Chết vì quá tải thông tin (Phần 1)

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Trong nền kinh tế tri thức, thông tin là mặt hàng giá trị nhất chúng ta có. Ngày nay, thông tin lúc nào cũng sẵn có ở mức gần như vô tận, được tự động chuyển đến các thiết bị điện tử hoặc có thể được truy cập chỉ sau vài cú nhấp chuột. Quá nhanh phải không?

Nhưng liệu tôi có thể ngừng than vãn về tình trạng quá tải thông tin? Những cơn lũ thông tin nhấn chìm tôi mỗi ngày có vẻ sản sinh ra nhiều yếu tố cả được và mất. Nó không chỉ như cơn thủy triều từng đợt mang đến vô vàn email và thông tin RSS khiến tôi khổ sở, nó còn là đại dương thông tin vô tận tôi buộc bước ra và khám phá để duy trì công việc của mình.

Các nghiên cứu cho thấy khối lượng thông tin sẵn có tăng vọt – và cả những gián đoạn nó gây ra cho công việc của chúng ta – có thể mang đến tác động bất lợi không chỉ với sự sung túc của mỗi cá nhân mà còn với quá trình ra quyết định, sáng tạo và năng suất lao động.

Nhưng vẫn có hy vọng. Các công cụ và kỹ thuật mang tính cách mạng hứa hẹn sẽ giúp chúng ta đương đầu với các cơn lũ thông tin. Một số công cụ là giải pháp công nghệ - các phần mềm có khả năng tự động sắp xếp và phân loại ưu tiên email đến, ví dụ được lập trình chức năng điều hòa hay làm chệch hướng trận đại hồng thủy thông tin. Những công cụ khác giúp chúng ta không chết đuối trong biển thông tin bằng cách thay đổi cách thức chúng ta cư xử và tư duy.Biết đâu một ngày, tôi sẽ tận hưởng cảm giác bơi trên các dòng chảy thông tin mạnh mẽ mà hiện nay đang đe dọa nhấn chìn tôi.

Ảnh: elle.com

Khó khăn cho mỗi cá nhân

Tình trạng quá tải thông tin, dĩ nhiên bắt nguồn từ nhà phát minh Gutenberg. Phát minh ra hình thức ấn loát đã gia tăng số lượng ấn phẩm và nhanh chóng vượt khỏi khả năng hấp thụ của não bộ trong cả một đời người. Những công nghệ sau này – từ giấy carbon đến máy photocopy – còn khiến việc nhân bản một tin sẵn có càng dễ dàng hơn. Đến khi thông tin được số hóa, các văn bản có thể được sao chép không giới hạn và gần như miễn phí.

Số hóa nội dung thông tin còn xóa bỏ rào cản với một hoạt động mà ban đầu chỉ các nhà in mới làm được: xuất bản thông tin mới. Không còn giới hạn của chi phí sản xuất và phân phối kiểu truyền thống, ai cũng có thể trở thành nhà xuất bản. (Internet không phải là công cụ duy nhất dù nó cung cấp nhiều kênh phân phối sâu rộng và hoàn toàn miễn phí. Một máy xử lý văn bản có thể chấm dứt nhu cầu về một thư ký kè kè tập giấy chi chú nhỏ, khi mà thông qua chức năng đánh chữ và kết nối Wite-out của nó, nhà quản lý có thể gửi thông báo của mình đi toàn thế giới.) Thực tế, nhiều gợi ý mua các thông tin mới được cá nhân hóa đều được “xuất bản” và phân phối mà không hề có sự tham gia chủ động nào của con người, như trường hợp của Amazon.

Khi cửa đập mở ra, cơn lũ thông tin bắt đầu cuốn phăng chúng ta với vô vàn hình thức: tin nhắn và thông báo từ Twitter ập vào điện thoại di động, thông báo về bạn bè và thư thoại trên Facebook tấn công chiếc BlackBerry, khung chat và thông tin bán hàng trực tiếp (vốn không còn bị giới hạn bởi chi phí bưu điện) xuất hiện tràn ngập trên màn hình máy tính. Đó là còn chưa nói đến ứng dụng “chết người”: email. (Tôi súy chết khi nỗ lực đọc hết từng email một cách vô ích)

Có những thông tin chưa từng tồn tại trong quá khứ hoặc chúng ta chưa từng tiếp cận được, giờ đây luôn sẵn có khiến chúng ta không dám lờ đi: các báo cáo nghiên cứu trực tuyến và dữ liệu về các ngành; blog của đồng nghiệp hay quản lý của các công ty cạnh tranh; cập nhật trên Wiki và thảo luận trên các diễn đàn về những chủ đề chúng ta đang theo dõi; mạng nội bộ của công ty hay những cập nhật vô vị mới nhất về bạn bè.

