Hoàn thiện hệ thống kế toán tại các doanh nghiệp ngành may mặc trên địa bàn tỉnh Hải Dương

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp may mặc Việt Nam luôn đứng trước những thách thức to lớn. Trước sự cạnh tranh khắc nghiệt của các nước trong khu vực (đặc biệt là Trung Quốc), các doanh nghiệp may mặc Việt Nam nói chung và doanh nghiệp may mặc Hải Dương nói riêng luôn phải tìm cho mình một hướng đi hợp lý để tồn tại và phát triển. Một trong số các giải pháp cần phải thực hiện: tăng cường quan hệ với các đối tác truyền thống; có chiến lược tìm kiếm bạn hàng, thâm nhập thị trường mới; cập nhật các thông tin thị trường để kịp thời ứng phó, nâng cao quản lý. Do đó, để tạo ra sự phát triển bền vững cho các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp may mặc Hải Dương nói riêng thì đòi hỏi phải có một bộ máy kế toán hiệu quả.     

Với ý nghĩa đó, hệ thống kế toán của doanh nghiệp phải được hoàn thiện, tổ chức một cách khoa học và đồng bộ, tập trung chủ yếu vào các nội dung cơ bản như: hoàn thiện việc phân loại chi phí; hoàn thiện hạch toán thiệt hại về sản phẩm hỏng; lựa chọn kỳ tính giá thành phù hợp, phục vụ kịp thời thông tin cho quản trị doanh nghiệp; xây dựng hệ thống định mức chi phí sản xuất; xây dựng và vận hành hệ thống kế toán quản trị chi phí sản xuất - giá thành sản phẩm. Tổ chức, hoàn thiện được các nội dung cơ bản trên sẽ tạo ra hệ thống kế toán hiệu quả phục vụ kịp thời, đáp ứng được nhu cầu thông tin cho các nhà quản trị trong nội bộ đơn vị.

Hoàn thiện việc phân loại chi phí

Trên thực tế, các doanh nghiệp may mặc Hải Dương mới chỉ phân loại chi phí theo nội dung kinh tế và theo mục đích, công dụng của chi phí. Sự phân loại chi phí như vậy phục vụ chủ yếu cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo các khoản mục chi phí của kế toán tài chính. Các chi phí phát sinh là các thông tin quá khứ, được xem xét độc lập, không thấy được mối quan hệ giữa chi phí và kết quả mà chi phí đó mang lại. Để tăng cường giá trị của thông tin chi phí; vận dụng được tốt vào công tác lập kế hoạch, dự tính các xu thế trong các tình huống kinh doanh, các doanh nghiệp nên áp dụng tiêu thức phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí hay mối quan hệ của chi phí với mức độ hoạt động.

Theo cách phân loại này, chi phí sản xuất bao gồm chi phí biến đổi (biến phí), chi phí cố định (định phí) và chi phí hỗn hợp. Trong đó, biến phí sản xuất sản phẩm dệt may thường bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; chi phí nhân công trực tiếp và một số loại chi phí trong khoản mục chi phí sản xuất chung như giá trị công cụ - dụng cụ, nhiên liệu, động lực phục vụ sản xuất tại phân xưởng; lương sản phẩm tính cho nhân viên KCS... Định phí sản xuất chủ yếu tồn tại trong các khoản mục chi phí sản xuất chung như khấu hao máy móc, thiết bị, nhà xưởng; chi phí trang phục lao động... Chi phí hỗn hợp là loại chi phí mà bản thân nó bao gồm cả các yếu tố của định phí và biến phí. Chi phí hỗn hợp trong sản xuất sản phẩm may mặc chủ yếu thuộc chi phí sản xuất chung như chi phí điện, nước, điện thoại, sửa chữa... Để có thể giám sát, quản lý chặt chẽ, hiệu quả chi phí hỗn hợp, doanh nghiệp cần phân tích chi phí hỗn hợp thành các yếu tố biến phí và định phí. Hai phương pháp có thể sử dụng để thực hiện việc phân tích chi phí hỗn hợp là phương pháp cực đại, cực tiểu và phương pháp bình quân nhỏ nhất.

