Dùng mạng xã hội tại cơ quan: Dễ xao nhãng việc?

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Việc nhân viên dành quá nhiều thời gian cho mạng xã hội sẽ làm công việc cơ quan bị xao nhãng. Nhưng nếu cấm, sẽ khiến nhân viên cảm thấy bị ức chế, không nhiệt tâm với công việc.

Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp đã phải cân nhắc rất kỹ khi cho phép nhân viên sử dụng các mạng xã hội như Facebook, MySpace và LinkedIn … trong giờ làm việc.

Khó kiểm soát

Mặc dù doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng các biện pháp kiểm soát nội bộ hoặc sử dụng công nghệ để kiểm soát các công cụ mạng xã hội, nhưng họ lại không thể kiểm soát những gì mà nhân viên đưa lên mạng từ nhà riêng.

Và đây chính là nỗi lo của rất nhiều doanh nghiệp hiện nay. Mọi hành vi của nhân viên trên mạng xã hội đều có thể tạo ra những nguy cơ không thể lường trước đối với doanh nghiệp.

Trong khi năng suất lao động (được tạo ra từ mạng xã hội) đang là vấn đề gây tranh cãi, những lo ngại liên quan tới an toàn doanh nghiệp là có thật và hiện diện khá rõ ràng.

Một số tổ chức doanh nghiệp chọn giải pháp cấm nhân viên truy cập vào mạng xã hội (thậm chí cấm cả việc sử dụng Internet) như ngân hàng và các tổ chức chính phủ quan trọng.

Nhiều tổ chức nhỏ hơn thì cảm thấy rằng việc cấm đoán không phải là điều tốt, và đôi khi còn phản tác dụng.

Trái lại, cũng ít có doanh nghiệp muốn cho nhân viên tha hồ truy cập không giới hạn vào các mạng xã hội. Vì thế, lựa chọn tốt nhất ở đây chính là sự dung hòa: vừa cho phép truy cập vào mạng xã hội, vừa có những giới hạn (được phép truy cập khi nào, trong bao lâu, và phải để mắt tới những yếu tố cần thiết nào…).

Để có thể dung hòa cả hai trường hợp trên, các doanh nghiệp phải đảm bảo rằng hệ thống của họ luôn an toàn, và sự an toàn này được thể hiện qua những nguyên tắc căn bản như: thường xuyên cập nhật phần mềm diệt virus, sử dụng tường lửa có khả năng theo dõi các hành vi sử dụng Internet và có khả năng kiểm soát các mạng xã hội  nói chung.

Hãy tạo môi trường làm việc thoải mái

Cho dù một giải pháp có tốt đến đâu cũng có hai mặt có nó. Điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên đưa quá nhiều thông tin về bản thân họ lên mạng? 

Nếu vẫn cho phép nhân viên truy cập vào mạng xã hội, các doanh nghiệp cần phải nắm vững những nguyên tắc sau đây:

Hạn chế truy cập: Hãy tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên, và cho phép bạn truy cập mạng xã hội trong lúc nghỉ trưa, trước hoặc sau giờ làm việc.

Khi đó, một công cụ lọc web sẽ rất cần thiết cho quản trị hệ thống để giới hạn thời gian truy cập, nội dung truy cập và thời điểm được phép truy cập.

Đào tạo nhân viên: Điều này rất quan trọng bởi phần lớn nhân viên thường không để ý về những hậu quả có thể gây ra từ hành vi sử dụng mạng xã hội của họ. Đó có thể là nguy cơ rò rỉ thông tin, hoặc những đe dọa về bảo mật đối với hệ thống máy tính doanh nghiệp.

Hãy hướng dẫn các thao tác sử dụng web an toàn cho nhân viên, để họ biết được khi nào nên và không nên nhấn vào một đường link trên mạng, nên hay không nên truy cập vào loại website nào.

Hãy cảnh báo nhân viên rằng thao tác download một ứng dụng từ trên mạng về máy tính cá nhân, hay đơn giản chỉ là việc kích vào một đường link nào đó cũng có thể làm cho cả một hệ thống máy tính doanh nghiệp bị dính virus hoặc bị hacker tấn công.

Ngoài ra, các nhân viên cũng cần được cảnh báo không đưa quá nhiều thông tin cá nhân lên mạng xã hội, bởi những thông tin đó có thể tạo ra mối nguy đối với bản thân họ hoặc doanh nghiệp. Bởi lẽ, không phải ai cũng ý thức được những mối nguy hại từ mạng Internet.

Thiết lập chính sách bảo mật và sử dụng Internet: Nếu cần thiết, doanh nghiệp có thể yêu cầu nhân viên ký vào bản điều khoản sử dụng Internet tại nơi làm việc, trong đó tất nhiên sẽ đề cập tới việc họ được phép truy cập vào mạng xã hội như thế nào, và những thông tin nào (liên quan tới doanh nghiệp) được phép đưa lên mạng xã hội.

Việc theo dõi tất cả hành vi của nhân viên cũng là điều cần thiết, và các nhân viên cần ý thức rằng mọi hành động của họ đang được ghi lại; bất cứ sự bất tuân thủ, hoặc gây hại nào cho doanh nghiệp đều sẽ bị xử lý theo quy định.

(Theo Gia Nguyễn // Tienphong Online)