Mời đọc thêm:
	Kiểm soát thông tin trong công ty: Không khó!
	Thông tin: Vấn đề cơ bản khi ra quyết định

Có nhiều điều - nhưng đâu mới là vấn đề thực sự? Các nhà nghiên cứu cho rằng tình trạng căng thẳng vì không thể xử lý hết thông tin nhanh như khi nó đến – cùng với kỳ vọng mang tính cá nhân và xã hội, ví dụ bạn sẽ trả lời tất cả email nhận được – có thể khiến bạn kiệt sức và thoái chí.

Edward Hallowell, một chuyên gia về tâm thần học và những rối loạn do mất tập trung cho rằng nơi làm việc hiện đại đã gây ra cái mà ông gọi là “đặc điểm mất tập trung” với nhiều đặc điểm tương tự như rối loạn do yếu tố di truyền. Linda Stone, tác giả của thuật ngữ “tập trung từng phần liên tục” dùng để mô tả trạng thái thần kinh của công nhân tri thức của thời đại, cho biết bà đang chú ý đến chứng “ngạt thở khi xử lý email”: ngưng một cách vô thức hoạt động thở ổn định thông thường khi giải quyết email.

Thậm chí còn có ý kiến cho rằng dòng thông tin bất tận ấy chính là nguyên nhân gây giảm trí thông minh. Vài năm trước, một nghiên cứu do Hewlett-Packard tài trợ đã chứng minh chỉ số thông minh của những công nhân tri thức bị phân tâm do email, điện thoại thấp hơn 10 điểm so với mức trung bình – tức bằng hai lần mức giảm của những người hút cần sa, theo cách so sánh châm biếm của một số nhà phê bình.

Dĩ nhiên không phải ai cũng cảm thấy mệt mỏi vì cơn lũ thông tin. Nhiều người còn tỏ ra hào hứng. Nhưng điều này lại đưa ra một ám ảnh khác - chứng nghiện thông tin. Theo một khảo sát do AOL thực hiện năm 2008 với 4.000 người sử dụng email trên toàn nước Mỹ, 46% bị “móc vào” email. Gần 60% người tham gia khảo sát có kiểm tra email trong nhà vệ sinh, 15% có kiểm tra trong nhà thờ và 11% cố giấu sự thật rằng họ nhờ chồng/vợ hoặc một thành viên khác trong gia đình kiểm tra email hộ.

Xu hướng thông tin luôn sẵn có làm mờ đi ranh giới giữa công việc và gia đình, có thể tác động đến cuộc sống của mỗi cá nhân theo cách không ai mong đợi. Hãy xem xét một hiện tượng được ghi nhận gần đây về “những đứa trẻ bị BlackBerry biến thành mô côi”. Đã có ít nhất một trường hợp trong đó đứa trẻ liều lĩnh đấu tranh giành lại sự quan tâm của cha mẹ bằng cách vứt chiếc BlackBerry vào bồn cầu và dội nước.

Ảnh: typepad.com

Khó khăn cho các doanh nghiệp

Hầu hết các công ty đều không nhận thấy họ đang phải trả giá cho việc từng nhân viên phải đấu tranh để kiểm soát tình trạng dư thừa thông tin. Một trong những lý do là thời gian làm việc hiệu quả sẽ mất đi do nhân viên phải xử lý các thông tin kém giá trị. Bộ lọc email hiệu quả có thể giúp giảm bớt khó khăn, nhưng kết quả khảo sát 2.300 nhân viên Intel đã cho thấy người ta đánh giá 1/3 số lượng thư họ nhận được là không cần thiết. Giả sử họ mất hai giờ để xử lý email mỗi ngày (các nhân viên được khảo sát nhận trung bình 350 thư một tuần, còn các quản lý thì nhận đến 300 thư một ngày), rõ ràng một khối lượng thời gian khổng lồ đang bị lãng phí.

Nathan Zeldes, từng giữ chức vụ kỹ sư cao cấp ở Intel và là người giám sát nghiêu cứu này, nhận xét: “Nhiều công ty vẫn chưa chịu nhìn thẳng vào vấn đề. Dù nhiều người bị ảnh hưởng nhưng họ vẫn không “đánh trả” bởi  cho rằng thông tin -giao tiếp luôn có ích cho mọi người.” Zeldes hiện đang là Giám đốc Tập đoàn Information Overload Research, nơi quy tụ nhiều chuyên gia và quản lý cao cấp.

Những gián đoạn liên tục, dù giá trị của nó là gì, chính là vấn đề khác mà chúng ta đang đối mặt. Khi bạn phản ứng trước thông báo email mới xuất hiện trên màn hình, hay trước thông báo của chiếc BlackBerry rằng một người bạn trên Facebook vừa “chọc phá” bạn, hãy nhớ rằng bạn không chỉ mất thời gian đọc thông tin, bạn còn phải phục hồi sau sự gián đoạn ấy để tái tập trung vào công việc.

