mới. Trước khi chìm sâu vào từng chi tiết cụ thể, trước hết hãy phân bổ toàn bộ nhiệm vụ mới vào những thư mục điện tử của riêng bạn, tạo không gian cho chiếc ngăn kéo tài liệu, biết cách đặt đúng chỗ những bức tường cho những căn phòng nhỏ, hay làm bất kì điều gì khác mà bạn cho là cần thiết. Sự thoải mái về khoảng không là thiết yếu để sớm hòa nhập hoàn toàn với công việc mới.

3. Tìm kiếm sự kết hợp trong những nhiệm vụ bạn đảm nhận. Nếu thái độ của bạn đối với nhiệm vụ mới chỉ đơn giản là cộng dồn thêm vào nhiệm vụ đang có, nhiều khả năng bạn sẽ cảm thấy bị ngập lụt trong công việc mới. Thậm chí nếu công việc mới hoàn toàn khác biệt so với công việc hiện tại của bạn, bạn có cơ hội bắn một mũi tên trúng hai đích, hay nói cách khác chính là cơ hội để lập lại lộ trình và thời gian biểu giải quyết chúng, và có thể còn nhiều hơn thế.

Đôi khi, vấn để này chỉ đơn giản là khơi gợi lại những kinh nghiệm bạn đã từng trải qua đối với những nhiệm vụ tương tự nhau.

4. Ủy thác để đạt được hiệu quả tối ưu. Mỗi lần nhận đảm trách một nhiệm vụ mới, tôi đều nhận thấy rằng có những phần công việc khác nhau mà đồng nghiệp của tôi làm tốt hơn nhiều – và vấn đề là họ cảm thấy thoải mái, vui vẻ khi nhận chúng bởi họ đánh giá cao những gì mà tôi đã cố gắng.

Nếu bạn ra quyết định ủy thác một phần công việc của mình dựa trên đánh giá công trạng của từng người, chẳng hạn thông qua hiệu quả và chất lượng công việc được giao, đa số mọi người sẽ tôn trọng quyết định đó và sẵn sàng tuân theo. Những người làm việc cùng nhau rất giỏi trong việc nhận ra sự khác biệt giữa sự chia sẻ nhiệm vụ một cách thông minh và sự tháo gỡ công việc giản đơn.

5. Thường xuyên tự mình kiểm tra, đánh giá. Ngay sau khi lãnh trách nhiệm mới, hãy chắc chắn rằng hàng tuần bạn đều dành ra thời gian để đánh giá về tác động của công việc mới lên các nhiệm vụ khác của bạn, lên cảm giác mãn nguyện, hài lòng về nghề nghiệp của bạn, và lên sự cân bằng cuộc sống/ công việc của bạn.

Hãy sử dụng những gì bạn khám phá ra để cập nhật các quyết định của mình về việc ghép các công việc lại với nhau hay ủy nhiệm một phần nhiệm vụ cho người khác, thậm chí là về việc tạo ra khoảng không làm việc cho riêng mình. Nếu có bất kì điều gì cần thay đổi, tốt nhất là hãy xác định càng sớm càng tốt, chứ không nên để sau khi tiến trình công việc đã có những bước tiến sâu hơn.

(Theo Tuyết Lan//Steven DeMaio//TuanVietNam)