Kỹ năng thương lượng (21): Theo dõi

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

 Việc huấn luyện hiệu quả phải bao gồm cả việc theo dõi để kiểm tra sự tiến bộ và thông hiểu. Đây là bước cuối cùng trong quy trình huấn luyện. Việc theo dõi sẽ tạo cơ hội cho bạn ngăn ngừa sai phạm, củng cố việc học tập và tiếp tục phát triển cá nhân.

Ở bước này, nhiệm vụ của bạn là phải xác định diễn tiến sự việc. Ví dụ, Mark, vị sếp đang phát triển kỹ năng trình bày của Harris, cấp dưới của anh, theo dõi đợt huấn luyện đầu tiên một tuần sau đó.

"Tuần trước tôi đã đưa cho anh tài liệu hướng dẫn sử dụng DigitCalc - phần mềm lập sơ đồ và bảng tính của chúng ta. Anh đã có sự tiến bộ nào chưa?". Khi Harris trả lời có, Mark đề nghị họ sẽ dùng DigitCalc để tạo ra các biểu đồ thanh và biểu đồ tròn. "Đây là đĩa CD có một file bảng tính DigitCalc. Nó có dữ liệu thị trường cho một trong những sản phẩm mới của chúng ta. Hãy mở nó ra và chỉ cho tôi xem anh có thể làm gì với dữ liệu này - cũng giống như anh sẽ làm nếu chuẩn bị một bài thuyết trình cho nhóm marketing của chúng ta."

Những lần theo dõi như thế này là dịp để kiểm tra sự tiến bộ, khen ngợi sự tiến bộ cũng như tìm cơ hội tiếp tục huấn luyện và phản hồi. Nếu cần điều chỉnh kế hoạch hành động, thì buổi họp theo dõi là nơi để thực hiện điều đó. Vì thế hãy luôn thực hiện việc theo dõi. Sau đây là những việc bạn cần làm:

* Xác định ngày giờ cụ thể để thảo luận việc theo dõi

* Kiểm tra sự tiến bộ của cá nhân

* Tiếp tục quan sát

* Kiểm tra cách thực hiện của nhân viên và đề nghị giúp đỡ khi cần thiết

* Xác định những phần việc có thể điều chỉnh cho kế hoạch hành động

* Tìm hiểu những gì có tác dụng và những gì có thể cải thiện trong buổi huấn luyện.

Nếu bạn mới giữ chức vụ quản lý, hoặc mới tham gia công tác huấn luyện, bạn có thể thấy không thoải mái và không hoàn toàn hiệu quả trong lần nỗ lực đầu tiên. Đừng nản chí và vội bỏ cuộc. Thay vào đó, hãy nhớ rằng bạn sẽ ngày càng tiến bộ thông qua luyện tập, thực hành thường xuyên. Vì thế, hãy tìm cơ hội huấn luyện nhân viên dưới sự giám sát của bạn, luôn chuẩn bị bản thân ở tư thế sẵn sàng vào cuộc.

Tóm tắt

* Huấn luyện là một quy trình có tính chất tương tác mà thông qua đó các nhà quản lý và giám sát khắc phục thiếu sót trong hiệu suất làm việc, hướng dẫn kỹ năng, phổ biến kiến thức, khắc sâu các giá trị và hành vi được mong muốn trong công việc.

* Huấn luyện là một quy trình bốn bước gồm quan sát, thảo luận và thống nhất, huấn luyện chủ động, và theo dõi.

* Trước khi bắt đầu huấn luyện chủ động, bạn và nhân viên cấp dưới hãy cùng chia sẻ về mọi quan điểm cũng như tìm kiếm sự nhất trí về các mục tiêu huấn luyện.

* Hãy đảm bảo nhân viên nhận biết lợi ích rõ ràng trong các mục tiêu huấn luyện. Bạn sẽ không đạt được gì nhiều nếu cấp dưới của bạn không thấy được lợi ích trong công tác huấn luyện.

* Trừ trường hợp huấn luyện tại chỗ và tự phát, hãy lập kế hoạch hành động được cả hai bên nhất trí. Kế hoạch hành động sẽ xác định các mục tiêu và biện pháp thành công, lập lịch trình, chỉ dẫn rõ ràng về cách thức làm việc cùng nhau giữa người huấn luyện và người được huấn luyện.

* Kết hợp giữa chỉ dẫn và đặt câu hỏi sẽ hiệu quả hơn trong việc thu hút sự tham gia của người khác. Bạn chỉ cho nhân viên cách tiến hành và sau đó hỏi họ: "Anh có tiên đoán được khó khăn nào sẽ gặp phải khi tự thực hiện phần việc này không?".

* Hãy chú ý đến ý kiến phản hồi của cả hai bên. Đây là phần quan trọng trong quy trình huấn luyện.

* Hãy lập kế hoạch theo dõi công tác huấn luyện của bạn. Việc theo dõi có thể ngăn ngừa những sai phạm, tăng cường học hỏi và liên tục phát triển cá nhân.

Nguồn: Kỹ năng thương lượng  - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Bài thuộc chuyên đề: Kỹ năng thương lượng - Bí quyết thành công