Một nghiên cứu do các chuyên gia Microsoft thực hiện đã theo dõi thói quen sử dụng email của nhân viên và phát hiện ra rằng sau khi một thông báo email mới chen vào công việc, trung bình mỗi người mất khoảng 24 phút để trở lại công việc dang dở.

Bối cảnh mà các nhà nghiên cứu mô tả quen thuộc đến mức đáng lo ngại. Thời gian xử lý thông tin ngay sau khi nhận được thông báo chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng số thời gian bị lãng phí. Người ta thường sử dụng những khoảnh khắc gián đoạn để đọc thêm các email chưa mở khác – hay làm những việc không liên quan như nhắn tin cho bạn bè hoặc lướt web.

Mời đọc thêm:
	Công nghệ thông tin - ứng dụng tất yếu cho tư vấn tài chính
	Giải pháp cho công nghệ thông tin trong năm mới
	Chìa khoá để xử lý những thông tin phản hồi tiêu cực
	Công nghệ thông tin - Những vấn đề đang tranh luận (Phần 2)
	Công nghệ thông tin - những vấn đề đang tranh luận? (Phần 1)

Thật đáng ngạc nhiên, hơn một nửa khoảng thời gian vẫn bị lãng phí dù người ta đã sẵn sàng trở lại công việc, bởi họ phải: kiểm tra lại tất cả các ứng dụng đang mở trên máy tính để xác định công việc nào họ đang làm dở; bị phân tâm bởi một công việc nào khác khi họ chuyển từ cửa sổ này sang cửa sổ khác; và tái ổn định trạng thái tinh thần khi họ tìm được ứng dụng bị gián đoạn cách đó gần nửa giờ đồng hồ.

Gián đoạn do email và các dạng thông tin khác tạo nên cũng có những hậu quả khó nhận biết. Nghiên cứu do M. Amabile của Trường kinh doanh Harvard thực hiện khẳng định hoạt động sáng tạo bị giảm sút vào những ngày công việc bị gián đoạn. Từ các nghiên cứu khác, cũng thấy rằng dù các công nhân trẻ vốn đã quen với việc thường xuyên thay đổi thiết bị hay ứng dụng trong công việc, họ vẫn cần những khoảng thời gian không bị gián đoạn để hoàn thành những phần việc đặc biệt khó.

Một hậu quả khác của tình trạng quá tải thông tin mà các nhà nghiên cứu thật sự quan tâm: sự trì hoãn trong quá trình ra quyết định khi bạn không biết có ai đó hoặc khi nào một ai đó sẽ trả lời email của mình. Nếu bạn không nhận được hồi âm trong thời gian cho phép, bạn cảm thấy lạc lõng và tự hỏi: liệu người nhận có cố tình phớt lờ email của bạn vì nó khiến anh ấy mất thời gian không. Hay email của bạn bị rơi vào hộp thư rác? Hay người nhận để dành trả lời sau? Hay đơn giản là nó đã chìm nghỉm trong núi email của người nhận rồi?

Theo nhà nghiên cứu Yoram Kalman của ĐH Northwestern, tính nhập nhằng từ sự im lặng trực tuyến này nhiều khi còn tệ hơn một phản hồi chậm trễ. Tâm trí của chúng ta trải qua một chuỗi các dự liệu bán ý thức dựa trên trải nghiệm đã qua: Người này mất bao lâu để trả lời email của mình? Có nên làm phiền họ bằng một hình thức thúc ép nào khác? Có nên để lại tin nhắn thoại và số điện thoại liên lạc của mình? Có nên đi xem họ có ở bàn làm việc không? Bước ra cửa sổ và la to hết mức có thể? Bạn có thể trì hoãn dự án của mình vô thời hạn khi phải trông chờ một phản hồi mà người nhận chỉ mất một hai phút để thực hiện.

Tất cả điều này có ý nghĩa gì? Lượng hóa chi phí cho những tình huống này và cả những hậu quả khác của tình trạng quá tải thông tin không phải là một việc dễ dàng. Tuy nhiên, Nathan Zeldes cùng hai nhà nghiên cứu khác đã thực hiện được phép tính, tìm ra cái giá hằng năm Intel phải trả cho năng suất làm việc giảm sút, xét trên phương diện thời gian lãng phí cho việc xử lý những email không cần thiết và phục hồi sau khi gián đoạn, vào khoảng 1 tỷ USD. Ông cho rằng các công ty thật sự liều lĩnh khi bỏ qua con số này.

(Theo Hoàng Đăng//Paul Hemp//Tuần VN)