Hoàn thiện hạch toán thiệt hại về sản phẩm hỏng

Sản phẩm may mặc trải qua nhiều công đoạn như giác mẫu, cắt, may, hoàn thiện. Sản phẩm hỏng chủ yếu xuất hiện ở giai đoạn may và giai đoạn hoàn thiện. Thực tế tại các doanh nghiệp may mặc Hải Dương, sản phẩm hỏng chưa được hạch toán phù hợp. Sản phẩm hỏng là những sản phẩm không đủ tiêu chuẩn về kỹ thuật, mỹ thuật theo yêu cầu của khách hàng. Vì vậy, nó được loại ra và coi như phế liệu thu hồi. Phế liệu thu hồi có giá trị sử dụng thấp, không mang lại hiệu quả kinh tế.

Để cải thiện thực trạng đó, các doanh nghiệp may mặc Hải Dương cần tiền hành các công việc cụ thể như:

Quy định rõ tỷ lệ sản phẩm hỏng trong định mức và ngoài định mức căn cứ vào điều kiện máy móc thiết bị sản xuất và trình độ, kỹ năng của người công nhân. Nếu sản phẩm hỏng vượt định mức, cần phải quy trách nhiệm vật chất, buộc bồi thường. Những thiệt hại về sản phẩm hỏng do nguyên nhân khách quan thì chi phí về sản phẩm hỏng được loại trừ khỏi giá thành của sản phẩm hoàn thành;

Chọn phương pháp xác định khoản thiệt hại về sản phẩm hỏng. Để đơn giản và thuận tiện, các doanh nghiệp có thể sử dụng giá thành kế hoạch hay chi phí định mức (do phòng kỹ thuật lập sẵn) ở từng giai đoạn gia công cụ thể;

Tập hợp toàn bộ thiệt hại về sản phẩm hỏng và tiến hành hạch toán cuối kỳ như sau: Sản phẩm hỏng trong định mức sẽ không tổ chức hạch toán theo dõi riêng, chi phí về sản phẩm hỏng coi như nằm trong giá thành sản phẩm hoàn thành; sản phẩm hỏng ngoài định mức thì căn cứ vào các biên bản xác nhận và chứng từ kế toán liên quan, kế toán tiến hành hạch toán thiệt hại về sản phẩm hỏng theo theo các định khoản cụ thể.

Lựa chọn kỳ tính giá thành phù hợp, phục vụ kịp thời thông tin cho quản trị doanh nghiệp

Kỳ tính giá thành của các doanh nghiệp may mặc Hải Dương trùng với thời gian sản xuất mã hàng cho đơn đặt hàng. Quá trình gia công sản phẩm may mặc trải qua nhiều công đoạn, diễn ra liên tục với nhiều loại chi phí phát sinh. Việc xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ phục vụ tính giá thành, trong điều kiện như vậy, là rất phức tạp.

Việc lựa chọn kỳ tính giá thành theo khoảng thời gian gia công đơn đặt hàng sẽ tiết kiệm được công sức và thời gian đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ; làm cho chỉ tiêu giá thành của mã hàng có tính chính xác cao. Nhưng ngược lại, thông tin chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm lại không được cung cấp kịp thời trong suốt quá trình gia công mã hàng; đặc biệt là những mã hàng có số lượng lớn, cần nhiều thời gian hoàn thành toàn bộ sản lượng yêu cầu. Trong điều kiện xây dựng hệ thống kế toán quản trị kết hợp với hệ thống kế toán tài chính, do kế toán tài chính không đòi hỏi phải lập các báo cáo về giá thành sản phẩm định kỳ. Các doanh nghiệp chỉ cần đánh giá sản phẩm dở dang cuối quý, cuối năm để xác định các chỉ tiêu về hàng tồn kho, giá vốn hàng bán phục vụ cho việc lập Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, vì thế các doanh nghiệp cần lựa chọn kỳ tính giá thành là hàng tháng vừa đảm bảo cho các báo cáo về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm phục vụ cho quản trị doanh nghiệp vẫn được lập thường xuyên đồng thời vừa gắn kết, hỗ trợ nhau giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính. Hơn nữa, kỳ tính giá thành hàng tháng giúp cho số liệu ở kế toán quản trị và kế toán tài chính có được sự tương đồng và thống nhất, có cơ sở để so sánh và điều chỉnh phương pháp tập hợp, phân bổ chi phí sản xuất, phương pháp xác định giá thành sản phẩm để đảm bảo sự chính xác, trung thực và phù hợp với tiêu chuẩn chung của các doanh nghiệp cùng ngành.

