Kỹ năng thương lượng (11): Chuyển mục tiêu thành văn bản

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

 Khi bạn và nhân viên đã đạt được sự nhất trí về mục tiêu, hãy ghi chép lại những kết luận của bạn trong một biên bản chính thức gồm những chi tiết sau:

* Thời gian họp

* Các điểm chính được hai bên nêu ra

* Các mục tiêu mà nhân viên đồng ý theo đuổi

* Những gì nhân viên sẽ làm để đạt được mục tiêu

* Mô tả bất kỳ hình thức huấn luyện hay đào tạo nào mà bạn đồng ý hỗ trợ

* Ngày đánh giá chính thức hiệu suất làm việc của nhân viên

Hãy giao cho nhân viên một bản sao biên bản này và lưu một bản cho chính bạn. Biên bản này có thể không cần thiết nếu người báo cáo trực tiếp cho bạn ở cấp bậc khá cao. Mục tiêu của họ mang tính tổng quát và khó xác định cụ thể hơn, ngoài ra sự tự do hành động dành cho họ cũng là một điều cần thiết. Tuy nhiên, bạn nên lưu lại những biên bản này nếu người báo cáo cho bạn còn ở cấp bậc thấp hoặc thiếu kinh nghiệm, hoặc cần được giám sát chặt chẽ.

Bốn bước để đạt mục tiêu

Xác lập mục tiêu là điều quan trọng, nhưng chưa phải là tất cả. Mục tiêu cần phải có những kế hoạch thiết thực để đạt được chúng. Việc biến mục tiêu trở thành hiện thực bao gồm bốn bước sau đây:

1. Phân chia mỗi mục tiêu thành các nhiệm vụ cụ thể với kết quả rõ ràng

2. Lập kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ đó với thời gian rõ ràng

3. Chuẩn bị nguồn lực cần thiết để đáp ứng từng nhiệm vụ

4. Thực hiện kế hoạch đã đề ra

Phương pháp này nghe có vẻ máy móc nhưng lại rất hiệu quả, đặc biệt là với những nhân viên cần sự chỉ đạo và giám sát chặt chẽ. Đây là một cách rất khả quan để bạn và nhân viên làm việc cùng nhau. Sau đây là chi tiết về bốn bước này.

Bước 1. Ở bước đầu tiên này, hãy xác định những nhiệm vụ nào cần thiết để đạt được các mục tiêu của bạn. Một số nhiệm vụ có thể phải được hoàn tất nối tiếp nhau, chẳng hạn như nhiệm vụ A phải được hoàn tất trước khi bắt đầu nhiệm vụ B. Nếu xảy ra trường hợp này, hãy sắp đặt các nhiệm vụ theo thứ tự phù hợp. Có khả năng là các nhiệm vụ khác cũng có thể được hoàn tất đồng thời, tức là bạn có thể giao người nào đó làm nhiệm vụ A trong khi một nhóm khác được giao nhiệm vụ B. Nếu một nhiệm vụ quá lớn, hãy chia chúng thành nhiều phần nhỏ.

Bước 2. Lập kế hoạch từng nhiệm vụ, xác định ngày khởi đầu và kết thúc cho mỗi nhiệm vụ đó. Bạn có thể dùng biểu đồ Gantt hoặc một dạng biểu đồ khác để mọi người dễ hiểu. Biểu đồ Gantt là biểu đồ cơ bản quen thuộc với nhiều người nhất. Loại biểu đồ này dễ đọc và truyền đạt rõ ràng những gì cần thực hiện trong một khung thời gian cụ thể (xem hình 1-2). Hãy lập các cột mốc dọc chặng đường đạt đến các mục tiêu của bạn, ví dụ: "Chúng ta nên hoàn tất giai đoạn đầu của nhiệm vụ A vào ngày 15 tháng 5 trong năm nay". Các cột mốc này sẽ chia chặng đường dài thành những chặng ngắn và dễ quản lý hơn, đảm bảo nhân viên có thể hoàn tất công việc.

Bước 3. Khi bạn lên lịch làm việc, hãy nhớ rằng nhiều nỗ lực bị thất bại khi người lập kế hoạch bỏ sót một phần quan trọng của công việc hoặc đánh giá thấp thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn tất chúng. Vì vậy, một khi bạn đã lập kế hoạch từng nhiệm vụ sẽ được thực hiện như thế nào, hãy kiểm tra nguồn lực của bạn. Nhân viên của bạn có đủ thời gian và trang thiết bị không? Hãy để ý tình trạng quá tải. Nhân viên có được đào tạo hay hướng dẫn cách thức thực hiện công việc không?

Bước 4. Thực hiện kế hoạch là bước cuối cùng và quan trọng nhất. Một người bán hàng giàu kinh nghiệm đã có lần mô tả bí quyết thành công của anh ta như thế này: "Trước hết, hãy lập kế hoạch cho một ngày làm việc, rồi sau đó làm việc theo kế hoạch đó". Làm việc theo kế hoạch nghĩa là làm tất cả những công việc mà bạn đã lên kế hoạch phải làm, nhằm chuyển những lời nói và dự định tốt đẹp thành kết quả công việc thực tế.

