Kỹ năng thương lượng (25): Thách thức của việc huấn luyện nhóm

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Một số nhiệm vụ chỉ có thể được giải quyết thông qua các nhóm làm việc. Nhóm có thể tồn tại lâu dài khi được thành lập để xử lý các quy trình kinh doanh hàng ngày. Ví dụ, một ngân hàng có thể lập một nhóm xử lý các đơn xin vay nợ thương mại ở tầm vĩ mô.

Nhóm này có thể bao gồm một nhân viên phụ trách vốn vay, một nhân viên phân tích tín dụng, và một nhân viên hành chính đã được đào tạo để lập chứng từ vay nợ.

Các thành viên trong nhóm cùng nhau lập kế hoạch và lịch trình làm việc, thậm chí còn có thể có trách nhiệm duy trì hoặc loại bỏ thành viên ra khỏi nhóm. Nhóm khác có thể tạm thời khi được thành lập để thực hiện những nhiệm vụ ngắn hạn và không thường xuyên, như việc phát triển một sản phẩm mới hay lập kế hoạch chuyển trụ sở công ty đến một địa điểm mới. Nhóm tạm thời thường tập hợp các kỹ năng của nhiều bộ phận và giải tán sau khi công việc hoàn tất.

Dù tính chất của nhóm là lâu dài hay tạm thời, thì trong nhóm cũng không tồn tại mối quan hệ giữa cấp dưới với cấp trên theo ý nghĩa truyền thống, vì bạn không thể đạt được lợi ích của nhóm khi vẫn duy trì phong cách của một vị sếp cửa quyền. Nhóm có trưởng nhóm, nhưng trưởng nhóm không phải là sếp. Trưởng nhóm chỉ có một số quyền hạn giới hạn, thậm chí cấp bậc của họ có thể thấp hơn một số thành viên khác trong nhóm. Tuy nhiên, trưởng nhóm là người chịu trách nhiệm huấn luyện.

Trong một cuốn sách đề cập đến tinh thần làm việc theo nhóm, Richard Hackman nêu ba lợi ích của nhóm khi thực hiện việc huấn luyện hiệu quả: (1) tăng mức độ nỗ lực mà mỗi thành viên dành cho công việc; (2) đảm bảo công việc đã thực hiện sẽ được đánh giá cao và (3) giúp các thành viên thể hiện tối đa năng lực của họ. Cơ hội huấn luyện nảy sinh liên tục trong quá trình thực hiện công việc hàng ngày, liên quan đến việc trình bày, lập kế hoạch làm việc, giải quyết mâu thuẫn trong nhóm, tiếp nhận nguồn lực bên ngoài, lập ngân sách, hoặc thậm chí nâng cao tính hiệu quả môi trường làm việc nhóm. Có nhiều kỹ năng đòi hỏi nhân viên phải nắm bắt nhanh chóng trước khi khởi động dự án. Ví dụ, một kỹ sư mới vào nhóm được giao nhiệm vụ trình bày một báo cáo tiến độ công việc cho nhà tài trợ và ban lãnh đạo. Việc trình bày này không thuộc lĩnh vực chuyên môn và kinh nghiệm của anh. Nhưng anh cần phải phát triển các kỹ năng trình bày nhanh chóng – và việc huấn luyện của trưởng nhóm là giải pháp tốt nhất.

Nếu là một trưởng nhóm, bạn có thể dùng công tác huấn luyện nhằm mục đích:

* Củng cố động lực làm việc cho mọi thành viên trong dự án

* Đi đúng hướng nếu nhóm đang có vấn đề về năng lực thực hiện

* Tối đa hóa các điểm mạnh cá nhân (xây dựng các kỹ năng phân tích)

* Vượt qua các trở ngại của bản thân (giảm nỗi lo ngại phải trực tiếp làm việc với một thành viên khó tính trong nhóm)

* Đạt được các khả năng và kỹ năng mới (biết cách thuyết trình hiệu quả hơn)

* Chuẩn bị cho những trách nhiệm mới (phụ trách một nhóm đặc biệt)

* Tự quản lý bản thân hiệu quả hơn (cải thiện việc quản lý thời gian)

Ở bất kỳ môi trường nào, việc huấn luyện hiệu quả sẽ đem lại sự thỏa mãn về công việc và động cơ thúc đẩy cao hơn. Nó cũng góp phần cải thiện mối quan hệ của bạn với các thành viên khác trong nhóm, khiến công việc của bạn với tư cách là trưởng nhóm đơn giản và thành công hơn. Điều quan trọng là việc huấn luyện hiệu quả cần có sự nhất trí của cả hai bên. Người được huấn luyện cũng phải muốn cải thiện kỹ năng và ghi nhận sự giúp đỡ của bạn.

Tóm tắt

* Hãy tận dụng thời gian của bạn bằng cách giao nhiệm vụ huấn luyện cho người khác trong một số trường hợp đặc biệt nào đó.

* Hãy chú ý đến bầu không khí tâm lý khi huấn luyện. Việc huấn luyện sẽ hiệu quả hơn khi các nhà quản lý, xây dựng được bầu không khí tin cậy, có trách nhiệm với kết quả và tạo được động lực học hỏi, tiến bộ.

* Công tác huấn luyện của bạn sẽ được cải thiện nếu bạn tránh phạm phải những sai lầm thông thường, bao gồm nói
quá nhiều, không biết lắng nghe, mất tự chủ và thúc đẩy nhân viên một cách nóng vội.

* Trưởng nhóm giữ vai trò quan trọng nhưng không phải là những vị sếp theo đúng nghĩa truyền thống, và không thể lãnh đạo nhóm hiệu quả nếu duy trì phong cách quản lý cửa quyền.

* Các kỹ năng huấn luyện sẽ cải thiện nếu được thực hành thường xuyên.

Nguồn: Kỹ năng thương lượng  - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Bài thuộc chuyên đề: Kỹ năng thương lượng - Bí quyết thành công