Xây dựng hệ thống định mức chi phí sản xuất

Từ thực tế và đặc điểm của sản xuất hàng gia công, các mặt hàng, mã hàng luôn thay đổi về mẫu mã, quy cách, nguyên liệu, quy trình gia công... Do đó, các doanh nghiệp may mặc Hải Dương chưa xây dựng được hoàn chỉnh các hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật nói chung và định mức chi phí nói riêng. Khi nhận được mẫu của khách hàng chuyển đến, phòng kỹ thuật tiến hành giác mẫu và gia công thử, qua đó, xác định các định mức hao phí về nguyên phụ liệu cho gia công sản phẩm. Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Nhưng với hình thức gia công, nguyên phụ liệu do khách hàng cung cấp nên chi phí nguyên phụ liệu lại chiếm tỷ trọng nhỏ trong giá thành gia công của mã hàng.

Như vậy, ngoài việc xây dựng được các định mức hao phí về nguyên phụ liệu, các doanh nghiệp cần phải tiếp tục xác định thêm các định mức kinh tế kỹ thuật khác như định mức thời gian gia công sản phẩm ở từng khâu, định mức tiêu hao nhiên liệu, năng lượng của máy móc thiết bị... để từ đó xây dựng được một hệ thống hoàn chỉnh các định mức chi phí, giá thành định mức, giá thành kế hoạch cho từng mã hàng gia công. Hệ thống các định mức này là một công cụ quan trọng trong việc kiểm tra, kiểm soát, lập kế hoạch; là cơ sở, tiêu chuẩn để phát hiện những biến động bất thường của của chi phí sản xuất phát sinh; từ đó, các nhà quản trị có những quyết định quản lý kịp thời để điều chỉnh, tác động vào từng khâu cụ thể nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành gia công của sản phẩm.

Xây dựng và vận hành hệ thống kế toán quản trị chi phí sản xuất - giá thành sản phẩm

Kế toán tài chính được vận dụng tại các doanh nghiệp theo những quy định chặt chẽ, cụ thể bởi các văn bản pháp quy của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Kế toán quản trị là một hệ thống mới, cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho quản trị doanh nghiệp. Vì nó là một hệ thống thông tin nội bộ, riêng biệt của từng doanh nghiệp, nên Nhà nước chưa có hệ thống văn bản pháp luật quy định cụ thể về vấn đề này. Với các doanh nghiệp may mặc Hải Dương, kế toán quản trị thực sự là vấn đề mới mẻ. Thông tin cung cấp cho các nhà quản trị về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm chủ yếu dựa trên nền tảng thông tin đã thu thập được của kế toán tài chính. Bản thân thông tin ấy mang tính quá khứ, kém linh hoạt, không kịp thời cho công việc lập kế hoạch ngắn hạn và công tác điều hành thường xuyên các hoạt động của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp may mặc Hải Dương không coi kế toán quản trị là một bộ phận kế toán riêng với chức năng và phương pháp nghiệp vụ đặc thù. Kế toán quản trị chỉ được hiểu là chức năng cung cấp thông tin cho quản trị doanh nghiệp của kế toán tài chính. Với thực trạng và đặc điểm cụ thể của các doanh nghiệp may mặc Hải Dương, kế toán quản trị nói chung, kế toán quản trị chi phí sản xuất - giá thành sản phẩm nói riêng nên được xây dựng theo hướng kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong cùng một bộ máy kế toán. Như vậy, bộ máy kế toán thực hiện nhiệm vụ kế toán tài chính và kế toán quản trị một cách đồng thời. Điều này khác biệt hoàn toàn với quan điểm cũ là kế toán tài chính thực hiện chức năng kế toán quản trị. Mô hình kết hợp sẽ mang lại nhiều lợi ích từ việc tinh giảm và phát huy tối đa năng lực của bộ máy kế toán; tận dụng được nguồn số liệu đáng tin cậy, khoa học và hệ thống mà kế toán tài chính đã thu nhận thông qua các phương pháp của nó. Khi xây dựng hệ thống kế toán quản trị, các doanh nghiệp nên đi theo trình tự các bước sau:

