Kỹ năng thương lượng (16): Thiết lập và kiểm tra giả thuyết của bạn

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

 Việc quan sát, thảo luận và đặt câu hỏi cuối cùng sẽ dẫn bạn đến một số giả thuyết về bản chất và nguyên nhân của thiếu sót trong hiệu suất làm việc. Nhưng các giả thuyết của bạn có thể không hợp lý nếu quan điểm của bạn sai lầm hay còn hạn chế. Để kiểm tra các giả thuyết của bạn, hãy hỏi người khác xem họ nghĩ gì.

Có thể họ có một quan điểm hoàn toàn khác. Ví dụ, thói quen ngắt lời người khác của Harriet có thể bị cấp trên nhìn nhận là một hành vi gây cản trở đối thoại, nhưng có thể người khác sẽ tán thành vì họ xem đó là hành vi tích cực phát biểu quan điểm của cô. Vì thế, nếu có thể, hãy tham khảo ý kiến về tình huống đó với các đồng nghiệp được tin tưởng, và dĩ nhiên nên thực hiện kín đáo. Hãy đưa thêm vào quan sát của bạn những ý kiến của người khác.

Trong lần kiểm tra cuối cùng, Ralph - sếp của Harriet - hỏi Lena - một nhà quản lý khác - để tìm sự tán đồng. Anh bắt đầu: "Lena này, tôi thông báo là cô sẽ tham dự cuộc họp lập kế hoạch của nhóm tôi chiều này." Cô gật đầu đồng tình. "Cô giúp tôi việc này nhé!" Rồi Ralph nhờ Lena quan sát sự tham dự của Harriet trong cuộc họp đó và cho anh biết ấn tượng của cô. Anh cẩn thận không nói: "Cho tôi biết có phải cô ấy hay ngắt lời người khác không?". Làm như vậy có thể ảnh hưởng đến cách suy nghĩ của Lena.

Ngày hôm sau, Ralph gặp lại Lena hỏi ấn tượng của cô về sự tham dự của Harriet vào cuộc họp ngày hôm trước. Lena nói: "Cô ấy thật thông minh và giàu kiến thức. Tuy thế cô ấy không phải là người giỏi lắng nghe". Ralph hỏi lý do nào khiến Lena nhận xét như vậy. Cô trả lời: "À, cô ấy thường ngắt lời khiến người khác không có cơ hội trình bày ý kiến của mình."

Ý kiến phản hồi từ những nguồn khác chính là sự kiểm tra thực tế rất hữu ích cho quan điểm của chính bạn, vì những quan điểm này có thể đầy thành kiến hoặc không chính xác.

Quy trình mà chúng ta vừa mô tả - quan sát, đặt câu hỏi, tạo lập và kiểm tra giả thuyết - sẽ giúp bạn xác định nguyên nhân của vấn đề về hiệu suất làm việc. Nguyên nhân này có thể là do thiếu kỹ năng, quản lý thời gian kém, thói quen làm việc của cá nhân, thiếu động cơ, mâu thuẫn với nhân viên khác, hay chỉ đạo thiếu chính xác từ cấp trên. Dù nguyên nhân là gì đi nữa nhiệm vụ của bạn trong vai trò một người quản lý là phải tìm mọi cách để khắc phục thiếu sót trong hiệu suất làm việc. Trong nhiều trường hợp, giải pháp khắc phục hiệu quả nhất liên quan đến công tác huấn luyện - chủ đề mà chúng ta sẽ đề cập trong chương tới.

Tóm tắt

* Kiểm tra hiệu suất làm việc và phát hiện những thiếu sót có thể thực hiện thông qua quy trình gồm quan sát trực tiếp, thu thập dữ liệu, thảo luận, lắng nghe chủ động, biết cách đặt câu hỏi khơi gợi vấn đề, xác lập và kiểm tra giả thuyết.

* Khi tìm nguyên nhân của vấn đề về hiệu suất làm việc, hãy bắt đầu từ chính quy trình làm việc. Không có sự thúc đẩy, huấn luyện, khen thưởng nào lại có thể vượt qua những sai lầm do quy trình làm việc kém hiệu quả gây nên.

* Nhà quản lý nên nhìn lại bản thân để xác định liệu cách quản lý của mình có ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên hay không.

Nguồn: Kỹ năng thương lượng  - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Bài thuộc chuyên đề: Kỹ năng thương lượng - Bí quyết thành công