Một khi bạn và cấp dưới đã nhất trí về mục tiêu, bạn cần có một cuộc họp để làm rõ bốn bước cho các mục tiêu này. Hãy xem ví dụ đã nêu về vị trưởng phòng kinh doanh và đại diện bán hàng. Người nhân viên này được yêu cầu tăng doanh số trong khu vực anh ta phụ trách lên 10%, tức 200.000 đô la. Mục tiêu tự nó chẳng nói lên điều gì về chiến thuật và hoạt động phải làm để đạt được mức tăng đó. Vậy phương tiện để hướng đến kết quả đó là gì? Đó là điều có thể giải quyết trong một vài cuộc họp giữa bạn và cấp dưới. Chúng ta hãy xem lại trường hợp này:

Trưởng phòng:  Tăng 10% không phải là công việc đơn giản. Trong năm qua, anh đã để vuột mất một số thương vụ từ một số khách hàng, điều đó cũng tự nhiên thôi. Vì thế anh sẽ phải bù đắp tổn thất đó và phát triển thêm thương vụ mới để đạt được chỉ tiêu 2,2 triệu đô la.

Nhân viên:  Vâng, tôi cũng đang suy nghĩ về chuyện đó.

Trưởng phòng:  Vậy anh đã nghĩ ra được những ý tưởng nào rồi? Anh dự định sẽ tăng doanh số từ 2 triệu lên 2,2 triệu đô la như thế nào?

Nhân viên:  Hiện giờ, doanh số bán hàng của tôi đang ổn định và tôi nghĩ mình có thể làm ba điều: cải thiện dịch vụ hậu mãi cho các khách hàng hiện tại, ưu tiên đến thăm các khách hàng tiềm năng, và tạo doanh thu mới ở khu vực Milwaukee. Tôi tin rằng việc chăm sóc khách hàng tốt sẽ giúp tôi có thêm doanh thu từ các khách hàng hiện tại. Với những sản phẩm mới sẽ tung ra vào mùa xuân tới đây, rất có thể tôi sẽ có nhiều thương vụ hơn từ những công ty đó. Việc ưu tiên đến thăm khách hàng cũng hữu ích vì tôi sẽ tập trung vào những khách hàng tiềm năng quan trọng nhất.

Trưởng phòng:  Hay đấy, nhưng hãy cho tôi biết ý tưởng của anh về việc kinh doanh ở khu vực Milwaukee đi.

Nhân viên:  Anh biết đấy, Công ty Gizmo Products đang mở một nhà máy mới ngay vùng ngoại ô Milwaukee. Có khả năng Gizmo sẽ chọn chúng ta là một trong những nhà cung ứng của họ. Tôi tin chắc chuyện này sẽ xảy ra.

Trưởng phòng:  Đó cũng chỉ là một khách hàng tiềm năng thôi. Còn ai khác khả thi nữa không?

Nhân viên:  À, tôi có biết hai trưởng phòng thu mua của các nhà máy thuộc khu vực Milwaukee và họ sẽ về hưu vào mùa hè tới. Trước đây tôi không thành công khi làm việc với họ vì họ chỉ hợp tác với Acme & SmithCo. Khi hai người này về hưu thì chắc chắn công ty sẽ phải tuyển trưởng phòng thu mua mới. Và anh cũng biết người mới thì thế nào rồi đấy - họ thường muốn thay đổi và không đi theo những người trước. Đây chính là cơ hội cho chúng ta.

Trưởng phòng: Kế hoạch thật là hay! Chúng ta sẽ họp lại vào tuần tới và phát triển ý tưởng này thêm một chút nhé. Đồng thời, anh hãy mạnh dạn đề nghị xem những gì anh cần được hỗ trợ để kế hoạch này thành công như: ngân sách bán hàng, chi phí công tác, v.v.

Vị trưởng phòng kinh doanh này và cấp dưới đã có bước khởi đầu tốt đẹp khi chuyển từ việc thiết lập mục tiêu sang việc lập kế hoạch hoạt động.

Tóm tắt

* Mục tiêu là điểm khởi đầu cho việc quản lý hiệu suất làm việc.

* Hãy tạo sự phù hợp giữa các mục tiêu của công ty, phòng ban và cá nhân.

* Hãy chắc chắn rằng mọi nhân viên đều có mục tiêu, hiểu mục tiêu và nhận biết tầm quan trọng của chúng.

* Nên viết các mục tiêu ra và quy định thời hạn cụ thể, được hỗ trợ bằng cơ chế khen thưởng xứng đáng.

* Hãy rõ ràng về việc tiến trình hướng đến mục tiêu sẽ được đánh giá như thế nào.

* Hãy làm việc với nhân viên nhằm triển khai một kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu. Kế hoạch này có thể bao gồm cả sự đào tạo và hỗ trợ từ phía bạn.

Nguồn: Kỹ năng thương lượng  - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Bài thuộc chuyên đề: Kỹ năng thương lượng - Bí quyết thành công