Một là, kiện toàn lại công tác tổ chức, phân công lao động kế toán cho phù hợp với vị trí công tác và yêu cầu nhiệm vụ được giao. Kế toán quản trị là một môn khoa học. Nó có đối tượng, chức năng, nhiệm vụ và phương pháp nghiệp vụ của riêng mình. Do vậy, nhân viên kế toán cần được học và có hiểu biết về môn học này, để từ đó vận dụng tốt vào công việc thực tế được giao. Một trong những kỹ năng cần chú trọng hàng đầu của nhân viên kế toán quản trị là kỹ năng xử lý, phân tích, tổng hợp số liệu, soạn thảo báo cáo quản trị. Trên cơ sở đó, các doanh nghiệp phân chia công tác kế toán thành các phần hành kế toán  khác nhau với các nhiệm vụ kế toán tài chính và kế toán quản trị cụ thể cho từng phần hành.

Hai là, dựa vào hệ thống tài khoản kế toán và sổ sách kế toán của kế toán tài chính, doanh nghiệp cần mở thêm những tài khoản, sổ sách kế toán chi tiết khác theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Các tài khoản phản ánh chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cần được theo dõi chi tiết theo định phí, biến phí; trong định mức, ngoài định  mức; trong kế hoạch, ngoài kế hoạch... Hệ thống sổ chi tiết có thể mở theo mã hàng, đơn đặt hàng, khách hàng, thị trường... để kế toán có thể dễ dàng phân tích, tổng hợp dữ liệu, lập báo cáo theo nhiều tiêu thức theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

Ba là, thiết kế hệ thống báo cáo bộ phận, báo cáo quản trị khoa học, đầy đủ, hiệu quả cho các nhà quản trị ra quyết định. Báo cáo quản trị phải đảm bảo là những thông tin có ý nghĩa. Vì vậy, chúng cần được thiết kế để người xem dễ nhìn, dễ hiểu, dễ so sánh. Báo cáo quản trị cần phản ánh các chỉ tiêu thực tế và kế hoạch, thực tế và định mức, thực tế và dự toán, kỳ này, kỳ trước... để người sử dụng báo cáo thấy được mức chênh lệch cũng như  xu hướng phát triển của đối tượng. Từ đó, nhà quản trị dễ dàng đưa ra được các quyết định quản trị chính xác, kịp thời.

Bốn là, quy định trình tự, thời gian lập và gửi các báo cáo bộ phận, báo cáo quản trị cho các cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp. Để thông tin về chi phí, giá thành đến được các đối tượng liên quan, doanh nghiệp cần quy định cụ thể bộ phận, cá nhân nào phải lập báo cáo; nơi nhận báo cáo... Trình tự lưu chuyển báo cáo quản trị phải đơn giản, tránh chồng chéo; mang lại thông tin thông suốt, liên tục, kịp thời./.

( Theo Ngô Thành Nam // Báo Kinh tế và Dự báo )